Assurer l'accessibilité à long terme et une numérisation axée sur la conformité
L'accès à long terme à l'information ne se limite pas au simple stockage de fichiers numériques.
Conçu pour les environnements axés sur l'accessibilité, la conformité et la conservation
Les organisations qui gèrent des archives, des collections historiques, des documents réglementés et des exigences d'accès à l'information à long terme ont besoin de flux de travail garantissant que les informations restent accessibles et exploitables au fil du temps.
Sans une approche structurée de la numérisation, les organisations sont souvent confrontées à :
- des archives fragmentées
- une accessibilité inégale
- des risques liés à la conformité
- une capacité de recherche limitée
- une facilité d'utilisation réduite à long terme
Les solutions de préservation numérique et de conformité visent à garantir que les informations soient numérisées, structurées et préparées pour des flux de travail axés sur l’accessibilité à long terme et la préservation.
Plutôt que de se concentrer sur l’infrastructure de stockage elle-même, Dyanix prend en charge les flux de travail de numérisation, de capture et de traitement qui aident les organisations à améliorer l’accessibilité, la facilité de recherche et l’utilisabilité à long terme.
Ce qu'offrent les solutions de préservation numérique et de conformité
Les solutions de préservation numérique et de conformité accompagnent les organisations qui ont besoin de flux de travail de numérisation structurés, conformes aux exigences en matière d'archivage, de réglementation et d'accessibilité.
Dyanix prend en charge les flux de travail impliquant :
- La numérisation axée sur la préservation
- La structuration des métadonnées
- Les flux de travail de numérisation d'archives
- La préparation à l'accessibilité
- Le traitement de documents axé sur la conformité
L'objectif est de garantir que les informations restent accessibles, consultables et utilisables dans l'ensemble des flux de travail d'archivage et opérationnels.
Ces flux de travail sont généralement liés à :
- Les initiatives de numérisation d'archives
- Les projets de patrimoine et de préservation
- Les exigences réglementaires en matière d'accessibilité
- Les environnements de référence à long terme
- Les processus métier existants
Fonctionnement du processus
- Évaluation
Les fonds documentaires sont évalués en fonction des critères suivants :- type de document
- état de conservation
- exigences en matière d'accessibilité
- considérations relatives à la conformité
- objectifs de conservation
- Préparation et structuration
Les documents sont préparés en vue de leur numérisation et organisés de manière à faciliter :- l'indexation
- l'accessibilité
- la cohérence des métadonnées
- l'utilisabilité à long terme
- Numérisation et capture:
Les documents sont numérisés à l'aide des technologies de numérisation appropriées, en fonction :- du format du support
- de la sensibilité en matière de conservation
- des exigences en matière de qualité d'image
- des objectifs opérationnels
- Traitement et accessibilité
Les documents et les informations sont traités afin d'améliorer :- la facilité de recherche
- la lisibilité
- l'indexation
- l'accessibilité
- la facilité d'utilisation opérationnelle
- Livraison et accessibilité à long terme
Les documents numérisés sont acheminés vers les systèmes existants, les archives, les flux de travail d'accessibilité et les processus opérationnels où un accès à long terme est requis.
Cela crée un flux de travail structuré où les informations restent accessibles et utilisables au fil du temps.
Pourquoi la conservation numérique et la conformité sont-elles importantes ?
Les organisations qui gèrent des archives, des informations réglementées et des documents à long terme ont besoin de processus permettant de garantir l'accessibilité, la cohérence et la facilité d'utilisation au fil du temps.
Sans processus de numérisation structurés, les organisations risquent de se heurter à :
- des archives inaccessibles
- des informations fragmentées
- un indexage incohérent
- des inefficacités opérationnelles
- des difficultés en matière de conformité et d'audit
Un flux de travail structuré axé sur la conservation aide les organisations à :
- Améliorer l'accessibilité des informations archivées
- Soutenir des environnements axés sur la conformité
- Préserver la qualité des documents pendant la numérisation
- Améliorer la facilité de recherche et la convivialité
- Réduire la dépendance vis-à-vis des archives physiques
- Assurer la cohérence entre les projets de numérisation d'archives
Ceci est particulièrement important dans les environnements où la valeur historique, les exigences d'accessibilité ou les considérations réglementaires déterminent la manière dont les informations sont gérées.
Domaines d'application des solutions de préservation numérique et de conformité
Les solutions de préservation numérique et de conformité sont couramment utilisées dans les environnements où l'accessibilité à long terme et la numérisation structurée revêtent une importance particulière.
