Software de IDP para procesos basados en documentos

La gestión manual de documentos puede ralentizar el procesamiento de facturas, la gestión de casos, la incorporación de clientes y otros flujos de trabajo operativos. El software de IDP convierte el contenido de los documentos en datos estructurados y utilizables para que la información pueda verificarse y enviarse a la aplicación empresarial adecuada.

Puede procesar documentos escaneados, archivos PDF, correos electrónicos y archivos adjuntos digitales. Dependiendo del flujo de trabajo, el software puede identificar tipos de documentos, extraer datos clave, aplicar reglas de validación y dirigir la información resultante para su posterior procesamiento.

Elija el software de IDP adecuado

La solución correcta depende de los documentos que reciba, los datos que necesite capturar, la complejidad de su proceso y los sistemas que deban recibir la información.

Kodak Info Input

Kodak Info Input es una plataforma escalable de captura y procesamiento inteligente de documentos para organizaciones que necesitan capturar, clasificar, extraer, validar y dirigir información a través de procesos documentales más grandes o complejos.

Es ideal para flujos de trabajo que requieren procesos de captura configurables, gestión centralizada, reglas de negocio e integración con aplicaciones empresariales existentes.

MetaServer de CaptureBites

MetaServer de CaptureBites automatiza la extracción y el direccionamiento de información de documentos escaneados y digitales. Puede configurarse para tipos de documentos operativos como facturas, recibos, albaranes, formularios y correspondencia.

Su enfoque de flujo de trabajo flexible lo hace adecuado para organizaciones que buscan reducir la entrada manual de datos y conectar el procesamiento de documentos con aplicaciones de ERP, contabilidad, gestión de flujos de trabajo u otras aplicaciones de negocio.

Qué puede automatizar el software de IDP

El software de IDP puede dar soporte a una serie de tareas de procesamiento de documentos:

• Identificar y separar tipos de documentos
• Extraer campos clave, como números de factura, detalles del proveedor, fechas, importes, referencias o datos del cliente.
• Validar la información extraída frente a reglas predefinidas o registros existentes
• Marcar excepciones para su revisión cuando la información falte o no esté clara
• Añada metadatos estructurados a los documentos
• Dirija los documentos y los datos a la aplicación empresarial o al flujo de trabajo correspondiente

El resultado es un proceso más coherente, con menos gestión manual y un control más claro de las excepciones.

Aplicaciones típicas

El software de IDP se utiliza habitualmente para:

• Procesamiento de facturas y cuentas por pagar
• Albaranes y documentos de prueba de entrega
• Tramitación de reclamaciones, expedientes y solicitudes
• Documentos de RR. HH. y de incorporación de empleados
• Correspondencia y formularios de clientes
• Procesamiento de contratos y registros
• Gestión de correspondencia y flujos de trabajo de documentos entrantes

Desde la entrada de documentos hasta la información útil

El IDP se sitúa entre la entrada de documentos y las aplicaciones empresariales que necesitan los datos.

1. Recepción de documentos
   Los documentos entran en el proceso a través de escáneres, correos electrónicos, carpetas de carga o canales digitales.
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2. Reconocimiento del contenido
   El software identifica el tipo de documento y lee el texto y los datos relevantes.
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3. La información se extrae y se verifica
   Los campos requeridos se capturan, validan y presentan para su revisión cuando es necesario.
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4. Los datos se envían al proceso correcto
   Los documentos y los datos estructurados se dirigen a sistemas ERP, contabilidad, flujos de trabajo, CRM u otras aplicaciones existentes.

Para una introducción más amplia al enfoque, consulte la Solución de Procesamiento Inteligente de Documentos

Soporte de implementación de Dyanix

Elegir un software de IDP no se trata solo de reconocer texto. La solución debe reflejar sus tipos de documentos, gestión de excepciones, roles de usuario, requisitos de datos y panorama de integración.

Dyanix apoya a las organizaciones con:

• Evaluación de procesos y flujos documentales
• Selección de software y diseño de soluciones
• Configuración de flujos de trabajo de extracción, validación y enrutamiento
• Integración con aplicaciones empresariales existentes
• Pruebas, orientación al usuario y optimización continua

Ejemplo de cliente: Santiago Peñaranda

La empresa de transporte española Santiago Peñaranda implementó MetaServer de CaptureBites para automatizar el procesamiento de recibos de combustible, facturas recibidas y albaranes de entrega.

La solución extrae información de documentos escaneados y digitales y conecta los datos resultantes con Microsoft Dynamics, lo que reduce el trabajo manual en el proceso contable.

Hablemos de su proceso documental

Ya sea que desee automatizar la gestión de facturas, reducir la entrada manual de datos o mejorar el flujo de documentos entrantes, Dyanix puede ayudarle a identificar el software de IDP y el enfoque de flujo de trabajo que mejor se adapte a sus operaciones.