Entwickelt für Umgebungen mit Schwerpunkt auf Barrierefreiheit, Compliance und Langzeitarchivierung

Organisationen, die Archive, historische Sammlungen, regulierte Unterlagen und Anforderungen an den langfristigen Informationszugang verwalten, benötigen Arbeitsabläufe, die sicherstellen, dass Informationen über einen langen Zeitraum hinweg zugänglich und nutzbar bleiben.

Ohne einen strukturierten Digitalisierungsansatz sehen sich Organisationen häufig mit folgenden Problemen konfrontiert:

• fragmentierte Archive
• uneinheitliche Zugänglichkeit
• Compliance-Risiken
• eingeschränkte Durchsuchbarkeit
• verminderte langfristige Nutzbarkeit

Lösungen für digitale Langzeitarchivierung und Compliance konzentrieren sich darauf, sicherzustellen, dass Informationen digitalisiert, strukturiert und für langfristigen Zugriff sowie auf Langzeitarchivierung ausgerichtete Arbeitsabläufe vorbereitet werden.

Anstatt sich auf die Speicherinfrastruktur selbst zu konzentrieren, unterstützt Dyanix die Arbeitsabläufe für Digitalisierung, Erfassung und Verarbeitung, die Organisationen dabei helfen, Zugänglichkeit, Durchsuchbarkeit und langfristige Nutzbarkeit zu verbessern.

Was Lösungen für digitale Langzeitarchivierung und Compliance leisten

Lösungen für digitale Langzeitarchivierung und Compliance unterstützen Organisationen, die strukturierte Digitalisierungsworkflows benötigen, die auf Archivierungs-, regulatorische und Barrierefreiheitsanforderungen abgestimmt sind.

Dyanix unterstützt Workflows in folgenden Bereichen:

• Auf Langzeitarchivierung ausgerichtete Digitalisierung
• Strukturierung von Metadaten
• Digitalisierungsworkflows für Archive
• Vorbereitung auf Barrierefreiheit
• Compliance-orientierte Dokumentenverarbeitung

Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass Informationen über Archivierungs- und Betriebsabläufe hinweg zugänglich, durchsuchbar und nutzbar bleiben.

Diese Workflows stehen häufig in Zusammenhang mit:

• Initiativen zur Archivdigitalisierung
• Kulturerbe- und Erhaltungsprojekten
• gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit
• Langzeitarchivierungsumgebungen
• bestehenden Geschäftsprozessen

So funktioniert der Arbeitsablauf

1. Bewertung
   Die Dokumentensammlungen werden anhand folgender Kriterien bewertet:
   • Dokumenttyp
   • Zustand
   • Anforderungen an die Barrierefreiheit
   • Compliance-Aspekte
   • Konservierungsziele
   Dies hilft dabei, den geeigneten Digitalisierungsablauf und Erfassungsansatz zu bestimmen.
   ‍
2. Vorbereitung & Strukturierung
   Die Dokumente werden für die Digitalisierung vorbereitet und so organisiert, dass sie folgende Aspekte unterstützen:
   • Indizierung
   • Barrierefreiheit
   • Konsistenz der Metadaten
   • Langfristige Nutzbarkeit
   In dieser Phase werden der Arbeitsablauf und die Anforderungen an die Barrierefreiheit definiert.
   ‍
3. Digitalisierung & Erfassung
   Die Dokumente werden unter Verwendung geeigneter Scan-Technologien digitalisiert, basierend auf:
   • Materialformat
   • Erhaltungsanforderungen
   • Anforderungen an die Bildqualität
   • Betriebsziele
   Für Bücher, Karten, Archivmaterial und Mikrofilmen können spezielle Scan-Technologien erforderlich sein.
   ‍
4. Verarbeitung & Barrierefreiheit
   Dokumente und Informationen werden verarbeitet, um Folgendes zu verbessern:
   
   • Durchsuchbarkeit
   • Lesbarkeit
   • Indizierung
   • Barrierefreiheit
   • Betriebliche Nutzbarkeit‍
5. ‍‍‍‍Bereitstellung & langfristige Barrierefreiheit
   Digitalisierte Materialien werden in bestehende Systeme, Archive, Barrierefreiheits-Workflows und Betriebsprozesse geleitet, wo ein langfristiger Zugriff erforderlich ist.

Dadurch entsteht ein strukturierter Workflow, in dem Informationen über einen langen Zeitraum hinweg zugänglich und nutzbar bleiben.

Warum digitale Langzeitarchivierung und Compliance wichtig sind

Organisationen, die Archive, regulierte Informationen und Langzeitaufzeichnungen verwalten, benötigen Arbeitsabläufe, die Barrierefreiheit, Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit über einen langen Zeitraum gewährleisten.

Ohne strukturierte Digitalisierungsabläufe können Organisationen mit folgenden Problemen konfrontiert sein:

• unzugängliche Archive
• fragmentierte Informationen
• inkonsistente Indizierung
• operative Ineffizienzen
• Herausforderungen bei Compliance und Audits

Ein strukturierter, auf die Langzeitarchivierung ausgerichteter Workflow hilft Organisationen dabei:

• der Zugriff archivierter Informationen zu verbessern
• Compliance-orientierte Umgebungen zu unterstützen
• die Dokumentqualität während der Digitalisierung zu erhalten
• die Durchsuchbarkeit und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern
• die Abhängigkeit von physischen Archiven zu verringern
• Konsistenz bei Archiv-Digitalisierungsprojekten zu schaffen

Dies ist besonders wichtig in Umgebungen, in denen historischer Wert, Anforderungen durch den Zugriff oder regulatorische Überlegungen die Art und Weise bestimmen, wie Informationen verwaltet werden.

