De uitdaging: handmatige documentverwerking verminderen

Santiago Peñaranda ontvangt operationele documenten in verschillende formaten en via meerdere kanalen, waaronder foto’s, gescande documenten, e-mails en elektronische bestanden.

Brandstofbonnen waren een van de meest voorkomende documenttypen, maar ook facturen en leveringsbonnen zorgden voor veel administratief werk. Medewerkers moesten elk document lezen en de relevante gegevens handmatig invoeren in Microsoft Dynamics.

Dit legde een repetitieve werklast op het financiële team en vergrootte het risico op inconsistente of onjuiste gegevens. Het bedrijf had een oplossing nodig die documenten uit verschillende bronnen kon vastleggen, het documenttype kon herkennen en de benodigde informatie automatisch kon extraheren.

De oplossing: MetaServer voor gescande en elektronische documenten

Dyanix introduceerde Luigilar bij MetaServer van CaptureBites, een Intelligent Document Processing-oplossing die documentcapture, classificatie en gegevensextractie automatiseert.

Het project begon met een proof of concept voor brandstofbonnen. Nadat was aangetoond dat deze documenten succesvol konden worden verwerkt, breidde Santiago Peñaranda de implementatie uit naar inkomende facturen en leveringsbonnen.

Dyanix Solutions Consultant Paulo Fernandes configureerde MetaServer en ontwikkelde workflows die waren afgestemd op de documentprocessen van de klant.

MetaServer importeert documenten automatisch vanuit bewaakte mappen en e-mailinboxen. Vervolgens gebruikt de oplossing AI-gebaseerde herkenning om documenten te classificeren en relevante informatie te extraheren, waaronder machinaal gedrukte tekst, tekst van lagere kwaliteit, handgeschreven of vervormde inhoud en gegevens in tabellen.

De gestructureerde gegevens kunnen vervolgens worden overgedragen aan Microsoft Dynamics, waardoor er minder handmatige handelingen nodig zijn tussen de ontvangst van een document en de verdere verwerking ervan.

Het resultaat: een efficiëntere en consistentere workflow

Door documentcapture en gegevensextractie te automatiseren, verminderde Santiago Peñaranda de handmatige tussenkomst die nodig was voor de verwerking van brandstofbonnen, facturen en leveringsbonnen.

De nieuwe workflow standaardiseert de manier waarop documenten worden verwerkt en verbetert de snelheid, consistentie en betrouwbaarheid van de informatie die in Microsoft Dynamics terechtkomt.

In plaats van tijd te besteden aan het controleren van documenten en handmatig invoeren van gegevens, kunnen de teams van finance en administratie zich richten op werkzaamheden met meer toegevoegde waarde. Het bedrijf beschikt daarnaast over een beter schaalbaar proces dat groeiende documentvolumes kan ondersteunen zonder dat de administratieve werkdruk in dezelfde mate toeneemt.

Digitale transformatie ondersteunen met documentautomatisering

MetaServer maakt vandaag de dag deel uit van de dagelijkse financiële workflow van Santiago Peñaranda en blijft de digitale transformatie van het bedrijf ondersteunen.

Het project combineert de kennis van Luigilar op het gebied van digitalisering en documentmanagement met de MetaServer-expertise van Dyanix, workflowconfiguratie, implementatieondersteuning en voortdurende begeleiding.

Door inkomende documenten te koppelen aan Microsoft Dynamics heeft Santiago Peñaranda een efficiëntere basis gecreëerd voor het verwerken van bedrijfsinformatie en het uitbreiden van automatisering binnen de organisatie.

Wilt u uw documentworkflows automatiseren?

Dyanix helpt organisaties documenten vast te leggen, te verwerken en om te zetten in gestructureerde, bruikbare informatie met intelligente software, scantechnologie en deskundige diensten.

Neem contact op met Dyanix om te bespreken hoe MetaServer van CaptureBites uw wensen voor documentautomatisering kan ondersteunen.