Atteindre l'excellence en matière de gestion documentaire grâce aux solutions Kodak Alaris

La numérisation d'archives  volumineuses tout en respectant les mandats fédéraux stricts et les directives FADGI représente un défi de taille pour de nombreuses institutions actives dans le domaine de la gestion des documents administratifs et de la conformité réglementaire. Dans cet article, nous dévoilons comment une technologie de pointe, incarnée par le scanner Kodak Alaris S3140 MAX, a joué un rôle clé en permettant à une institution de satisfaire aux exigences réglementaires et de révolutionner ses pratiques de gestion documentaire.

La nécessité de se conformer aux exigences réglementaires

Déjà submergée par des montagnes de documents en papier, l'institution en question était également confrontée à la nécessité urgente de se conformer aux mandats fédéraux et aux directives de  FADGI. Les mandats M-19-21 et M-23-07 exigeaient la numérisation de tous les dossiers permanents, tandis que les directives de la FADGI imposaient une qualité d'image minimale dans le domaine numérique.

Consciente de la complexité de la tâche à accomplir, l'institution a sollicité les conseils stratégiques d'un cabinet de conseil en informatique spécialisé dans les services de gestion documentaire. Ensemble, ils ont cherché à rationaliser les opérations et à améliorer la productivité, tout en garantissant la conformité réglementaire.

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Retard dans le traitement des documents et défis opérationnels

Le principal défi pour l'institution concernait le volume important de documents papier reçus : environ 80 cartons par mois, chacun contenant 2 000 feuilles. La nature décentralisée de ses activités, réparties entre plusieurs antennes à travers le pays, posait également des défis logistiques, entraînant des frais d'expédition élevés, sans parler des risques liés à la sécurité.

Pour relever ces défis, le cabinet de conseil en informatique Edge Digital Group a exploité les capacités du scanner Kodak i5250 FADGI et du scanner Kodak S3140 MAX, associés au logiciel Kodak Capture Pro. Ces outils ont joué un rôle déterminant dans le traitement efficace de documents variés, allant des dossiers juridiques aux dossiers du personnel, leur permettant finalement de venir à bout de ce retard considérable à une vitesse flagrante.

Jon Stuck, directeur des opérations de numérisation chez Edge Digital Group, a qualifié les scanners Kodak Alaris de « chevaux de bataille » capables de traiter sans effort les vastes archives papier, mettant en avant leur technologie de chargeur de documents à la pointe du secteur et leur débit élevé. Les scanners Kodak i5250 FADGI peuvent fonctionner aussi bien en mode FADGI qu'en mode non-FADGI, offrant ainsi aux agences gouvernementales une efficacité et une flexibilité inégalées. Cela garantit la capacité de répondre en toute confiance aux exigences de production actuelles et futures.

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Des résultats qui en disent long

La voie vers un progrès durable est passée par la mise en place de nouveaux protocoles et procédures visant à rationaliser le processus de numérisation. Des formulaires de conformité du programme à la validation post-numérisation à l'aide du logiciel Kodak Capture Pro, chaque étape a été minutieusement conçue pour renforcer la sécurité, la précision et l'efficacité des archives.

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Conclusion

Cette collaboration entre Edge Digital Group et Kodak Alaris a donné des résultats remarquables, permettant à l'établissement de progresser en rattrapant son retard et en ouvrant la voie à une infrastructure numérique prête pour l'avenir. Cette réussite constitue un exemple à suivre pour d'autres établissements confrontés à des défis similaires, soulignant le pouvoir transformateur de la collaboration et des technologies innovantes.

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Une assistance sur mesure et adaptée à vos besoins

Spécialisée dans les solutions de numérisation, Dyanix propose une gamme complète de services pour les modèles Kodak S2085f, Kodak S3140 et Kodak i5250. Nos services d'installation sur site garantissent un entretient d’expert , des extensions de garantie, une configuration efficace des scanners et des services de formation dans toute la région EMEA. Grâce aux scanners Kodak, Dyanix peut faciliter la numérisation de vos documents papier en toute transparence. Que vous ayez besoin d'une simple intervention sur site, d'une maintenance préventive ou d'une extension de garantie, Dyanix propose des solutions sur mesure pour répondre à vos besoins spécifiques.

En savoir plus sur le Kodak S3140 Max et le Kodak i5250 (bouton) https://www.dyanix.com/en/capture-solutions-dyanix/dyanix-hardware-solutions?f%5B0%5D=category%3A171& f%5B1%5D=category%3A174&f%5B2%5D=document_size%3A261&f%5B3%5D=manufacturer%3A207&f%5B4%5D=multi_feed_detection%3A1&f%5B5%5D=scanning_speed%3A90

N'hésitez pas à contacter notre équipe pour discuter de la manière dont Dyanix peut vous aider à améliorer vos solutions de gestion documentaire. Améliorez votre expérience de numérisation en nous contactant dès aujourd'hui et laissez-nous devenir votre partenaire  afin d’atteindre l'excellence en matière de numérisation.

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