Die Herausforderung: manuelle Dokumentenverarbeitung reduzieren

Santiago Peñaranda erhält operative Dokumente in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Kanäle, darunter Fotos, gescannte Dokumente, E-Mails und elektronische Dateien.

Tankbelege gehörten zu den am häufigsten verarbeiteten Dokumentenarten. Doch auch Rechnungen und Lieferscheine verursachten einen erheblichen administrativen Aufwand. Mitarbeitende mussten jedes Dokument lesen und die relevanten Daten manuell in Microsoft Dynamics eingeben.

Dies führte zu einer wiederkehrenden Belastung für das Finanzteam und erhöhte das Risiko inkonsistenter oder fehlerhafter Daten. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die Dokumente aus verschiedenen Quellen erfassen, den Dokumententyp erkennen und die benötigten Informationen automatisch extrahieren kann.

Die Lösung: MetaServer für gescannte und elektronische Dokumente

Dyanix stellte Luigilar MetaServer von CaptureBites vor – eine Lösung für Intelligent Document Processing, die Dokumentenerfassung, Klassifizierung und Datenextraktion automatisiert.

Das Projekt startete mit einem Proof of Concept für Tankbelege. Nachdem erfolgreich nachgewiesen wurde, dass diese Dokumente verarbeitet werden konnten, erweiterte Santiago Peñaranda die Implementierung auf Eingangsrechnungen und Lieferscheine.

Dyanix Solutions Consultant Paulo Fernandes konfigurierte MetaServer und entwickelte Workflows, die auf die Dokumentenprozesse des Kunden abgestimmt waren.

MetaServer importiert Dokumente automatisch aus überwachten Ordnern und E-Mail-Postfächern. Anschließend nutzt die Lösung KI-gestützte Erkennung, um Dokumente zu klassifizieren und relevante Informationen zu extrahieren. Dazu gehören maschinell gedruckter Text, Text mit geringerer Qualität, handschriftliche oder verzerrte Inhalte sowie Daten aus Tabellen.

Die strukturierten Daten können anschließend an Microsoft Dynamics übertragen werden. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand zwischen dem Eingang eines Dokuments und dessen Verarbeitung im Unternehmen.

Das Ergebnis: ein effizienterer und konsistenterer Workflow

Durch die Automatisierung von Dokumentenerfassung und Datenextraktion konnte Santiago Peñaranda den manuellen Aufwand für die Verarbeitung von Tankbelegen, Rechnungen und Lieferscheinen reduzieren.

Der neue Workflow standardisiert die Dokumentenverarbeitung und verbessert die Geschwindigkeit, Konsistenz und Zuverlässigkeit der Informationen, die in Microsoft Dynamics eingehen.

Anstatt Zeit für die Prüfung von Dokumenten und die manuelle Dateneingabe aufzuwenden, können sich Finanz- und Buchhaltungsteams auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren. Gleichzeitig verfügt das Unternehmen über einen besser skalierbaren Prozess, der steigende Dokumentenvolumen bewältigen kann, ohne den administrativen Aufwand im gleichen Maß zu erhöhen.

Digitale Transformation mit Dokumentenautomatisierung unterstützen

Heute ist MetaServer Teil des täglichen Finanzworkflows von Santiago Peñaranda und unterstützt die digitale Transformation des Unternehmens weiterhin.

Das Projekt verbindet Luigilars Know-how in den Bereichen Digitalisierung und Dokumentenmanagement mit der MetaServer-Expertise von Dyanix, der Workflow-Konfiguration, der Unterstützung bei der Implementierung und der fortlaufenden Betreuung.

Durch die Verbindung eingehender Dokumente mit Microsoft Dynamics hat Santiago Peñaranda eine effizientere Grundlage für die Verarbeitung von Geschäftsinformationen geschaffen und kann die Automatisierung in seinen Abläufen weiter ausbauen.

Möchten Sie Ihre Dokumentenworkflows automatisieren?

Dyanix unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente zu erfassen, zu verarbeiten und mit intelligenter Software, Scantechnologie und fachkundigen Services in strukturierte, nutzbare Informationen zu überführen.

Kontaktieren Sie Dyanix, um zu besprechen, wie MetaServer von CaptureBites Ihre Anforderungen an die Dokumentenautomatisierung unterstützen kann.