IDP-Software für dokumentenbasierte Prozesse

Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten kann die Rechnungsverarbeitung, Fallbearbeitung, Kunden-Onboarding und andere operative Abläufe verlangsamen. IDP-Software wandelt Dokumentinhalte in strukturierte, nutzbare Daten um, sodass Informationen geprüft und an die richtige Geschäftsanwendung weitergeleitet werden können.

Sie kann gescannte Dokumente, PDFs, E-Mails und digitale Anhänge verarbeiten. Je nach Workflow kann die Software Dokumenttypen identifizieren, wichtige Daten extrahieren, Validierungsregeln anwenden und die gewonnenen Informationen zur weiteren Verarbeitung weiterleiten.

Die passende IDP-Software auswählen

Die richtige Lösung hängt von den Dokumenten ab, die Sie erhalten, den zu erfassenden Daten, der Komplexität Ihres Prozesses und den Systemen, die die Informationen übernehmen sollen.

Kodak Info Input

Kodak Info Input ist eine skalierbare Plattform für Capture und intelligente Dokumentenverarbeitung. Sie eignet sich für Unternehmen, die Informationen in umfangreicheren oder komplexeren Dokumentenprozessen erfassen, klassifizieren, extrahieren, validieren und weiterleiten müssen.

Die Lösung eignet sich für Workflows, die konfigurierbare Capture-Prozesse, zentrale Verwaltung, Geschäftsregeln und die Integration in bestehende Geschäftsanwendungen erfordern.

MetaServer by CaptureBites

MetaServer by CaptureBites automatisiert die Extraktion und Weiterleitung von Informationen aus gescannten und digitalen Dokumenten. Die Software kann für operative Dokumenttypen wie Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Formulare und Korrespondenz konfiguriert werden.

Dank des flexiblen Workflow-Ansatzes eignet sich MetaServer für Unternehmen, die wiederholte Dateneingaben reduzieren und die Dokumentenverarbeitung mit ERP-, Buchhaltungs-, Workflow- oder anderen Geschäftsanwendungen verbinden möchten.

Was IDP-Software automatisieren kann

IDP-Software kann eine Vielzahl von Aufgaben in der Dokumentenverarbeitung unterstützen:

• Dokumenttypen identifizieren und trennen
• Wichtige Felder extrahieren, etwa Rechnungsnummern, Lieferantendaten, Daten, Beträge, Referenzen oder Kundendaten
• Extrahierte Informationen anhand vordefinierter Regeln oder bestehender Datensätze validieren
• Ausnahmen zur Prüfung kennzeichnen, wenn Informationen fehlen oder unklar sind
• Strukturierte Metadaten zu Dokumenten hinzufügen
• Dokumente und Daten an die passende Geschäftsanwendung oder den richtigen Workflow weiterleiten

Das Ergebnis ist ein konsistenterer Prozess mit weniger manueller Bearbeitung und besserer Kontrolle über Ausnahmen.

Typische Anwendungen

IDP-Software wird häufig eingesetzt für:

• Rechnungsverarbeitung und Kreditorenbuchhaltung
• Lieferscheine und Zustellnachweise
• Bearbeitung von Ansprüchen, Fällen und Anträgen
• HR-Dokumente und Mitarbeiter-Onboarding
• Kundenkorrespondenz und Formulare
• Vertrags- und Aktenverarbeitung
• Eingangs- und Posteingangsprozesse

Vom Dokument zu nutzbaren Informationen

IDP befindet sich zwischen dem Dokumenteneingang und den Geschäftsanwendungen, die die Daten benötigen.

1. Dokumente gehen ein
   Dokumente gelangen über Scanner, E-Mails, Upload-Ordner oder digitale Kanäle in den Prozess.
   ‍
2. Inhalte werden erkannt
   Die Software identifiziert den Dokumenttyp und liest relevante Texte und Daten aus.
   ‍
3. Informationen werden extrahiert und geprüft
   Benötigte Felder werden erfasst, validiert und bei Bedarf zur Überprüfung bereitgestellt.
   ‍
4. Daten werden an den richtigen Prozess übergeben
   Dokumente und strukturierte Daten werden an ERP-, Buchhaltungs-, Workflow- oder CRM-Anwendungen sowie andere bestehende Anwendungen weitergeleitet.

Eine umfassendere Einführung finden Sie auf unserer Seite zu Intelligent Document Processing.

Dyanix Unterstützung bei der Implementierung

Bei der Auswahl von IDP-Software geht es nicht nur um Texterkennung. Die Lösung muss zu Ihren Dokumenttypen, der Bearbeitung von Ausnahmen, Benutzerrollen, Datenanforderungen und Ihrer Integrationslandschaft passen.

Dyanix unterstützt Unternehmen mit:

• Analyse von Prozessen und Dokumentenflüssen
• Softwareauswahl und Lösungsdesign
• Konfiguration von Workflows für Extraktion, Validierung und Weiterleitung
• Integration in bestehende Geschäftsanwendungen
• Tests, Anwenderunterstützung und kontinuierlicher Optimierung

Kundenbeispiel: Santiago Peñaranda

Das spanische Transportunternehmen Santiago Peñaranda führte MetaServer by CaptureBites ein, um die Verarbeitung von Tankbelegen, Eingangsrechnungen und Lieferscheinen zu automatisieren.

Die Lösung extrahiert Informationen aus gescannten und digitalen Dokumenten und verbindet die resultierenden Daten mit Microsoft Dynamics. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand in der Buchhaltung.

Lassen Sie uns über Ihre Dokumentenprozesse sprechen

Egal, ob Sie die Rechnungsverarbeitung automatisieren, manuelle Dateneingaben reduzieren oder den Ablauf eingehender Dokumente optimieren möchten: Dyanix unterstützt Sie dabei, die passende IDP-Software und den richtigen Workflow-Ansatz für Ihr Unternehmen zu finden.