Ontworpen voor omgevingen waarin toegankelijkheid, naleving en bewaring centraal staan

Organisaties die archieven, historische collecties en gereguleerde documenten met vereisten voor langdurige toegang tot informatie beheren, hebben workflows nodig die ervoor zorgen dat informatie op de lange termijn toegankelijk en bruikbaar blijft.

Zonder een gestructureerde aanpak van digitalisering worden organisaties vaak geconfronteerd met:

• versnipperde archieven
• inconsistente toegankelijkheid
• nalevingsrisico’s
• beperkte doorzoekbaarheid
• verminderde bruikbaarheid op de lange termijn

Oplossingen voor digitale bewaring en naleving zijn erop gericht om ervoor te zorgen dat informatie wordt gedigitaliseerd, gestructureerd en voorbereid voor langdurige toegankelijkheid en op bewaring gerichte workflows.

In plaats van zich te richten op de opslaginfrastructuur zelf, ondersteunt Dyanix de digitaliserings-, vastleggings- en verwerkingsworkflows die organisaties helpen de toegankelijkheid, doorzoekbaarheid en bruikbaarheid op lange termijn te verbeteren.

Wat oplossingen voor digitale bewaring en naleving bieden

Oplossingen voor digitale bewaring en naleving ondersteunen organisaties die behoefte hebben aan gestructureerde digitaliseringsworkflows die voldoen aan eisen op het gebied van archivering, regelgeving en toegankelijkheid.

Dyanix ondersteunt workflows op het gebied van:

• Digitalisering gericht op bewaring
• Structurering van metagegevens
• Workflows voor archiefdigitalisering
• Voorbereiding op toegankelijkheid
• Documentverwerking gericht op naleving

Het doel is ervoor te zorgen dat informatie toegankelijk, doorzoekbaar en bruikbaar blijft in operationele en archiveringsworkflows.

Deze workflows zijn doorgaans gekoppeld aan:

• Initiatieven voor archiefdigitalisering
• Erfgoed- en bewaarprojecten
• Wettelijke toegankelijkheidseisen
• Referentieomgevingen voor de lange termijn
• Bestaande bedrijfsprocessen

Hoe de workflow werkt

1. Beoordeling
   Documentcollecties worden beoordeeld op basis van:
   • documenttype
   • staat
   • toegankelijkheidseisen
   • overwegingen inzake naleving
   • conserveringsdoelstellingen
   Dit helpt bij het bepalen van de juiste digitaliseringsworkflow en scanmethode.
   ‍
2. Voorbereiding & structurering
   ‍Documenten worden voorbereid voor digitalisering en geordend ter ondersteuning van:
   • indexering
   • toegankelijkheid
   • consistentie van metagegevens
   • bruikbaarheid op de lange termijn
   In deze fase worden de workflow en de toegankelijkheidsvereisten vastgesteld.
   ‍
3. Digitalisering en vastlegging
   Documenten worden gedigitaliseerd met behulp van de juiste scantechnologieën op basis van:
   • formaast
   • belang van bewaring
   • vereisten voor beeldkwaliteit
   • operationele doelstellingen
   Voor boeken, kaarten, archiefstukken en microfiches kunnen gespecialiseerde scantechnologieën nodig zijn.
   ‍
4. Verwerking en toegankelijkheid
   ‍Documenten en informatie worden verwerkt om het volgende te verbeteren:
   
   • doorzoekbaarheid
   • leesbaarheid
   • indexering
   • toegankelijkheid
   • operationele bruikbaarheid
5. ‍Aanlevering & toegankelijkheid op lange termijn
   Gedigitaliseerd materiaal wordt doorgestuurd naar bestaande systemen, archieven, toegankelijkheidsworkflows en operationele processen waar toegang op lange termijn vereist is.

Dit creëert een gestructureerde workflow waarin informatie in de loop van de tijd toegankelijk en bruikbaar blijft.

Waarom digitale bewaring en naleving belangrijk zijn

Organisaties die archieven, gereguleerde informatie en langetermijndocumenten beheren, hebben behoefte aan workflows die de toegankelijkheid, consistentie en bruikbaarheid op de lange termijn waarborgen.

