Schaffen Sie eine zuverlässige Grundlage für Ihre Informationsabläufe

Rechnungen, Formulare, Unterlagen, Korrespondenz und betriebliche Dokumente gelangen oft in physischer Form in Unternehmen. Ohne einen strukturierten Erfassungsprozess bleiben Informationen von den Arbeitsabläufen abgekoppelt und sind auf manuelle Bearbeitung angewiesen.

Dies verlangsamt die Abläufe, führt zu Inkonsistenzen und schränkt die Effizienz des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens ein.

Lösungen zur Dokumentendigitalisierung und -erfassung stellen sicher, dass Dokumente in strukturierte digitale Daten umgewandelt werden, die verarbeitet, durchsucht, geteilt und in nachgelagerte Arbeitsabläufe integriert werden können.

Für Unternehmen, die ihre Automatisierung und betriebliche Effizienz verbessern möchten, schafft die Dokumentenerfassung zudem die Grundlage für die intelligente Dokumentenverarbeitung.

Was Lösungen zur Dokumentendigitalisierung und -erfassung leisten

Die Dokumentendigitalisierung und -erfassung bestimmen, wie Informationen in Ihr Unternehmen gelangen.

Dyanix entwickelt Erfassungsworkflows, die sicherstellen, dass Dokumente einheitlich digitalisiert und für den operativen Einsatz aufbereitet werden.

‍Dazu gehören:

• Dokumentenscan und -digitalisierung
• Bildverbesserung und -optimierung
• Texterkennung und Aufbereitung durchsuchbarer Dokumente
• Dokumentenaufbereitung und -indexierung
• Integration in Workflows und bestehende Systeme

Das Ziel besteht nicht einfach darin, Dokumente zu scannen, sondern sicherzustellen, dass Informationen von Beginn des Prozesses an strukturiert und nutzbar sind.

Diese Workflows sind häufig mit folgenden Komponenten verbunden:

• Erfassungssoftware
• Intelligente Dokumentenverarbeitung
• Bestehende Geschäftssysteme
• Betriebliche Workflows

So funktioniert der Workflow

1. Eingabe & Vorbereitung
   Die Dokumente werden entgegengenommen, sortiert und entsprechend Format, Zustand und den Anforderungen des Workflows für die Digitalisierung vorbereitet.
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2. Erfassung
   Die Dokumente werden mit der für das jeweilige Volumen und den Dokumenttyp geeigneten Scantechnologie digitalisiert.
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3. Bildoptimierung
   Die Bilder werden optimiert, um die Lesbarkeit, Konsistenz und Verarbeitungsgenauigkeit zu verbessern.
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4. Texterkennung und -verarbeitung
   Der Dokumentinhalt wird verarbeitet, um die Durchsuchbarkeit, Indizierung, Barrierefreiheit und nachgelagerte Workflows zu unterstützen.
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5. Bereitstellung
   Dokumente und Informationen werden in bestehende Systeme, Archive, gemeinsam genutzte Umgebungen oder Workflows zur intelligenten Dokumentenverarbeitung weitergeleitet.

Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente einmal erfasst und vollständig in mehreren Prozessen verwendet werden.

Warum eine strukturierte Erfassung wichtig ist

Wenn die Dokumentenerfassung uneinheitlich ist, sehen sich Unternehmen häufig mit folgenden Problemen konfrontiert:

• Manuelle Bearbeitung und Nachbearbeitung
• Langsamer Zugriff auf Informationen
• Uneinheitliche Dokumentenqualität
• Fehler in der nachgelagerten Verarbeitung
• Eingeschränkte Transparenz der Arbeitsabläufe

Ein strukturierter Erfassungsworkflow hilft Unternehmen dabei:

• Die papierbasierte Bearbeitung zu reduzieren
• Die Datengenauigkeit bereits ab dem Zeitpunkt der Erfassung zu verbessern
• Einen schnelleren Zugriff auf Informationen zu ermöglichen
• Dokumente für die Verarbeitung und Automatisierung vorzubereiten
• Konsistenz über Abteilungen und Workflows hinweg zu schaffen

Wenn die Erfassung standardisiert ist, wird der restliche Informationsworkflow zuverlässiger und skalierbarer.

