Transformez vos documents papier en données numériques structurées
Les documents papier constituent encore le point de départ de nombreux flux de travail opérationnels.
Mettez en place un point de départ fiable pour vos flux d'informations
Les factures, formulaires, dossiers, courriers et documents opérationnels parviennent souvent aux entreprises sous forme physique. En l'absence d'un processus de capture structuré, les informations restent déconnectées des flux de travail et dépendent d'un traitement manuel.
Cela ralentit les opérations, engendre des incohérences et limite l'efficacité avec laquelle les informations circulent au sein de l'entreprise.
Les solutions de numérisation et de capture de documents garantissent que les documents sont convertis en données numériques structurées pouvant être traitées, recherchées, partagées et intégrées dans les flux de travail en aval.
Pour les organisations cherchant à améliorer l’automatisation et l’efficacité opérationnelle, la capture de documents jette également les bases du traitement intelligent des documents.
Ce qu'apportent les solutions de numérisation et de capture de documents
La numérisation et la capture de documents déterminent la manière dont les informations sont intégrées dans votre organisation. Dyanix conçoit des flux de travail de capture qui garantissent une numérisation cohérente des documents et leur préparation pour une utilisation opérationnelle.
Cela comprend :
- Numérisation et digitalisation de documents
- Amélioration et optimisation des images
- Reconnaissance de texte et traitement des documents consultables
- Préparation et indexation des documents
- Intégration dans les flux de travail et les systèmes existants
L'objectif n'est pas simplement de numériser des documents, mais de garantir que les informations sont structurées et exploitables dès le début du processus.
Ces flux de travail sont souvent reliés à :
- Logiciels de capture
- Traitement intelligent des documents
- Systèmes d'entreprise existants
- Flux de travail opérationnels
Fonctionnement du flux de travail
- Réception et préparation
Les documents sont réceptionnés, triés et préparés en vue de leur numérisation en fonction de leur format, de leur état et des exigences du flux de travail.
- Numérisation
Les documents sont numérisés à l'aide de la technologie de numérisation adaptée au volume et au type de document concernés.
- Optimisation des images
Les images sont améliorées afin d’optimiser la lisibilité, la cohérence et la précision du traitement.
- Reconnaissance et traitement du texte
Le contenu des documents est traité pour faciliter la recherche, l’indexation, l’accessibilité et les flux de travail en aval.
- Livraison
Les documents et les informations sont acheminés vers les systèmes existants, les archives, les environnements partagés ou les flux de travail de traitement intelligent des documents.
Cela garantit que les documents sont capturés une seule fois et utilisés de manière cohérente dans plusieurs processus.
Pourquoi la capture structurée est-elle importante ?
Lorsque la capture de documents n'est pas cohérente, les organisations sont souvent confrontées à :
- Manipulation manuelle et retouches
- Un accès lent à l’information
- Une qualité de documents inégale
- Des erreurs dans le traitement en aval
- Une visibilité limitée sur les flux de travail
Un flux de travail de capture structuré aide les organisations à :
- Réduire la gestion papier
- Améliorer la précision des données dès la capture
- Permettre un accès plus rapide à l’information
- Préparer les documents pour le traitement et l’automatisation
- Assurer la cohérence entre les services et les flux de travail
Lorsque la capture est standardisée, le reste du flux de travail de l’information devient plus fiable et évolutif.
Contexte d'utilisation de la numérisation de documents
Les solutions de numérisation et de capture de documents sont utilisées dans les environnements où les documents papier font toujours partie des processus opérationnels.
Exemples d'utilisation courants :
- Numérisation des factures et du courrier
- Numérisation des dossiers clients et des dossiers administratifs
- Traitement des documents administratifs
- Conversion des archives et des dossiers historiques
- Projets de numérisation des documents d'archives
Environnements courants :
- Administration et secteur public
- Services financiers et assurances
- Établissements de santé
- Établissements d'enseignement et de recherche
- Logistique et opérations administratives
Composants de la solution
Les solutions de numérisation de documents combinent matériel, logiciels et services au sein d'un flux de travail connecté.
