La digitalización de archivos masivos en papel cumpliendo a la vez con los estrictos mandatos federales y las directrices de la FADGI supone un reto monumental para muchas instituciones dedicadas a la gestión de documentos gubernamentales y al cumplimiento normativo.  En este blog, descubrimos cómo la tecnología de vanguardia, ejemplificada por el escáner Kodak Alaris S3140 MAX, desempeñó un papel fundamental al permitir que una institución cumpliera con los requisitos normativos y revolucionara sus prácticas de gestión de documentos.

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La necesidad de cumplir la normativa

La institución en cuestión, ya abrumada con montañas de documentos en papel, también se enfrentaba a la urgente necesidad de cumplir con los mandatos federales y las directrices de la FADGI. Los mandatos M-19-21 y M-23-07 exigían la digitalización de todos los registros permanentes, mientras que las directrices de la FADGI establecían el estándar mínimo de calidad de imagen en el ámbito digital.

Consciente de la complejidad de la tarea, la institución solicitó asesoramiento estratégico a una consultoría informática especializada en servicios de gestión documental. El objetivo era racionalizar las operaciones y mejorar la productividad, al tiempo que se garantizaba el cumplimiento de la normativa.

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Retraso documental y retos operativos

El mayor reto para la institución era la enorme cantidad de documentos en papel que recibían: aproximadamente 80 cajas al mes, cada una con 2.000 documentos.  La naturaleza descentralizada de sus operaciones, que abarcaban varias oficinas satélites en todo el país, también planteaba desafíos logísticos, lo que   generaba elevados gastos de envío, por no hablar de los riesgos de seguridad.

Para hacer frente a este desafío, la consultora de TI Edge Digital Group utilizó las capacidades del Escáner Kodak i5250 FADGI y el Escáner Kodak S3140 MAX junto con el software de captura Pro de Kodak. Estas herramientas fueron fundamentales para procesar de forma eficiente una variedad de documentos, desde registros legales hasta archivos de personal, lo que les permitió en última instancia superar el abrumador volumen de trabajo atrasado con una velocidad impresionante.

Jon Stuck, director de Operaciones de Escaneado de Edge Digital Group, se refirió a los escáneres Kodak Alaris como "caballos de batalla" que manejaron sin esfuerzo los vastos archivos de papel, mostrando su tecnología de alimentador de documentos líder en el sector y su alto rendimiento. Los escáneres Kodak i5250 FADGI son capaces de funcionar tanto en modo FADGI como en modo no FADGI, ofreciendo a las agencias gubernamentales una eficiencia y flexibilidad sin precedentes. Esto garantiza la capacidad de satisfacer las demandas de salida presentes y futuras con confianza.

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Resultados que hablan por sí solos

El camino hacia el progreso sostenible implicaba establecer nuevos protocolos y procedimientos para agilizar el proceso de digitalización. Desde los formularios de cumplimiento del programa hasta la validación posterior al escaneado mediante Kodak Capture Pro-Software, cada paso se diseñó meticulosamente para mejorar la seguridad, la precisión y la eficacia de los registros.

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Conclusión

Estos esfuerzos de colaboración entre Edge Digital Group y Kodak Alaris han dado resultados notables, impulsando a la institución hacia la eliminación de su retraso y allanando el camino para una infraestructura digital preparada para el futuro. Esta historia de éxito se erige como un modelo para otras instituciones que se enfrentan a retos similares, destacando el poder transformador de la colaboración y la tecnología innovadora.

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