El reto: reducir el procesamiento manual de documentos
Santiago Peñaranda recibe documentos operativos en distintos formatos y a través de múltiples canales, como fotografías, documentos escaneados, correos electrónicos y archivos electrónicos.
Los recibos de combustible eran uno de los tipos de documentos más frecuentes, aunque las facturas y los albaranes también generaban una importante carga administrativa. Los empleados debían leer cada documento e introducir manualmente los datos relevantes en Microsoft Dynamics.
Esto suponía una carga de trabajo repetitiva para el equipo financiero y aumentaba el riesgo de registrar datos inconsistentes o incorrectos. Por ello, la empresa necesitaba una solución capaz de capturar documentos de distintas fuentes, reconocer el tipo de documento y extraer automáticamente la información requerida.
La solución: MetaServer para documentos escaneados y electrónicos
Dyanix presentó a Luigilar MetaServer de CaptureBites, una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos diseñada para automatizar la captura, clasificación y extracción de datos.
El proyecto comenzó con una prueba de concepto para los recibos de combustible. Después de demostrar que los documentos podían procesarse correctamente, Santiago Peñaranda amplió la implantación a las facturas recibidas y a los albaranes.
El consultor de soluciones de Dyanix, Paulo Fernandes, configuró MetaServer y desarrolló flujos de trabajo adaptados a los procesos documentales del cliente.
MetaServer importa automáticamente los documentos desde carpetas supervisadas y buzones de correo electrónico. A continuación, utiliza un sistema de reconocimiento basado en IA para clasificar los documentos y extraer la información relevante, incluido el texto impreso por máquina, texto de menor calidad, contenido manuscrito o distorsionado y los datos contenidos en tablas.
Los datos estructurados se transfieren posteriormente a Microsoft Dynamics, reduciendo la necesidad de intervención manual entre la recepción del documento y su procesamiento en el sistema.
El resultado: un flujo de trabajo más eficiente y consistente
Al automatizar la captura documental y la extracción de datos, Santiago Peñaranda ha reducido la intervención manual necesaria para procesar sus recibos de combustible, facturas y albaranes.
El nuevo flujo de trabajo estandariza la gestión de documentos y mejora la velocidad, consistencia y fiabilidad de la información que se incorpora a Microsoft Dynamics.
En lugar de dedicar tiempo a revisar documentos e introducir datos manualmente, los equipos financiero y contable pueden ahora centrarse en tareas de mayor valor. Asimismo, la empresa también dispone de un proceso más escalable, capaz de gestionar un mayor volumen documental sin incrementar la carga administrativa.
Apoyar la transformación digital mediante la automatización documental
Actualmente, MetaServer forma parte del flujo de trabajo financiero diario de Santiago Peñaranda y continúa apoyando la transformación digital de la empresa.
El proyecto combina el conocimiento de Luigilar en digitalización y gestión documental con la experiencia de Dyanix en MetaServer, la configuración de flujos de trabajo, el apoyo a la implementación y la asistencia continua.
Al conectar los documentos entrantes con Microsoft Dynamics, Santiago Peñaranda ha creado una base más eficiente para procesar la información empresarial y ampliar la automatización en sus operaciones.
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