Diseñado para entornos centrados en la accesibilidad, el cumplimiento normativo y la conservación.

Las organizaciones que gestionan archivos, colecciones históricas, registros sujetos a normativa y requisitos de acceso a la información a largo plazo necesitan flujos de trabajo que garanticen que la información siga siendo accesible y utilizable con el paso del tiempo.

Sin un enfoque estructurado de digitalización, las organizaciones suelen enfrentarse a:

• Archivos fragmentados.
• Accesibilidad inconsistente.
• Riesgos de incumplimiento normativo.
• Capacidad de búsqueda limitada. Usabilidad reducida a largo plazo.
• Usabilidad reducida a largo plazo.

Las soluciones de conservación digital y cumplimiento normativo se centran en garantizar que la información se digitalice, estructure y prepare para flujos de trabajo orientados a la accesibilidad a largo plazo y la conservación.

En lugar de centrarse en la infraestructura de almacenamiento en sí, Dyanix da soporte a los flujos de trabajo de digitalización, captura y procesamiento que ayudan a las organizaciones a mejorar la accesibilidad, la capacidad de búsqueda y la usabilidad a largo plazo.

Qué ofrecen las soluciones de conservación digital y cumplimiento normativo.

Las soluciones de conservación digital y cumplimiento normativo ayudan a las organizaciones que necesitan flujos de trabajo de digitalización estructurados y alineados con los requisitos de archivo, normativos y de accesibilidad.

Dyanix da soporte a flujos de trabajo que incluyen:

• Digitalización centrada en la conservación.
• Estructuración de metadatos.
• Flujo de trabajo de digitalización de archivos. Preparación para la accesibilidad.
• Procesamiento de documentos orientado al cumplimiento normativo.

El objetivo es garantizar que la información siga siendo accesible, consultable y utilizable en todos los flujos de trabajo de archivo y operativos.

Estos flujos de trabajo suelen estar relacionados con:

• Iniciativas de digitalización de archivos.
• Proyectos de patrimonio y conservación.
• Requisitos normativos de accesibilidad.
• Entornos de referencia a largo plazo.
• Procesos empresariales existentes.

Cómo funciona el flujo de trabajo.

1. Evaluación
   Las colecciones de documentos se evalúan en función de:
   • El tipo de documento
   • El estado
   • Los requisitos de accesibilidad
   • Las consideraciones de cumplimiento
   • Los objetivos de conservación
   Esto ayuda a determinar el flujo de trabajo de digitalización y el método de captura adecuados.
   ‍
2. Preparación y estructuración
   Los documentos se preparan para su digitalización y se organizan para facilitar:  
   • La indexación
   • La accesibilidad
   • La coherencia de los metadatos
   • La usabilidad a largo plazo
   En esta fase se definen los requisitos del flujo de trabajo y de accesibilidad.
   ‍
3. Digitalización y captura
   Los documentos se digitalizan utilizando las tecnologías de escaneo adecuadas en función de:
   • El formato del material
   • La sensibilidad de conservación
   • Los requisitos de calidad de imagen
   • Los objetivos operativos
   Es posible que se requieran tecnologías de escaneo especializadas para libros, mapas, archivos y microformas.
   ‍
4. Procesamiento y accesibilidad
   Los documentos y la información se procesan para mejorar:
   • La capacidad de búsqueda
   • La legibilidad
   • La indexación
   • La accesibilidad
   • La facilidad de uso operativ
5. Entrega y accesibilidad a largo plazo
   Los materiales digitalizados se incorporan a los sistemas existentes, los archivos, los flujos de trabajo de accesibilidad y los procesos operativos en los que se requiere un acceso a largo plazo.

Esto crea un flujo de trabajo estructurado en el que la información permanece accesible y utilizable a lo largo del tiempo.

Por qué son importantes la conservación digital y el cumplimiento normativo

Las organizaciones que gestionan archivos, información regulada y registros a largo plazo necesitan flujos de trabajo que garanticen la accesibilidad, la coherencia y la facilidad de uso a lo largo del tiempo.

