Cree una base sólida para sus flujos de trabajo de información.

Las facturas, los formularios, los registros, la correspondencia y los documentos operativos suelen llegar a las organizaciones en formato físico. Sin un proceso de captura estructurado, la información permanece desconectada de los flujos de trabajo y depende de la gestión manual.

Esto ralentiza las operaciones, genera inconsistencias y limita la eficiencia con la que la información puede circular por la organización. Las soluciones de digitalización y captura de documentos garantizan que los archivos se conviertan en datos digitales estructurados que se pueden procesar, buscar, compartir e integrar en flujos de trabajo posteriores.

Para las organizaciones que buscan mejorar la automatización y la eficiencia de sus procesos, la captura de documentos también sienta las bases para el procesamiento inteligente de documentos.

Qué ofrecen las soluciones de digitalización y captura de documentos

La digitalización y la captura de documentos definen cómo entra la información en su organización. Dyanix diseña flujos de trabajo de captura que garantizan que los documentos se digitalicen de forma coherente y estén preparados para su uso operativo.

Esto incluye:

• Escaneo y digitalización de documentos
• Mejora y optimización de imágenes
• Reconocimiento de texto y procesamiento de documentos con capacidad de búsqueda
• Preparación e indexación de documentos
• Integración en flujos de trabajo y sistemas existentes

El objetivo no es simplemente escanear documentos, sino garantizar que la información esté estructurada y sea utilizable desde el inicio del proceso.

Estos flujos de trabajo suelen estar conectados a:

• Software de captura.
• Procesamiento inteligente de documentos.
• Sistemas empresariales existentes.
• Flujos de trabajo operativos.

Cómo funciona el flujo de trabajo

1. Entrada y preparación
   Los documentos se reciben, se clasifican y se preparan para su digitalización en función del formato, el estado y los requisitos del flujo de trabajo.
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2. Captura
   Los documentos se digitalizan utilizando la tecnología de escaneo adecuada para el volumen y el tipo de archivo necesarios.
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3. Optimización de imágenes
   Las imágenes se mejoran para aumentar la legibilidad, la coherencia y la precisión del procesamiento.
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4. Reconocimiento y procesamiento de texto
   El contenido de los documentos se procesa para facilitar la búsqueda, la indexación, la accesibilidad y los flujos de trabajo posteriores.
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5. Entrega
   Los documentos y la información se envían a los sistemas existentes, archivos, entornos compartidos o flujos de trabajo de procesamiento inteligente de documentos.

Esto garantiza que los documentos se capturen una sola vez y se utilicen de forma coherente en múltiples procesos.

Por qué es importante la captura estructurada

Cuando la captura de documentos no es coherente, las organizaciones suelen enfrentarse a:

• Manejo manual y repetición de tareas.
• Acceso lento a la información.
• Calidad irregular de los documentos.
• Errores en el procesamiento posterior.
• Visibilidad limitada del flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo de captura estructurado ayuda a las organizaciones a:

• Reducir el procesamiento de documentos en papel.
• Mejorar la precisión de los datos desde el momento de la captura.
• Permitir un acceso más rápido a la información.
• Preparar los documentos para su procesamiento y automatización.
• Crear coherencia entre departamentos y flujos de trabajo.

Cuando la captura está estandarizada, el resto del flujo de trabajo de la información se vuelve más fiable y sostenible.

Dónde se utiliza la digitalización de documentos.

Las soluciones de digitalización y captura de documentos se utilizan en entornos en los que los documentos en papel siguen formando parte de los procesos operativos.

Entre los casos de uso habituales se incluyen:

• Digitalización de facturas y de la sala de correo.
• Digitalización de expedientes de clientes y de casos.
• Tramitación de documentos administrativos.
• Conversión de archivos y expedientes históricos.
• Proyectos de digitalización de registros.

Entornos habituales:

• Administración pública y sector público.
• Servicios financieros y seguros.
• Organizaciones sanitarias.
• Instituciones educativas y de investigación.
• Operaciones logísticas y administrativas.

Componentes de la solución.

Las soluciones de digitalización de documentos combinan hardware, software y servicios en un flujo de trabajo integrado.

• Hardware
  Escáneres de documentos seleccionados en función del tipo de documento, el volumen de procesamiento y los requisitos operativos.

• Software
  Software de captura y procesamiento diseñado para admitir:
  
  • Captura de documentos.
  • Procesamiento de documentos con capacidad de búsqueda.
  • Indexación.
  • Accesibilidad.
  • Coherencia del flujo de trabajo.

Las organizaciones que buscan automatizar la clasificación y la extracción suelen ampliar estos flujos de trabajo con tecnologías de procesamiento inteligente de documentos.

• Servicios
  Dyanix da soporte a los flujos de trabajo de captura a través de:
  
  • Asesoramiento y diseño de flujos de trabajo.
  • Implementación e integración.
  • Formación e incorporación.
  • Soporte continuo y optimización.

Dyanix garantiza que estos componentes funcionen conjuntamente como parte de un flujo de trabajo estructurado en su organización.

Cómo encaja esto en la solución global

La captura de documentos es el punto de partida del ciclo de vida de la información. Dependiendo del entorno operativo, los documentos capturados pueden pasar a diferentes flujos de trabajo.

• Flujos de trabajo de procesamiento inteligente
  Los documentos pueden procesarse mediante el procesamiento inteligente de documentos para su clasificación, extracción y automatización.

• Entornos de procesamiento de gran volumen
  Las organizaciones con operaciones de recepción centralizadas suelen ampliar la captura con soluciones de digitalización de producción.

• Formatos complejos y no estándar
  Los libros, mapas, microfilmes y planos técnicos pueden requerir flujos de trabajo de digitalización de documentos especializados.

• Entornos centrados en la accesibilidad y la conservación
  La información digitalizada puede respaldar flujos de trabajo centrados en la accesibilidad a largo plazo y el cumplimiento normativo a través de soluciones de conservación digital.

Dyanix integra la captura de documentos en flujos de trabajo más amplios para que la información pueda moverse de forma coherente entre sistemas y departamentos.

Diseñado en función de sus flujos de trabajo operativos

Cada organización gestiona los documentos de forma diferente. Los requisitos varían en función del tipo de documento, los flujos de trabajo, los volúmenes de procesamiento y los objetivos de la empresa.

Dyanix apoya a las organizaciones mediante:

• La evaluación de los flujos de trabajo documentales actuales.
• La selección de la tecnología adecuada.
• La implementación e integración de los flujos de trabajo.
• La incorporación y formación de los usuarios.
• El soporte y la optimización continuos.

Nuestro enfoque se centra en crear flujos de trabajo de captura escalables que impulsen la eficiencia, la accesibilidad y la facilidad de uso a largo plazo.

Comience con la captura estructurada de documentos

Un flujo de trabajo de información fiable comienza con una captura estructurada. Sin ella, el procesamiento posterior, la accesibilidad y la automatización resultan difíciles de ampliar de forma coherente.