4 formas en las que Microsoft 365 ayuda a los profesionales de RR. HH.

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En los últimos tiempos, hemos visto cómo cada vez más empresas han comenzado a utilizar Microsoft 365 como parte de sus soluciones de entorno de trabajo digital. También conocida como Office 365, esta plataforma basada en la nube ofrece una amplia variedad de herramientas esenciales para el espacio de trabajo en línea, entre las que se incluyen Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, Power Platform y muchas más.

Microsoft 365 ofrece a los usuarios una amplia variedad de ventajas, desde impulsar la eficiencia hasta fomentar la colaboración y permitirles llevar a cabo una transformación digital completa. También ha sido de vital importancia a la hora de facilitar el teletrabajo durante la reciente pandemia mundial.

Microsoft 365, una plataforma versátil y potente, puede tener un impacto transformador en casi todas las funciones de una organización. Ha demostrado ser especialmente útil para funciones de apoyo como las de TI, marketing y recursos humanos (RR. HH.).

De hecho, la creciente implantación de Microsoft 365 es una gran noticia para este último grupo de profesionales en particular, ya que permite una mayor eficiencia en los procesos básicos de RR. HH., al tiempo que respalda objetivos como la mejora de la experiencia de los empleados.

En la siguiente entrada, analizaremos en profundidad solo algunas de las numerosas funciones que ofrece Microsoft 365 para que comprendas mejor cómo beneficia la plataforma a las funciones de RR. HH.

¿Cómo ayuda Microsoft 365 a los profesionales de RR. HH.?

A nivel general, Microsoft 365 apoya a los profesionales y equipos de RR. HH. en cuatro áreas principales:

1. Mejora de la experiencia de los empleados

Hoy en día existe una mayor conciencia de la importancia de lo que se conoce como «experiencia de los empleados»: la experiencia global que una persona tiene con su empresa a través de diversos puntos de contacto. Las pruebas nos han demostrado cómo esto puede tener un impacto considerable en aspectos como la retención del talento y la capacidad de atraer a nuevas personas a una organización.

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 Una evaluación de la experiencia de los empleados implica realizar un análisis holístico y estratégico de la Propuesta de Valor para el Empleado (EVP) que se ofrece a lo largo de la trayectoria de una persona en la empresa. Esto incluye examinar detenidamente el espacio de trabajo de los empleados y conocer las experiencias cotidianas de las personas con la tecnología.

En este sentido, Microsoft 365 puede desempeñar un papel decisivo a la hora de mejorar la experiencia diaria de los empleados en el espacio de trabajo digital. Se pueden mejorar considerablemente procesos importantes como la incorporación o el aprendizaje y el desarrollo, y la plataforma también puede ayudar a fomentar una cultura organizativa más saludable que, inevitablemente, tendrá un impacto positivo en la experiencia de los empleados.

2. Impulsar la productividad

Fomentar prácticas, servicios y asistencia más eficientes debe ser una prioridad constante para cualquier departamento de RR. HH. Teniendo esto en cuenta, Microsoft 365 puede desempeñar un papel significativo para que esto suceda, transformando y, en algunos casos, revolucionando una serie de procesos fundamentales de RR. HH. Permite hacerlo de las siguientes maneras:

· Impulsar la estandarización de las prácticas de RR. HH. en las organizaciones más grandes, garantizando que todo el mundo tenga acceso a la información y los documentos adecuados.

· Aliviar la presión de los atareados equipos de apoyo de RR. HH. mediante la digitalización de procesos manuales o basados en el correo electrónico, como la solicitud de vacaciones anuales, mejorando así la productividad y proporcionando herramientas e información que ayudan a impulsar el autoservicio.

· Utilizar la automatización para agilizar las transacciones de RR. HH. y proporcionar información a los empleados, utilizando herramientas como los chatbots.

· Utilizar Power BI para proporcionar paneles de informes sobre el personal y análisis de la plantilla.

3. Apoyar el teletrabajo

Ofrecer a los empleados la posibilidad de elegir dónde trabajar —ya sea desde casa o desde otra ubicación— siempre ha sido una opción atractiva para las personas. Las plataformas de espacio de trabajo virtual, como Microsoft 365, llevan varios años impulsando la evolución del espacio de trabajo híbrido, haciendo realidad la perspectiva del teletrabajo para cada vez más personas en todo el mundo. Sin embargo, fue la pandemia de 2020 la que realmente supuso el momento de cambio, disparando exponencialmente la demanda de un espacio de trabajo virtual de alta calidad que permita a las personas trabajar de forma flexible y a distancia. La revolución del teletrabajo ha sido profunda y seguirá formando parte de nuestras vidas en un mundo pospandémico.

