Pase de los procesos basados en documentos a flujos de trabajo basados en datos.

Muchas organizaciones siguen dependiendo del manejo manual de documentos y la introducción directa de datos para procesar facturas, formularios, correspondencia, contratos y registros operativos.

Incluso después de digitalizar los documentos, la información suele quedar atrapada dentro de los archivos y requiere una interpretación manual antes de poder utilizarse en los procesos empresariales.

Esto genera retrasos, inconsistencias y cuellos de botella operativos.

El procesamiento inteligente de documentos transforma los documentos no estructurados en datos estructurados y utilizables que favorecen la automatización, la accesibilidad y la eficiencia de los flujos de trabajo.

Qué ofrece el procesamiento inteligente de documentos.

El procesamiento inteligente de documentos define cómo se clasifica, extrae, valida y entrega la información una vez que los documentos entran en la organización.

Dyanix diseña flujos de trabajo de IDP que ayudan a las organizaciones a:

• Clasificar automáticamente los tipos de documentos.
• Extraer campos de datos relevantes.
• Estructurar la información para su uso operativo.
• Validar los datos extraídos.
• Integrar la información en los flujos de trabajo y sistemas existentes.

Cómo funciona el flujo de trabajo

1. Entrada
   Los documentos entran en el flujo de trabajo mediante escaneo, ingesta digital, recepción por correo electrónico o entornos compartidos.
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2. Clasificación
   Los documentos se identifican y categorizan automáticamente en función del contenido, el diseño o reglas predefinidas.
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3. Extracción de datos
   Se extrae la información relevante de documentos estructurados y no estructurados.
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4. Validación
   La información extraída se valida según reglas operativas, bases de datos o lógica empresarial para mejorar la coherencia y la precisión.
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5. Entrega
   La información estructurada se envía a los sistemas empresariales, flujos de trabajo y procesos operativos existentes para su uso posterior.

Esto crea un flujo de trabajo en el que la información puede moverse de forma eficiente sin necesidad de procesamientos manuales recurrentes.

Por qué es importante el procesamiento inteligente de documentos

El procesamiento manual de documentos limita la eficiencia con la que pueden operar las organizaciones.
A medida que aumenta el volumen de documentos, las organizaciones suelen enfrentarse a:

• Tiempos de procesamiento lentos.
• Cuellos de botella en la introducción manual de datos.
• Calidad de datos inconsistente.
• Visibilidad limitada del flujo de trabajo.
• Mayor carga de trabajo operativo.

Un flujo de trabajo IDP estructurado ayuda a las organizaciones a:

• Reducir la introducción manual de datos.
• Mejorar la coherencia y la precisión de los datos.
• Acelerar los flujos de trabajo basados en documentos.
• Apoyar las iniciativas de automatización.
• Escalar el procesamiento sin aumentar la carga de trabajo manual.
• Mejorar la accesibilidad de la información en todos los flujos de trabajo.

Cuando los documentos se convierten en datos estructurados, los procesos internos se vuelven más rápidos, más predecibles y más fáciles de escalar.

Dónde se utiliza el procesamiento inteligente de documentos

Las soluciones de IDP se utilizan en entornos donde los documentos impulsan los procesos operativos y la toma de decisiones.

Los casos de uso típicos incluyen:

• Procesamiento de facturas y cuentas por pagar.
• Procesamiento de reclamaciones y casos.
• Clasificación e indexación de contratos.
• Procesamiento de formularios y solicitudes.
• Flujos de trabajo de incorporación de clientes.
• Proyectos de digitalización de archivos.

Componentes de la solución

Las soluciones de procesamiento inteligente de documentos combinan software, servicios y flujos de trabajo de integración en un flujo de trabajo operativo conectado.

• Software
  Plataformas IDP diseñadas para:
  • Clasificación de documentos.
  • Extracción de datos.
  • Validación.
  • Enrutamiento.
  • Coherencia del flujo de trabajo.
• Hardware
  Cuando los documentos proceden de papel, los flujos de trabajo IDP suelen estar conectados a entornos de captura de documentos estructurados.
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• Servicios
  Dyanix dasoporte a laimplementación de IDP a través de:
  
  • Asesoramiento sobre flujos de trabajo.
  • Implementación de soluciones.
  • Soporte a la integración.
  • Formación e incorporación.
  • Optimización y soporte continuos.

Dyanix garantiza que el IDP funcione como parte de un flujo de trabajo conectado, en lugar de como una implementación de software aislada.

Cómo se integra esto en la solución global.

El procesamiento inteligente de documentos se basa directamente en la captura estructurada de documentos.

• Captura y digitalización
  La digitalización y captura garantiza que los documentos entren correctamente en el flujo de trabajo.

• Procesamiento de grandes volúmenes
  Las organizaciones que procesan grandes volúmenes de registros suelen combinar el IDP con soluciones de escaneo de producción.

• ‍Formatos complejos y no estándar
  Los flujos de trabajo especializados de escaneo de documentos admiten libros, mapas, microfilmes y otros materiales que requieren tecnologías de manejo y captura específicas.

• ‍Flujos de trabajo centrados en la accesibilidad y la conservación
  La información estructurada puede respaldar flujos de trabajo centrados en la accesibilidad a largo plazo y el respeto a los estándares legales a través de soluciones de conservación digital y cumplimiento normativo.

Dyanix conecta la captura, el procesamiento y la integración en flujos de trabajo estructurados que favorecen la eficiencia operativa y la accesibilidad.

Diseñado en torno a sus flujos de trabajo operativos.

Cada organización procesa los documentos de forma diferente. Los requisitos dependen de los tipos de documentos, los procesos operativos, las necesidades de integración y las consideraciones de cumplimiento normativo.

Dyanix apoya a las organizaciones a través de:

• Análisis de los flujos de trabajo de documentos.
• Selección de tecnología.
• Configuración e integración de flujos de trabajo.
• Incorporación y formación de usuarios.
• Soporte y optimización continuos.

Nuestro enfoque se centra en crear flujos de trabajo prácticos y escalables que se ajusten a los requisitos operativos reales.

Convierte los documentos en datos operativos.

Los documentos no deben ralentizar sus actividades diarias. El procesamiento inteligente de documentos ayuda a las organizaciones a transformar la información no estructurada en datos estructurados y utilizables que favorecen la eficiencia, la accesibilidad y la automatización.