Steeds meer organisaties baseren hun digitale werkplek op Microsoft 365 (tot voor kort ook bekend als Office 365), een cloudplatform dat een enorme verscheidenheid aan essentiële werkplektools omvat, waaronder Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, het Power Platform en meer. Microsoft 365 biedt een breed scala aan voordelen, van het stimuleren van efficiëntie en het ondersteunen van samenwerking tot het mogelijk maken van volledige digitale transformatie; het is de laatste tijd ook van cruciaal belang gebleken bij het faciliteren van werken op afstand tijdens de laatste pandemie.

Microsoft 365 is een veelzijdig en krachtig platform dat een positieve invloed kan hebben op vrijwel elke functie binnen een organisatie. Het is met name nuttig voor ondersteunende afdelingen zoals IT, Communicatie en HR; Microsoft 365 is zelfs uitstekend nieuws voor HR-professionals, omdat het hen helpt de efficiëntie van kernprocessen binnen HR te verhogen en tegelijkertijd diepere HR-gerelateerde doelstellingen ondersteunt, zoals het bieden van een sterke werknemerservaring.

In dit bericht gaan we onderzoeken waarom en hoe Microsoft 365 HR-afdelingen helpt.

Hoe helpt Microsoft 365 HR-professionals?

Op macroniveau ondersteunt Microsoft 365 HR-professionals en -teams op vier belangrijke gebieden:

1. Verbetering van de werknemerservaring

Er is tegenwoordig een groeiend besef van het belang van wat bekend staat als de werknemerservaring – de algehele ervaring die iemand met zijn of haar bedrijf heeft via verschillende contactpunten. Uit onderzoek is gebleken dat dit een aanzienlijke impact kan hebben op zaken als het behoud van talent en het vermogen om nieuwe mensen aan te trekken voor een organisatie.

Een evaluatie van de werknemerservaring houdt in dat er holistisch en strategisch wordt gekeken naar de Employee Value Proposition (EVP) die wordt aangeboden gedurende de hele tijd dat iemand bij een bedrijf werkt. Dit houdt onder meer in dat de werkplek van de medewerker onder de loep wordt genomen en dat er wordt gekeken naar de dagelijkse ervaringen van mensen met technologie.  

In die zin kan Microsoft 365 een succesvolle rol spelen bij het verbeteren van de dagelijkse ervaring van medewerkers met de digitale werkplek. Belangrijke processen zoals onboarding of leren & ontwikkeling kunnen aanzienlijk worden verbeterd, en het platform kan ook helpen bij het koesteren van een gezondere organisatiecultuur die onvermijdelijk een positieve impact zal hebben op de werknemerservaring.

2. Productiviteit stimuleren

Het stimuleren van efficiëntere werkwijzen, diensten en ondersteuning moet een constante prioriteit zijn voor elke HR-afdeling. Met dit in gedachten kan Microsoft 365 een belangrijke rol spelen om dit te realiseren door een aantal kernprocessen van HR te transformeren en in sommige gevallen te revolutioneren. Het stelt u in staat dit op de volgende manieren te doen:

• Het stimuleren van de standaardisatie van HR-praktijken binnen grotere organisaties door ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie en documenten.

• De druk wegnemen bij drukke HR-ondersteuningsteams door handmatige of e-mailgebaseerde processen, zoals het boeken van jaarlijks verlof, te digitaliseren, waardoor de productiviteit wordt verbeterd en tools en informatie worden geboden die selfservice stimuleren.

• Automatisering gebruiken om HR-transacties te stroomlijnen en informatie aan werknemers te verstrekken, met behulp van tools zoals chatbots.

• Gebruik van Power BI om rapportagedashboards te bieden voor personeels- en workforce-analyses.

3. Ondersteuning van smart working

Medewerkers de keuze geven waar ze werken – of dat nu thuis is of op een andere locatie – is altijd een aantrekkelijke optie voor mensen geweest. Virtuele werkruimteplatforms zoals Microsoft 365 stimuleren al een aantal jaren de evolutie van de hybride werkplek, waardoor het vooruitzicht van smart working voor steeds meer mensen over de hele wereld werkelijkheid wordt. Het was echter de pandemie in 2020 die echt voor het omslagpunt zorgde en de vraag naar een hoogwaardige virtuele werkplek waar mensen flexibel en op afstand kunnen werken, exponentieel deed toenemen. De revolutie op het gebied van slim werken is ingrijpend geweest en zal ook in een post-pandemische wereld deel blijven uitmaken van ons leven.

4. Samenwerking binnen het HR-team bevorderen

Microsoft 365 bevat verschillende tools, zoals Yammer, Microsoft Teams en SharePoint, waarmee HR-teams kunnen communiceren, samenwerken aan belangrijke projecten, hun activiteiten kunnen coördineren en toegang hebben tot documenten. In grote organisaties die verspreid zijn over meerdere locaties, helpen deze tools om HR-functies veel dichter bij elkaar te brengen. Ze benutten het volledige potentieel van de virtuele werkplek door het mogelijk te maken om te werken als onderdeel van een veel compacter team.

Hoe ondersteunt een platform als Workspace 365 HR-professionals?