4. Fomentar la colaboración en el equipo de RR. HH. Microsoft 365 incluye varias herramientas, como Yammer, Microsoft Teams y SharePoint, que permiten a los equipos de RR. HH. comunicarse, colaborar en proyectos clave, coordinar sus actividades y acceder a documentos. En grandes organizaciones repartidas por múltiples ubicaciones, estas herramientas ayudan a acercar mucho más las funciones de RR. HH., aprovechando al máximo el espacio de trabajo virtual al hacer posible trabajar como parte de un equipo mucho más compacto.

¿Cómo ayuda una plataforma como Workspace 365 a los profesionales de RR. HH.?

Un problema frecuente con Microsoft 365 es que a menudo puede resultar complicado para las personas que intentan familiarizarse con la enorme variedad de herramientas y funciones que ofrece. El gran volumen de estas, muchas de las cuales facilitan nuevas formas de trabajar, puede resultar a veces abrumador, y se necesitan gobernanza, coordinación y gestión del cambio para sacar el máximo partido a la plataforma.

Por este motivo, muchas organizaciones optan por maximizar el retorno de la inversión con Microsoft 365 adquiriendo un producto de espacio de trabajo digital que lo complemente, ofreciendo una experiencia global más adaptada a las necesidades específicas de sus empleados. Una plataforma como Workspace 365 puede resultar enormemente beneficiosa para los equipos de RR. HH., ya que les permite crear exactamente el tipo de experiencia digital para los empleados que desean sin tener que sacrificar ninguna de las ventajas de Microsoft 365.

Veamos algunas de las formas en que plataformas como Workspace 365 pueden ayudar a los equipos de RR. HH. a llevar a cabo sus tareas diarias.

1. Reunir todo lo que necesitas en un solo lugar

Una de las quejas más comunes que tienen las personas sobre su espacio de trabajo en línea es que está demasiado fragmentado. Los empleados a menudo tienen que trabajar con varias aplicaciones diferentes dependiendo de la tarea, la información a veces está oculta en silos y,

en consecuencia, se pierde una enorme cantidad de tiempo.

Workspace 365 te permite crear un único entorno de trabajo digital, integral y seguro, en el que los empleados utilizan el inicio de sesión único para acceder a varias aplicaciones diferentes, encontrar información y realizar tareas. Las personas ya no tienen que lidiar con la frustración de tener que saltar entre múltiples plataformas para encontrar lo que necesitan para realizar su trabajo. Esto contribuye a una mejor experiencia general de los empleados, ya que reconocen que el espacio de trabajo virtual les resulta útil, reduciendo la sobrecarga de información y aumentando su nivel general de productividad.

2. Fomentar la adopción de herramientas de Microsoft 365 que impulsan la eficiencia

Workspace 365 fomenta la adopción de herramientas y elementos de un espacio de trabajo de SharePoint que le permiten optimizar eficazmente los procesos de RR. HH. y promover el autoservicio de los empleados. Al destacar estas herramientas, facilitar el acceso mediante el inicio de sesión único y compartir recursos de «cómo hacer», puede organizar su departamento en torno a las soluciones de espacio de trabajo digital que elija.

Dentro del espacio de trabajo, también puede integrar Microsoft Forms o Power Apps para investigar el índice de satisfacción de sus empleados, permitirles solicitar vacaciones anuales o presentar reclamaciones.

3. Facilitar el acceso a documentos y políticas clave

Workspace 365 proporciona un fácil acceso a archivos e información clave, al tiempo que fomenta el autoservicio de los empleados y la estandarización de las prácticas de RR. HH. Esto elimina la confusión, evita la posibilidad de encontrar documentos obsoletos y reduce en gran medida el tiempo que los trabajadores de RR. HH. dedican a atender preguntas básicas y rutinarias.

Puede crear uno o varios mosaicos en el espacio de trabajo digital que muestren documentos importantes, como manuales del empleado, descripciones de puestos, formularios de evaluación del rendimiento, escalas salariales, información sobre condiciones laborales y mucho más.