Zonder gestructureerde digitaliseringsworkflows kunnen organisaties te maken krijgen met:

• ontoegankelijke archieven
• versnipperde informatie
• inconsistente indexering
• operationele inefficiënties
• uitdagingen op het gebied van naleving en audits

Een gestructureerde, op bewaring gerichte workflow helpt organisaties om:

• De toegankelijkheid van gearchiveerde informatie te verbeteren
• Nalevingsgerichte omgevingen te ondersteunen
• De documentkwaliteit tijdens digitalisering te behouden
• De doorzoekbaarheid en bruikbaarheid te verbeteren
• De afhankelijkheid van fysieke archieven te verminderen
• Consistentie te creëren in archiefdigitaliseringsprojecten

Dit is vooral belangrijk in omgevingen waar historische waarde, toegankelijkheidseisen of regelgevende overwegingen bepalend zijn voor hoe informatie wordt beheerd.

Waar oplossingen voor digitale bewaring en naleving worden toegepast

Oplossingen voor digitale bewaring en naleving worden vaak gebruikt in omgevingen waar langdurige toegankelijkheid en gestructureerde digitalisering van belang zijn.

Typische toepassingen zijn onder meer:

• Digitaliseringsprojecten voor archieven
• Bewaring van historische collecties
• Toegankelijkheid van documenten met het oog op naleving
• Conversie van microfilm en verouderde archieven
• Digitalisering van gereguleerde documenten of documenten met verplichte langetermijnbewaring

Veelvoorkomende omgevingen:

• Culturele en Erfgoedinstellingen
• Overheidsarchieven
• Bibliotheken en onderzoeksinstellingen
• Academische en Onderwijsomgevingen
• Gereguleerde operationele omgevingen

Oplossingscomponenten

Oplossingen voor digitale bewaring en naleving combineren gespecialiseerde hardware, digitaliseringssoftware en diensten tot gestructureerde digitaliseringsworkflows.

• ‍Hardware
  Scantechnologieën geselecteerd op basis van:
  
  • documentformaat
  • belang van bewaring
  • eisen aan de beeldkwaliteit
  • omvang van de operatie
• ‍Software
  Software voor het vastleggen en verwerken van documenten, ontworpen ter ondersteuning van:
  
  • beeldoptimalisatie
  • structurering van metagegevens indexering
  • toegankelijkheid
  • consistentie in de workflow

Waar van toepassing kan Intelligent Document Processing workflows voor classificatie en extractie ondersteunen.

• ‍Diensten
  Dyanix ondersteunt op bewaring gerichte workflows door middel van:
  
  • workflowadvies
  • technologieselectie
  • implementatieondersteuning
  • training
  • doorlopende ondersteuning en optimalisatie

Dyanix zorgt ervoor dat digitaliseringsworkflows zijn afgestemd op operationele, toegankelijkheids- en op bewaring gerichte vereisten.

Hoe dit aansluit bij de bredere oplossing

Workflows voor digitale bewaring en naleving bouwen voort op gestructureerde digitaliserings- en documentverwerkingsomgevingen.

• Standaard documentworkflows
  Documentdigitalisering en -vastlegging ondersteunt de gestructureerde invoer van operationele documenten.

• Complexe en historische materialen
  Gespecialiseerde documentscanning ondersteunt boeken, archieven, kaarten en gegevens op microfilm die specifieke verwerkings- en vastleggingsworkflows vereisen.

• Classificatie en toegankelijkheid
  Intelligent Document Processing kan waar van toepassing indexering, classificatie en op toegankelijkheid gerichte workflows ondersteunen.

• Digitalisering van grote archiefvolumes
  Production Scanning Solutions ondersteunt grootschalige archiefconversie en gecentraliseerde verwerkingsomgevingen.

Dyanix integreert op bewaring gerichte digitalisering in bredere workflows die de toegankelijkheid, doorzoekbaarheid en bruikbaarheid op lange termijn verbeteren.

Ontworpen rond uw toegankelijkheids- en bewaarvereisten

Elke op bewaring gerichte omgeving heeft verschillende vereisten, afhankelijk van:

• de staat van de documenten
• historische waarde
• toegankelijkheidsdoelen
• overwegingen inzake naleving
• operationele workflows

Dyanix ondersteunt organisaties door middel van:

• beoordeling van documentcollecties
• ontwerp van workflows
• selectie van technologie
• implementatie van de oplossing en training van medewerkers
• doorlopende ondersteuning en optimalisatie

Onze aanpak richt zich op het creëren van gestructureerde digitaliseringsworkflows die de toegankelijkheid verbeteren en tegelijkertijd operationele en op bewaring gerichte vereisten ondersteunen.

Verbeter de toegankelijkheid van informatie op de lange termijn

Bij digitalisering gericht op bewaring gaat het om meer dan alleen het omzetten van documenten naar digitale bestanden. Het gaat erom ervoor te zorgen dat informatie op de lange termijn toegankelijk, doorzoekbaar en bruikbaar blijft.