IDP-software voor documentgestuurde processen

Handmatige documentverwerking kan de afhandeling van facturen, dossiers, klant-onboarding en andere operationele workflows vertragen. IDP-software zet documentinhoud om in gestructureerde, bruikbare data, zodat informatie kan worden gecontroleerd en afgeleverd bij de juiste bedrijfsapplicatie.

Het kan gescande documenten, pdf's, e-mails en digitale bijlagen verwerken. Afhankelijk van de workflow kan de software documenttypen identificeren, kerngegevens extraheren, validatieregels toepassen en de resulterende informatie doorsturen voor verdere verwerking.

Kies de juiste IDP-software

De juiste oplossing hangt af van de documenten die u ontvangt, de data die u moet vastleggen, de complexiteit van uw proces en de systemen die de informatie moeten ontvangen.

Kodak Info Input

Kodak Info Input is een schaalbaar platform voor capture en intelligente documentverwerking voor organisaties die informatie moeten vastleggen, classificeren, extraheren, valideren en routeren binnen grotere of complexere documentprocessen.

Het is geschikt voor workflows die configureerbare capture-processen, gecentraliseerd beheer, bedrijfsregels en integratie met bestaande bedrijfsapplicaties vereisen.

MetaServer van CaptureBites

MetaServer van CaptureBites automatiseert het extraheren en routeren van informatie uit gescande en digitale documenten. Het kan worden geconfigureerd voor operationele documenttypen zoals facturen, bonnetjes, pakbonnen, formulieren en correspondentie.

De flexibele workflowbenadering maakt het geschikt voor organisaties die repetitieve gegevensinvoer willen verminderen en documentverwerking willen koppelen aan ERP-, boekhoud-, workflow- of andere bedrijfsapplicaties.

Wat IDP-software kan automatiseren

IDP-software kan een reeks documentverwerkingstaken ondersteunen:

• Documenttypen identificeren en scheiden
• Extraheer kernvelden zoals factuurnummers, leveranciersgegevens, datums, bedragen, referenties of klantgegevens.
• Valideer geëxtraheerde informatie aan de hand van vooraf gedefinieerde regels of bestaande records
• Markeer uitzonderingen voor beoordeling als informatie ontbreekt of onduidelijk is
• Voeg gestructureerde metadata toe aan documenten
• Routeer documenten en gegevens naar de juiste bedrijfsapplicatie of workflow

Het resultaat is een consistenter proces, met minder handmatige verwerking en meer controle over uitzonderingen.

Typische toepassingen

IDP-software wordt veelal gebruikt voor:

• Verwerking van facturen en crediteurenadministratie
• Pakbonnen en bewijzen van aflevering
• Verwerking van claims, dossiers en aanvragen
• HR- en onboardingdocumenten voor medewerkers
• Klantcorrespondentie en formulieren
• Verwerking van contracten en archiefstukken
• Postkamer- en inkomende documentstromen

Van document naar bruikbare informatie

IDP vormt de schakel tussen documentinvoer en de bedrijfsapplicaties die de gegevens nodig hebben.

1. Documenten worden ontvangen
   Documenten komen het proces binnen via scanners, e-mails, uploadmappen of digitale kanalen.
   ‍
2. Inhoud wordt herkend
   De software herkent het documenttype en leest de relevante tekst en gegevens.
   ‍
3. Informatie wordt geëxtraheerd en gecontroleerd
   Vereiste velden worden vastgelegd, gevalideerd en waar nodig ter beoordeling aangeboden.
   ‍
4. Gegevens worden naar het juiste proces geleid
   Documenten en gestructureerde gegevens worden doorgestuurd naar ERP, boekhouding, workflow, CRM of andere bestaande applicaties.

Voor een bredere introductie tot deze aanpak, zie Intelligent Document Processing Solution

Implementatieondersteuning door Dyanix

Bij het selecteren van IDP-software gaat het niet alleen om het herkennen van tekst. De oplossing moet aansluiten bij uw documenttypes, afhandeling van uitzonderingen, gebruikersrollen, datavereisten en het integratielandschap.

Dyanix ondersteunt organisaties bij:

• Analyse van processen en documentstromen
• Softwareselectie en oplossingsontwerp
• Configuratie van workflows voor extractie, validatie en routering
• Integratie met bestaande bedrijfsapplicaties
• Testen, gebruikersbegeleiding en continue optimalisatie

Klantvoorbeeld: Santiago Peñaranda

Het Spaanse transportbedrijf Santiago Peñaranda heeft MetaServer van CaptureBites geïntroduceerd om de verwerking van brandstofbonnen, inkomende facturen en afleverbonnen te automatiseren.

De oplossing haalt informatie uit gescande en digitale documenten en koppelt de resulterende gegevens aan Microsoft Dynamics, waardoor handmatig werk in het boekhoudproces wordt verminderd.

Bespreek uw documentproces

Of u nu de factuurverwerking wilt automatiseren, handmatige gegevensinvoer wilt verminderen of de stroom inkomende documenten wilt verbeteren, Dyanix helpt u bij het identificeren van de IDP-software en de workflow-aanpak die bij uw bedrijfsvoering past.