- Matériel
Scanners de documents sélectionnés en fonction du type de document, du volume de traitement et des exigences opérationnelles.
- Logiciels
Logiciels de capture et de traitement conçus pour prendre en charge :- la saisie de documents
- le traitement de documents consultables
- l'indexation
- l'accessibilité
- la cohérence du flux de travail
Les organisations qui cherchent à automatiser la classification et l'extraction étendent souvent ces flux de travail à l'aide de technologies de traitement intelligent des documents.
- Services
Dyanix accompagne les processus de capture grâce à :- le conseil et la conception de processus
- la mise en œuvre et l'intégration
- la formation et l'accompagnement à la prise en main
- l'assistance continue et l'optimisation
Dyanix veille à ce que ces éléments fonctionnent en synergie au sein d'un processus opérationnel structuré.
Comment cela s'inscrit dans la solution globale
La numérisation des documents constitue le point de départ du cycle de vie de l'information.
En fonction de l'environnement opérationnel, les documents numérisés peuvent être acheminés vers différents flux de travail.
- Flux de travail de traitement intelligent
Les documents peuvent être traités via le traitement intelligent des documents (IDP) à des fins de classification, d'extraction et d'automatisation.
- Environnements de traitement à haut volume
Les organisations disposant d'opérations de saisie centralisées étendent souvent la numérisation à l'aide de solutions de numérisation de production.
- Formats complexes et non standard
Les livres, cartes, microfilms et dessins techniques peuvent nécessiter des flux de travail de numérisation de documents spécialisés.
- Environnements axés sur l'accessibilité et la conservation
Les informations numérisées peuvent prendre en charge des flux de travail axés sur l'accessibilité à long terme et la conformité grâce à des solutions de conservation numérique et de conformité.
Dyanix intègre la capture de documents dans des flux de travail plus larges afin que les informations puissent circuler de manière cohérente entre les systèmes et les services.
Conçues autour de vos flux de travail opérationnels
Chaque organisation traite les documents différemment. Les besoins varient en fonction des types de documents, des flux de travail, des volumes de traitement et des objectifs opérationnels.
Dyanix accompagne les organisations à travers :
- l'évaluation des flux de travail documentaires actuels
- la sélection des technologies
- la mise en œuvre et l'intégration des flux de travail
- l'intégration et la formation des utilisateurs
- un soutien et une optimisation continus
Notre approche se concentre sur la mise en place de flux de travail de capture évolutifs qui favorisent l'efficacité opérationnelle, l'accessibilité et la facilité d'utilisation à long terme.
Commencez par la numérisation structurée des documents
Un flux de travail fiable commence par une numérisation structurée. Sans cela, le traitement en aval, l'accessibilité et l'automatisation deviennent difficiles à mettre en œuvre de manière cohérente et évolutive.
Questions fréquentes
Pour vous aider à prendre des décisions éclairées
L’IDP est couramment utilisé dans les secteurs à forte intensité documentaire, tels que la finance, l’assurance, la santé, l’administration publique, la logistique et l’onboarding client. Il convient également aux organisations qui souhaitent extraire des données à partir de grands volumes de documents entrants.
L’IDP peut traiter de nombreux types de documents, notamment les factures, formulaires, contrats, reçus, demandes, fichiers PDF, documents numérisés et pièces jointes d’e-mails. Les possibilités exactes dépendent du type de document, de la qualité du fichier et des exigences du workflow.
Le traitement intelligent des documents, ou IDP, utilise l’intelligence artificielle et l’automatisation pour classer les documents, extraire les données clés et transformer le contenu non structuré en informations structurées pouvant être utilisées dans les applications métier.
Les scanners fonctionnent en utilisant une source lumineuse pour éclairer le document. La lumière réfléchie est captée par des capteurs qui la convertissent en données numériques. Ces données sont ensuite traitées pour créer une image numérique pouvant être enregistrée sur un ordinateur ou d'autres appareils. La qualité de l'image numérisée dépend de la résolution du scanner, mesurée en points par pouce (PPP). Des paramètres PPP plus élevés permettent d'obtenir une meilleure qualité d'image, mais augmentent la taille des fichiers.
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