Wo Lösungen für digitale Langzeitarchivierung und Compliance zum Einsatz kommen

Lösungen für digitale Langzeitarchivierung und Compliance werden häufig in Umgebungen eingesetzt, in denen langfristiger Zugriff und strukturierte Digitalisierung von Bedeutung sind.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Digitalisierungsprojekte für Archive
• Erhaltung historischer Sammlungen
• Compliance-orientierte Dokumentenzugänglichkeit
• Konvertierung von Mikrofilmen und Altbeständen
• Digitalisierung regulierter oder langfristig aufzubewahrender Unterlagen

Typische Umgebungen:

• Kultur- und Kulturerbe-Einrichtungen
• Behördenarchive
• Bibliotheken und Forschungseinrichtungen
• Bildungs- und akademische Einrichtungen
• Regulierte Betriebsumgebungen

Lösungskomponenten

Lösungen für digitale Langzeitarchivierung und Compliance vereinen spezialisierte Hardware, Erfassungssoftware und Dienstleistungen zu strukturierten Digitalisierungs-Workflows.

• Hardware
  Die Auswahl der Scan-Technologien erfolgt auf Grundlage folgender Kriterien:
  
  • Dokumentenformat
  • Anforderungen an die Langzeitarchivierung
  • Anforderungen an die Bildqualität
  • Betriebsumfang
• Software
  Erfassungs- und Verarbeitungssoftware zur Unterstützung von:
  
  • Bildoptimierung
  • Metadatenstrukturierung
  • Indizierung
  • Barrierefreiheit
  • Workflow-Konsistenz

Gegebenenfalls kann die intelligente Dokumentenverarbeitung Klassifizierungs- und Extraktions-Workflows unterstützen.

• Dienstleistungen
  ‍Dyanix unterstützt auf die Langzeitarchivierung ausgerichtete Arbeitsabläufe durch:
  
  • Beratung zu Arbeitsabläufen
  • Technologieauswahl
  • Unterstützung bei der Implementierung
  • Schulung und Einarbeitung
  • Laufender Support und Optimierung
    

Dyanix stellt sicher, dass Digitalisierungs-Workflows auf betriebliche, barrierefreie und auf die Langzeitarchivierung ausgerichtete Anforderungen abgestimmt sind.

Wie dies mit der Gesamtlösung zusammenhängt

Workflows für digitale Langzeitarchivierung und Compliance bauen auf strukturierten Digitalisierungs- und Dokumentenverarbeitungsumgebungen auf.

• Standard-Dokumentenworkflows
  Die Dokumentendigitalisierung und -erfassung unterstützt die strukturierte Erfassung von Betriebsdokumenten.
  

• Komplexe und historische Materialien
  Die spezialisierte Dokumentenscan-Lösung unterstützt Bücher, Archive, Karten und Mikrofilme, die spezielle Handhabungs- und Erfassungsworkflows erfordern.

• Klassifizierung und Barrierefreiheit
  Intelligente Dokumentenverarbeitung kann gegebenenfalls Indizierungs-, Klassifizierungs- und barrierefreiheitsorientierte Workflows unterstützen.

• Digitalisierung großer Archivbestände ‍
  Produktionsscanning-Lösungen können die Konvertierung großer Archivbestände und zentralisierte Verarbeitungsumgebungen unterstützen.

Dyanix bindet die auf Bestandserhaltung ausgerichtete Digitalisierung in umfassendere Workflows ein, die die Zugänglichkeit, Durchsuchbarkeit und langfristige Nutzbarkeit verbessern.

Maßgeschneidert für Ihre Anforderungen an Barrierefreiheit und Bestandserhaltung

Jede auf Bestandserhaltung ausgerichtete Umgebung hat unterschiedliche Anforderungen, abhängig von:

• dem Zustand der Dokumente
• dem historischen Wert
• den Zielen hinsichtlich der Barrierefreiheit
• Überlegungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• betrieblichen Arbeitsabläufen

Dyanix unterstützt Organisationen durch:

• die Bewertung von Dokumentensammlungen
• die Gestaltung von Arbeitsabläufen
• die Auswahl der Technologie
• Implementierung und Einarbeitung
• laufenden Support und Optimierung

Unser Ansatz konzentriert sich auf die Erstellung strukturierter Digitalisierungs-Workflows, die den Zugriff verbessern und gleichzeitig betriebliche sowie auf die Bestandserhaltung ausgerichtete Anforderungen erfüllen.

Verbessern Sie den langfristigen Zugriff von Informationen

Bei der auf die Langzeitarchivierung ausgerichteten Digitalisierung geht es um mehr als nur die Umwandlung von Dokumenten in digitale Dateien. Es geht darum, sicherzustellen, dass Informationen über einen langen Zeitraum hinweg zugänglich, durchsuchbar und nutzbar bleiben.