Le défi : réduire le traitement manuel des documents

Santiago Peñaranda reçoit des documents opérationnels sous différents formats et par plusieurs canaux, notamment sous forme de photos, de documents numérisés, d’e-mails et de fichiers électroniques.

Les justificatifs de carburant figuraient parmi les documents les plus fréquents, mais les factures et les bons de livraison généraient également une charge administrative importante. Les collaborateurs devaient lire chaque document et saisir manuellement les données pertinentes dans Microsoft Dynamics.

Cette situation imposait une charge de travail répétitive à l’équipe financière et augmentait le risque de données incohérentes ou erronées. L’entreprise avait besoin d’une solution capable de capturer les documents provenant de différentes sources, d’identifier leur type et d’extraire automatiquement les informations requises.

La solution : MetaServer pour les documents numérisés et électroniques

Dyanix a présenté MetaServer de CaptureBites à Luigilar, une solution d’Intelligent Document Processing conçue pour automatiser la capture, la classification et l’extraction des données documentaires.

Le projet a commencé par une preuve de concept concernant les justificatifs de carburant. Après avoir démontré que ces documents pouvaient être traités avec succès, Santiago Peñaranda a étendu l’implémentation aux factures fournisseurs et aux bons de livraison.

Paulo Fernandes, consultant solutions chez Dyanix, a configuré MetaServer et développé des workflows adaptés aux processus documentaires du client.

MetaServer importe automatiquement les documents depuis des dossiers surveillés et des boîtes de réception e-mail. La solution utilise ensuite une reconnaissance basée sur l’IA pour classer les documents et extraire les informations pertinentes, y compris le texte imprimé, le texte de moindre qualité, les contenus manuscrits ou déformés, ainsi que les données contenues dans les tableaux.

Les données structurées peuvent ensuite être transférées vers Microsoft Dynamics, réduisant ainsi les interventions manuelles entre la réception du document et son traitement dans l’entreprise.

Le résultat : un workflow plus efficace et plus cohérent

En automatisant la capture documentaire et l’extraction des données, Santiago Peñaranda a réduit les interventions manuelles nécessaires au traitement des justificatifs de carburant, des factures et des bons de livraison.

Le nouveau workflow standardise la gestion des documents et améliore la rapidité, la cohérence et la fiabilité des informations intégrées dans Microsoft Dynamics.

Au lieu de consacrer du temps à vérifier les documents et à saisir les données manuellement, les équipes financières et comptables peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. L’entreprise bénéficie également d’un processus plus évolutif, capable de gérer des volumes documentaires croissants sans augmenter la charge administrative dans les mêmes proportions.

Accompagner la transformation numérique grâce à l’automatisation documentaire

Aujourd’hui, MetaServer fait partie du workflow financier quotidien de Santiago Peñaranda et continue d’accompagner la transformation numérique de l’entreprise.

Le projet associe l’expertise de Luigilar en matière de digitalisation et de gestion documentaire à l’expertise de Dyanix sur MetaServer, à la configuration des workflows, à l’accompagnement de l’implémentation et au support continu.

En connectant les documents entrants à Microsoft Dynamics, Santiago Peñaranda a créé une base plus efficace pour traiter les informations métier et étendre l’automatisation à l’ensemble de ses opérations.

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Dyanix accompagne les organisations dans la capture, le traitement et la transformation des documents en informations structurées et exploitables grâce à des logiciels intelligents, des technologies de numérisation et des services spécialisés.

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