4. Utilizar la segmentación de contenidos para garantizar que los diferentes puestos y ubicaciones tengan acceso a la información de RR. HH. adecuada

El uso de una plataforma de espacio de trabajo virtual como Workspace 365 le permite

centralizar toda la comunicación y la información, al tiempo que garantiza que el contenido proporcionado sea relevante para los respectivos puestos, ubicaciones y divisiones que conforman su organización. La segmentación de contenidos basada en grupos de Active Directory significa que los responsables que deben llevar a cabo procesos específicos de RR. HH., los empleados de diferentes oficinas que utilizan sistemas de RR. HH. distintos y los grupos que trabajan en varios idiomas solo verán la información que les resulte relevante.

5. Proporcionar actualizaciones y notificaciones de RR. HH. en un solo lugar

Los empleados suelen verse inundados de correos electrónicos de RR. HH. con recordatorios, solicitudes, aprobaciones y actualizaciones. Además de resultar abrumador, esto implica que la información importante puede perderse fácilmente entre el mar de mensajes generales de la bandeja de entrada o crear cuellos de botella en los procesos de aprobación.

Con Workspace 365, los empleados y los responsables pueden utilizar el Centro de anuncios para reunir todas las actualizaciones y notificaciones de RR. HH. en un único lugar, lo que les permite realizar sus tareas con mayor rapidez y productividad.

6. Uso de microaplicaciones para fomentar el autoservicio de RR. HH. Workspace 365 puede ayudarte a crear microaplicaciones personalizadas que son excelentes para promover el autoservicio en tareas clave de RR. HH., como reservar vacaciones anuales, registrar un ticket de asistencia, organizar evaluaciones de rendimiento, revisar la formación obligatoria y mucho más.

Al integrar tus sistemas de RR. HH., puedes crear microaplicaciones que ayuden a los empleados a realizar sus tareas más rápidamente, sin tener que acceder a los propios sistemas de RR. HH.

7. Uso de chatbots para reducir la carga de trabajo del personal de asistencia de RR. HH.

Los chatbots utilizan la IA y el procesamiento del lenguaje natural para permitir a los empleados encontrar información y realizar transacciones con un estilo de conversación más natural.

La plataforma Workspace 365 puede incorporar un chatbot de asistencia de RR. HH., lo que alivia en gran medida la presión sobre los atareados servicios de asistencia de RR. HH. Lo hace automatizando tareas sencillas como registrar un ticket, dirigir a las personas a las preguntas frecuentes y proporcionar otra información relevante para sus consultas.

8. Apoyo al teletrabajo

El teletrabajo va a desempeñar un papel cada vez más importante en el futuro en el mundo pospandémico. Workspace 365 ofrece un entorno de trabajo híbrido seguro al que se puede acceder desde cualquier lugar y que no tiene ningún problema en admitir todo tipo de capacidades de teletrabajo ampliadas. El espacio de trabajo se adapta automáticamente al rol, dispositivo, ubicación, sistema operativo y navegador de cada empleado.

9. Incorporación de empleados

Un proceso clave para los profesionales de RR. HH. es la incorporación de empleados. Se ha demostrado que, cuando se lleva a cabo correctamente, reduce de forma efectiva la rotación de personal. Además, hace que los nuevos empleados se sientan más bienvenidos y fomenta la eficiencia al ponerlos al día sobre cómo funcionan las cosas en su empresa.

Workspace 365 ayuda a reunir en un solo lugar toda la información, las listas de verificación y los formularios que necesitan los nuevos empleados. Incluso es posible darles acceso a la plataforma antes de su primer día para asegurarse de que empiecen con buen pie.

10. Proporcionar recursos para los profesionales de RR. HH.

Workspace 365 acerca a los empleados de RR. HH. al proporcionarles un espacio de trabajo virtual específico donde tienen acceso a todos los recursos, sistemas y documentos que necesitan para realizar su trabajo. Permite, en particular, que los equipos globales de RR. HH. estén más conectados, ofreciéndoles la posibilidad de colaborar y comunicarse de forma eficaz entre múltiples ubicaciones.

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Solicita una demostración gratuita de Workspace 365

Como muchos profesionales de RR. HH. ya están descubriendo, la integración de Microsoft 365 y Workspace 365 en las soluciones de espacio de trabajo digital de una empresa puede tener un impacto transformador en la experiencia general de los empleados.

Cada vez más organizaciones disfrutan de las ventajas que ofrecen estas plataformas, lo que les permite impulsar la productividad general y alcanzar todo tipo de objetivos estratégicos y operativos en el espacio de trabajo virtual.

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Sin embargo, no debe limitarse a creer en nuestra palabra. Recuerde que la mejor manera de conocer Workspace 365 es probarlo usted mismo y solicitar una demostración gratuita.