Diseñado para documentos que requieren un manejo especializado

Algunos materiales no pueden digitalizarse mediante escáneres de documentos estándar o flujos de trabajo de captura convencionales. Los libros, mapas, planos técnicos, archivos históricos y microformas requieren métodos de manejo específicos para preservar la estructura, la legibilidad y la integridad del documento durante la digitalización.

Sin el flujo de trabajo y el enfoque tecnológico adecuados, estos materiales pueden:

• Sufrir daños durante la captura.
• Digitalizarse de forma inconsistente.
• Resultar difíciles de procesar con precisión.
• Tener una usabilidad limitada a largo plazo.

Las soluciones especializadas de escaneo de documentos garantizan que los materiales complejos se digitalicen correctamente, al tiempo que mantienen su accesibilidad para fines operativos, de archivo e investigación.

Qué ofrece el escaneo especializado de documentos

El escaneo especializado de documentos se centra en la digitalización de formatos no estándar que requieren tecnologías y flujos de trabajo específicos.

Dyanix diseña flujos de trabajo de digitalización especializados para:

• Materiales encuadernados y libros.
• Documentos de gran formato y planos técnicos.
• Mapas y documentos de ingeniería.
• Microfilmes, microfichas y tarjetas de apertura.
• Materiales frágiles e históricos.

El objetivo es capturar documentos complejos con precisión, conservando al mismo. tiempo su estructura, legibilidad y usabilidad a largo plazo.

Estos flujos de trabajo suelen estar relacionados con:

• Iniciativas de digitalización de archivos.
• Proyectos centrados en la conservación.
• Programas de accesibilidad para la investigación.
• Documentación de ingeniería e infraestructuras.
• Flujos de trabajo enfocados hacia la accesibilidad y el cumplimiento normativo.

Cómo funciona el flujo de trabajo

1. Evaluación
   Los documentos se evalúan en función de:
   • Formato.
   • Estado.
   • Requisitos de conservación.
   • Expectativas de resultado.
   • Objetivos operativos.
2. Preparación y manipulación
   Los materiales se colocan y manipulan utilizando soportes y métodos de digitalización diseñados para proteger la integridad de los documentos durante la captura.
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3. Captura especializada
   Las tecnologías de digitalización específicas digitalizan los materiales manteniendo la calidad de la imagen, los detalles y la estructura del documento.
   ‍
4. Procesamiento de imágenes
   Las imágenes se optimizan para mejorar:
   • La legibilidad.
   • La alineación.
   • La conservación de los detalles.
   • La capacidad de búsqueda.
   • La accesibilidad.
5. Entrega y accesibilidad
   Los materiales digitalizados se incorporan a los sistemas, archivos, flujos de trabajo de conservación y procesos operativos existentes.

Esto garantiza que los materiales complejos sigan siendo accesibles y utilizables tras el proceso.

Por qué es importante el escaneo especializado

Los formatos de documentos complejos requieren flujos de trabajo que combinen la calidad de la digitalización con una manipulación cuidadosa.

Sin flujos de trabajo especializados, las organizaciones suelen enfrentarse a:

• Inconsistencias en las imágenes.
• Materiales dañados.
• Digitalización incompleta.
• Capacidad de búsqueda limitada.
• Usabilidad reducida a largo plazo.

Un flujo de trabajo de escaneo especializado y estructurado ayuda a las organizaciones a:

• Preservar la integridad de los documentos durante la digitalización.
• Mantener la calidad y el detalle de las imágenes.
• Reducir los riesgos de manipulación.
• Mejorar la accesibilidad de materiales complejos.
• Apoyar iniciativas de archivo y conservación.
• Crear resultados coherentes en colecciones especializadas.

Esto es especialmente importante en entornos donde el estado de los documentos, el valor histórico o la complejidad del formato afectan a la forma en que deben procesarse estos contenidos.

Ámbitos de aplicación del escaneo especializado

El escaneo especializado de documentos se utiliza habitualmente en entornos que gestionan materiales no estándar o que requieren una conservación especial.

Entre los casos de uso más habituales se incluyen:

• Digitalización de libros y archivos.
• Digitalización de planos de ingeniería y técnicos.
• Conversión de mapas y documentos de gran formato.
• Digitalización de microfilmes y microfichas.
• Proyectos de conservación histórica y cultural.

Entornos habituales:

• Instituciones patrimoniales y culturales.
• Archivos gubernamentales.
• Bibliotecas e instituciones de investigación.
• Organizaciones de ingeniería e infraestructuras.
• Instituciones académicas.

Componentes de la solución

Las soluciones de digitalización especializadas combinan hardware, software y servicios específicos en flujos de trabajo de digitalización estructurados.

• Hardware
  Escáneres especializados diseñados para:
  • Materiales encuadernados.
  • Documentos de gran formato.
  • Microformas.
  • Materiales frágiles. ‍
• Software
  Software de captura y procesamiento diseñado para:
  
  • Optimización de imágenes.
  • Indexación.
  • Coherencia del flujo de trabajo.
  • Procesamiento de documentos con capacidad de búsqueda.
  • Accesibilidad.‍
• Servicios
  Dyanix presta apoyo a proyectos de digitalización especializados a través de:
  
  • Asesoramiento sobre flujos de trabajo.
  • Selección de tecnología.
  • Apoyo a la implementación.
  • Formación e incorporación.
  • Soporte continuo y optimización.

Dyanix garantiza que los flujos de trabajo de digitalización especializados se ajusten a los requisitos operativos y de conservación.

Cómo encaja esto en la solución global

El escaneo especializado de documentos amplía la digitalización de documentos a materiales que requieren flujos de trabajo y tecnologías específicas.

• Flujos de trabajo estándar de documentos
  La digitalización y captura de documentos da soporte a los flujos de trabajo operativos cotidianos relacionados con los documentos.

• ‍Digitalización de gran volumen
  Las soluciones de digitalización de producción dan soporte a entornos de procesamiento centralizados a gran escala.

• ‍Procesamiento inteligente
  Cuando sea aplicable, los materiales digitalizados pueden conectarse a flujos de trabajo de procesamiento inteligente de documentos para su clasificación e indexación.

• ‍Conservación y accesibilidad
  Los flujos de trabajo de digitalización especializada suelen dar soporte a iniciativas de conservación digital y cumplimiento normativo centradas en la accesibilidad y la conservación a largo plazo.

Dyanix integra la digitalización especializada en flujos de trabajo documentales más amplios que para potenciar la accesibilidad, la conservación y el uso operativo.

Diseñado en torno a tu entorno documental

Cada proyecto de digitalización especializado tiene requisitos diferentes en función de factores como el:

• Formato del documento.
• Estado del material.
• Sensibilidad de la conservación.
• Requisitos de accesibilidad.
• Objetivos operativos.

Dyanix apoya a las organizaciones a través de:

• Evaluación de colecciones de documentos.
• Selección de tecnología.
• Implementación de flujos de trabajo.
• Incorporación y formación de usuarios.
• Soporte y optimización continuos.

Nuestro enfoque se centra en crear flujos de trabajo de digitalización prácticos y fiables que protejan la integridad de los documentos potenciando a su vez la accesibilidad y la usabilidad.

Digitalice materiales complejos con total confianza

Los materiales especializados requieren algo más que los flujos de trabajo de captura estándar. Con las tecnologías adecuadas y un enfoque estructurado de la digitalización, las organizaciones pueden preservar la integridad de los documentos al tiempo que mejoran su accesibilidad y facilidad de uso.