Parmi les cas d'utilisation typiques, on peut citer :
- Projets de numérisation d'archives
- Préservation de collections historiques
- Accessibilité des documents dans le cadre de la conformité
- Conversion de microfilms et d'archives historiques
- Numérisation de documents réglementés ou à conserver à long terme
Environnements courants :
- Institutions patrimoniales et culturelles
- Archives gouvernementales
- Bibliothèques et instituts de recherche
- Environnements éducatifs et universitaires
- Environnements opérationnels réglementés
Composants de la solution
Les solutions de préservation numérique et de conformité combinent du matériel spécialisé, des logiciels de capture et des services au sein de flux de travail de numérisation structurés.
- Matériel
Technologies de numérisation sélectionnées en fonction de :- le format des documents
- la sensibilité de la préservation
- les exigences en matière de qualité d'image
- l'échelle opérationnelle
- Logiciels
Logiciels de capture et de traitement conçus pour prendre en charge :- l'optimisation des images
- la structuration des métadonnées
- l'indexation
- l'accessibilité
- la cohérence des flux de travail
Le cas échéant, le traitement intelligent des documents peut prendre en charge les flux de travail de classification et d'extraction.
- Services
Dyanix accompagne les processus axés sur la conservation à travers :- le conseil en matière de processus
- le choix des technologies
- l'aide à la mise en œuvre
- la formation et l'intégration
- le soutien et l'optimisation continus
Dyanix veille à ce que les processus de numérisation soient conformes aux exigences opérationnelles, d'accessibilité et de conservation.
Lien avec la solution globale
Les flux de travail de préservation numérique et de conformité s’appuient sur des environnements structurés de numérisation et de traitement des documents.
- Flux de travail documentaires standard
La numérisation et la capture de documents prennent en charge l’acquisition structurée de documents opérationnels.
- Documents complexes et historiques
La numérisation spécialisée de documents prend en charge les livres, les archives, les cartes et les microformes nécessitant des flux de travail de manipulation et de capture dédiés.
- Classification et accessibilité
Le traitement intelligent des documents peut prendre en charge les flux de travail axés sur l'indexation, la classification et l'accessibilité, le cas échéant.
- Numérisation d'archives à haut volume
Les solutions de numérisation de production peuvent prendre en charge la conversion d'archives à grande échelle et les environnements de traitement centralisés.
Dyanix intègre la numérisation axée sur la conservation dans des flux de travail plus larges qui améliorent l'accessibilité, la facilité de recherche et l'utilisabilité à long terme.
Conçues pour répondre à vos besoins en matière d'accessibilité et de conservation
Chaque environnement axé sur la conservation présente des exigences spécifiques en fonction :
- de l'état des documents
- de leur valeur historique
- des objectifs d'accessibilité
- des considérations de conformité
- des flux de travail opérationnels
Dyanix accompagne les organisations à travers :
- l'évaluation des collections de documents
- la conception des flux de travail
- le choix des technologies
- la mise en œuvre et l'intégration
- le support et l'optimisation continus
Notre approche vise à créer des flux de travail de numérisation structurés qui améliorent l'accessibilité tout en répondant aux exigences opérationnelles et de conservation.
Améliorez l'accessibilité à long terme de l'information
La numérisation axée sur la conservation ne se limite pas à la conversion de documents en fichiers numériques. Il s'agit de garantir que l'information reste accessible, consultable et utilisable au fil du temps.
Questions fréquentes
Pour vous aider à prendre des décisions éclairées
L’IDP est couramment utilisé dans les secteurs à forte intensité documentaire, tels que la finance, l’assurance, la santé, l’administration publique, la logistique et l’onboarding client. Il convient également aux organisations qui souhaitent extraire des données à partir de grands volumes de documents entrants.
L’IDP peut traiter de nombreux types de documents, notamment les factures, formulaires, contrats, reçus, demandes, fichiers PDF, documents numérisés et pièces jointes d’e-mails. Les possibilités exactes dépendent du type de document, de la qualité du fichier et des exigences du workflow.
Le traitement intelligent des documents, ou IDP, utilise l’intelligence artificielle et l’automatisation pour classer les documents, extraire les données clés et transformer le contenu non structuré en informations structurées pouvant être utilisées dans les applications métier.
Les scanners fonctionnent en utilisant une source lumineuse pour éclairer le document. La lumière réfléchie est captée par des capteurs qui la convertissent en données numériques. Ces données sont ensuite traitées pour créer une image numérique pouvant être enregistrée sur un ordinateur ou d'autres appareils. La qualité de l'image numérisée dépend de la résolution du scanner, mesurée en points par pouce (PPP). Des paramètres PPP plus élevés permettent d'obtenir une meilleure qualité d'image, mais augmentent la taille des fichiers.
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