Sin flujos de trabajo de digitalización estructurados, las organizaciones pueden enfrentarse a:

• Archivos inaccesibles
• Información fragmentada
• Indexación incoherente
• Ineficiencias operativas
• Problemas de cumplimiento normativo y auditoría

Un flujo de trabajo estructurado y centrado en la conservación ayuda a las organizaciones a:

• Mejorar la accesibilidad de la información archivada
• Apoyar entornos centrados en el cumplimiento normativo
• Preservar la calidad de los documentos durante la digitalización
• Mejorar la capacidad de búsqueda y la usabilidad
• Reducir la dependencia de los archivos físicos
• Crear coherencia en todos los proyectos de digitalización de archivos

Esto es especialmente importante en entornos en los que el valor histórico, los requisitos de accesibilidad o las consideraciones normativas determinan la forma en que se gestiona la información.

Dónde se utilizan las soluciones de conservación digital y cumplimiento normativo

Las soluciones de conservación digital y cumplimiento normativo se utilizan habitualmente en entornos en los que la accesibilidad a largo plazo y la digitalización estructurada son fundamentales.

Entre los casos de uso habituales se incluyen:

• Proyectos de digitalización de archivos
• Conservación de colecciones históricas
• Accesibilidad de documentos con fines de cumplimiento normativo
• Conversión de microfilmes y archivos históricos
• Digitalización de registros regulados o a largo plazo

Entornos habituales:

• Instituciones patrimoniales y culturales
• Archivos gubernamentales
• Bibliotecas e instituciones de investigación
• Entornos educativos y académicos
• Entornos operativos regulados

Componentes de la solución

Las soluciones de conservación digital y cumplimiento normativo combinan hardware especializado, software de captura y servicios en flujos de trabajo de digitalización estructurados.

• Hardware
  Tecnologías de escaneo seleccionadas en función de:
  
  • Formato del documento
  • Sensibilidad de la conservación
  • Requisitos de calidad de imagen
  • Escala operativa‍
• Software
  Software de captura y procesamiento diseñado para admitir:
  
  • Optimización de imágenes
  • Estructuración de metadatos
  • Indexación
  • Accesibilidad
  • Coherencia del flujo de trabajo ‍
• Servicios
  Dyanix da soporte a flujos de trabajo centrados en la conservación a través de:
  
  • Asesoramiento sobre flujos de trabajo
  • Selección de tecnología
  • Soporte en la implementación
  • Formación e incorporación
  • Soporte y optimización continuos

Dyanix garantiza que los flujos de trabajo de digitalización se ajusten a los requisitos operativos, de accesibilidad y de conservación.

Cómo encaja esto en la solución global

Los flujos de trabajo de conservación digital y cumplimiento normativo se basan en entornos estructurados de digitalización y procesamiento de documentos.

• Flujos de trabajo documentales estándar
  La digitalización y captura de documentos permite la incorporación estructurada de documentos operativos.

• Materiales complejos e históricos
  El escaneo especializado de documentos permite trabajar con libros, archivos, mapas y microformas que requieren flujos de trabajo específicos de manipulación y captura.

• Clasificación y accesibilidad
  El procesamiento inteligente de documentos puede dar soporte a flujos de trabajo centrados en la indexación, la clasificación y la accesibilidad, cuando sea aplicable.

• Digitalización de archivos de gran volumen
  Las soluciones de digitalización de producción pueden dar soporte a la conversión de archivos a gran escala y a entornos de procesamiento centralizados.

‍Dyanix integra la digitalización centrada en la preservación en flujos de trabajo más amplios que mejoran la accesibilidad, la capacidad de búsqueda y la usabilidad a largo plazo.

Diseñado en función de sus necesidades de accesibilidad y conservación

Cada entorno centrado en la conservación tiene requisitos diferentes en función de:

• El estado de los documentos.
• El valor histórico.
• Los objetivos de accesibilidad.
• Las consideraciones de cumplimiento normativo.
• Los flujos de trabajo operativos.

Dyanix apoya a las organizaciones mediante:

• La evaluación de colecciones de documentos.
• El diseño de flujos de trabajo.
• La selección de tecnología.
• La implementación y la puesta en marcha.
• El soporte y la optimización continuos.

Nuestro enfoque se centra en crear flujos de trabajo de digitalización estructurados que mejoren la accesibilidad, al tiempo que dan respuesta a los requisitos operativos y de conservación.

Mejorar la accesibilidad de la información a largo plazo

La digitalización orientada a la conservación va más allá de la simple conversión de documentos en archivos digitales. Se trata de garantizar que la información siga siendo accesible, consultable y utilizable a lo largo del tiempo.