Wo die Dokumentendigitalisierung zum Einsatz kommt

Lösungen zur Dokumentendigitalisierung und -erfassung kommen in Umgebungen zum Einsatz, in denen Papierdokumente weiterhin Teil der Geschäftsprozesse sind.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Digitalisierung von Rechnungen und Postbearbeitung
• Digitalisierung von Kunden- und Fallakten
• Verarbeitung von Verwaltungsdokumenten
• Konvertierung von Archiven und Altbeständen
• Projekte zur Digitalisierung von Unterlagen

Häufige Einsatzbereiche:

• Behörden und öffentlicher Sektor
• Finanzdienstleistungen und Versicherungen
• Organisationen im Gesundheitswesen
• Bildungs- und Forschungseinrichtungen
• Logistik und Verwaltungsabläufe

Lösungskomponenten

Lösungen zur Dokumentendigitalisierung verbinden Hardware, Software und Dienstleistungen zu einem vernetzten Workflow.

• Hardware
  ‍Dokumentenscanner, die je nach Dokumenttyp, Verarbeitungsvolumen und betrieblichen Anforderungen ausgewählt werden.

• Software
  ‍Erfassungs- und Verarbeitungssoftware zur Unterstützung von:
  
  • Dokumentenerfassung
  • durchsuchbarer Dokumentenverarbeitung
  • Indizierung
  • Barrierefreiheit
  • Workflow-Konsistenz

Unternehmen, die Klassifizierung und Extraktion automatisieren möchten, erweitern diese Workflows häufig um Technologien zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.

• Dienstleistungen
  ‍Dyanix unterstützt Erfassungsworkflows durch:
  
  • Beratung und Workflow-Gestaltung
  • Implementierung und Integration
  • Schulung und Einarbeitung
  • Laufender Support und Optimierung

Dyanix stellt sicher, dass diese Komponenten als Teil eines strukturierten Betriebsablaufs zusammenwirken.

‍‍Wie dies mit der Gesamtlösung zusammenhängt

Die Dokumentenerfassung ist der Ausgangspunkt des Informationslebenszyklus.

Je nach Betriebsumgebung können erfasste Dokumente in verschiedene Workflows weitergeleitet werden.

• Intelligente Verarbeitungsworkflows
  Dokumente können mittels intelligenter Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing) klassifiziert, extrahiert und automatisiert werden.

• Umgebungen mit hohem Verarbeitungsaufkommen
  Unternehmen mit zentralisierten Erfassungsabläufen erweitern die Erfassung häufig durch Produktionsscanning-Lösungen.

• Komplexe und nicht standardisierte Formate
  Bücher, Karten, Mikrofilme und technische Zeichnungen erfordern unter Umständen spezielle Dokumentenscan-Workflows.

• Umgebungen mit Fokus auf Barrierefreiheit und Langzeitarchivierung
  Digitalisierte Informationen können durch Lösungen für digitale Langzeitarchivierung und Compliance Workflows unterstützen, die auf langfristige Barrierefreiheit und Compliance ausgerichtet sind.

Dyanix bindet die Dokumentenerfassung in umfassendere Workflows ein, sodass Informationen nahtlos zwischen Systemen und Abteilungen weitergegeben werden können.

Auf Ihre betrieblichen Arbeitsabläufe zugeschnitten

Jedes Unternehmen verarbeitet Dokumente auf unterschiedliche Weise. Die Anforderungen variieren je nach Dokumenttyp, Arbeitsabläufen, Verarbeitungsvolumen und betrieblichen Zielen.

Dyanix unterstützt Unternehmen durch:

• Analyse der aktuellen Dokumenten-Workflows
• Technologieauswahl
• Implementierung und Integration von Workflows
• Einarbeitung und Schulung der Benutzer
• Laufender Support und Optimierung

Unser Ansatz konzentriert sich auf die Erstellung skalierbarer Erfassungsworkflows, die betriebliche Effizienz, Zugänglichkeit und langfristige Nutzbarkeit gewährleisten.

Beginnen Sie mit der strukturierten Dokumentenerfassung

Ein zuverlässiger Informationsworkflow beginnt mit der strukturierten Erfassung. Ohne diese lassen sich die nachgelagerte Verarbeitung, die Barrierefreiheit und die Automatisierung nur schwer vollständig skalieren.