Die Digitalisierung umfangreicher Papierarchive bei gleichzeitiger Einhaltung strenger Bundesvorgaben und FADGI-Richtlinien stellt für viele Institutionen, die im Bereich der staatlichen Dokumentenverwaltung und der Einhaltung von Vorschriften tätig sind, eine gewaltige Herausforderung dar.  In diesem Blog erfahren Sie, wie der Kodak Alaris S3140 MAX Scanner als Beispiel dafür diente, dass eine Institution die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und ihr Dokumentenmanagement revolutionieren konnte.

Der Bedarf an Compliance

Die betreffende Einrichtung, die bereits mit Bergen von Papierdokumenten überfordert war, sah sich auch mit der dringenden Notwendigkeit konfrontiert, die Bundesvorgaben und die FADGI-Richtlinien einzuhalten. Die Mandate M-19-21 und M-23-07 verlangten die Digitalisierung aller ständigen Unterlagen, während die FADGI-Richtlinien den Mindeststandard für die Bildqualität im digitalen Bereich vorgaben.

Die Institution erkannte die Komplexität der Aufgabe und wandte sich an ein IT-Beratungsunternehmen, das auf Dokumentenmanagementdienste spezialisiert ist. Gemeinsam wurde versucht, die Abläufe im Betrieb zu rationalisieren, die Produktivität zu verbessern und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Dokumentenrückstand und Herausforderungen im Betrieb

Die größte Herausforderung für die Einrichtung war die schiere Anzahl der eingehenden Papierdokumente - etwa 80 Kartons pro Monat, die jeweils 2000 Stück Papier enthielten. Der dezentralisierte Betrieb mit mehreren Außenstellen im ganzen Land stellte auch eine logistische Herausforderung dar und verursachte hohe Transportkosten, ganz zu schweigen von den Sicherheitsrisiken.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, nutzte das IT-Beratungsunternehmen Edge Digital Group die Möglichkeiten des Kodak i5250 FADGI Scanners und des Kodak S3140 MAX Scanners zusammen mit der  Erfassungssoftware Kodak Capture Pro. Diese Tools waren bei der effizienten Verarbeitung verschiedenster Dokumente - von Rechtsakten bis hin zu Personalakten - von entscheidender Bedeutung und ermöglichten es dem Unternehmen, den beängstigenden Rückstand mit beeindruckender Geschwindigkeit zu überwinden.

Jon Stuck, Director of Scanning Operations bei der Edge Digital Group, bezeichnete die Kodak Alaris Scanner als "Arbeitstiere", die mühelos die riesigen Papierarchive bearbeiteten und dabei ihre branchenführende Dokumentenzufuhrtechnologie und ihren hohen Durchsatz unter Beweis stellten. Die Kodak i5250 FADGI-Scanner können sowohl im FADGI- als auch im Nicht-FADGI-Modus arbeiten und bieten den Behörden eine beispiellose Effizienz und Flexibilität. Dies garantiert die Fähigkeit, gegenwärtige und zukünftige Scanausgaben mit Zuversicht zu erfüllen.

Ergebnisse, die für sich sprechen

Der Weg zu nachhaltigem Fortschritt führte über die Einführung neuer Protokolle und Verfahren zur Rationalisierung des Digitalisierungsprozesses. Von den Complianceformularen zur  bis hin zur Validierung nach dem Scannen mit der Kodak Capture Pro Software wurde jeder Schritt sorgfältig geplant, um die Sicherheit, Genauigkeit und Effizienz der Aufzeichnungen zu verbessern.

Schlussfolgerung

Die Zusammenarbeit zwischen der Edge Digital Group und Kodak Alaris hat zu bemerkenswerten Ergebnissen geführt, die die Institution bei der Beseitigung ihres Rückstands voranbringen und den Weg für eine zukunftsfähige digitale Infrastruktur ebnen. Diese Erfolgsgeschichte hat Modellcharakter für andere Institutionen, die mit ähnlichen Herausforderungen zu kämpfen haben, und verdeutlicht die transformative Kraft von Zusammenarbeit und innovativer Technologie.

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