Een veelvoorkomend probleem met Microsoft 365 is dat het vaak lastig kan zijn voor mensen die grip willen krijgen op de enorme verscheidenheid aan aangeboden tools en functies. De enorme hoeveelheid daarvan, waarvan vele nieuwe manieren van werken mogelijk maken, kan soms overweldigend zijn, en governance, coördinatie en verandermanagement zijn nodig om het platform optimaal te benutten.

Om deze reden kiezen veel organisaties ervoor om het rendement op hun investering in Microsoft 365 te maximaliseren door een digitaal werkruimteproduct aan te schaffen dat hiernaast staat, waardoor een algehele ervaring wordt geboden die beter is afgestemd op de specifieke behoeften van hun medewerkers. Een platform als Workspace 365 kan enorm voordelig zijn voor HR-teams, omdat het hen in staat stelt precies het soort digitale werknemerservaring te creëren dat ze willen, zonder dat ze daarvoor de voordelen van Microsoft 365 hoeven op te offeren.

Boek een demo

Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop platforms zoals Workspace 365 HR-teams kunnen helpen bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken.

1. Alles wat je nodig hebt op één plek

Een van de meest voorkomende klachten die mensen hebben over hun online werkruimte is dat deze veel te gefragmenteerd is. Medewerkers moeten vaak met verschillende applicaties werken, afhankelijk van de taak, informatie zit soms verborgen in silo’s en daardoor gaat er enorm veel tijd verloren.  

Met Workspace 365 creëert u één allesomvattende en veilige digitale werkomgeving waar medewerkers via Single Sign-On toegang krijgen tot verschillende apps, informatie vinden en taken uitvoeren. Mensen hoeven niet langer te worstelen met de frustratie dat ze tussen meerdere platforms moeten schakelen om te vinden wat ze nodig hebben om hun werk te doen. Dit draagt bij aan een betere algehele werknemerservaring, omdat mensen merken dat de virtuele werkplek voor hen werkt, waardoor informatie-overload wordt verminderd en hun algehele productiviteit toeneemt.

2. Ondersteuning van de implementatie van Microsoft 365-tools die de efficiëntie verhogen

Workspace 365 ondersteunt de implementatie van tools en elementen van een SharePoint-werkruimte waarmee u HR-processen effectief kunt stroomlijnen en zelfbediening door medewerkers kunt stimuleren. Door deze tools onder de aandacht te brengen, gemakkelijke toegang te bieden via Single Sign-On en handleidingen te delen, kunt u uw afdeling opbouwen rond de digitale werkplekoplossingen van uw keuze.

Binnen de werkruimte kunt u ook Microsoft Forms of Power Apps integreren om de tevredenheid van uw medewerkers te peilen en hen in staat te stellen verlof aan te vragen of declaraties in te dienen.

3. Gemakkelijke toegang bieden tot belangrijke documenten en beleidsregels

Workspace 365 biedt gemakkelijke toegang tot belangrijke bestanden en informatie, terwijl het tegelijkertijd zelfbediening door medewerkers en de standaardisatie van HR-praktijken stimuleert. Dit voorkomt verwarring, elimineert de kans op verouderde documenten en vermindert aanzienlijk de tijd die HR-medewerkers besteden aan het beantwoorden van basis- en routinevragen.  

U kunt op de digitale werkplek een of meerdere tegels aanmaken die belangrijke documenten weergeven, zoals personeelshandboeken, functieomschrijvingen, beoordelingsformulieren, salarisschalen, informatie over arbeidsvoorwaarden en nog veel meer.

4. Gebruik van content targeting om ervoor te zorgen dat verschillende functies en locaties toegang hebben tot de juiste HR-informatie

Door gebruik te maken van een virtueel werkruimteplatform zoals Workspace 365 kunt u alle communicatie en informatie centraliseren en er tegelijkertijd voor zorgen dat de aangeboden content relevant is voor de respectievelijke functies, locaties en afdelingen waaruit uw organisatie bestaat. Contenttargeting op basis van Active Directory-groepen houdt in dat managers die specifieke HR-processen moeten uitvoeren, medewerkers in verschillende kantoren die afzonderlijke HR-systemen gebruiken, en groepen die in meerdere talen werken, alleen de informatie te zien krijgen die voor hen relevant is.

5. HR-updates en meldingen samen op één plek aanbieden

Medewerkers worden vaak overspoeld met e-mails van HR met herinneringen, verzoeken, goedkeuringen en updates. Dit is niet alleen overweldigend, maar betekent ook dat belangrijke informatie gemakkelijk verloren kan gaan in de zee van algemene inboxruis of knelpunten kan veroorzaken bij goedkeuringsprocessen.

Met Workspace 365 kunnen medewerkers en managers gebruikmaken van het Aankondigingscentrum om alle HR-updates en meldingen samen te brengen op één handige plek, waardoor ze taken sneller en productiever kunnen uitvoeren.

6. Micro-apps gebruiken om HR-zelfservice te stimuleren

Workspace 365 kan u helpen bij het bouwen van aangepaste micro-apps die uitstekend geschikt zijn voor het bevorderen van selfservice voor belangrijke HR-taken, zoals het boeken van jaarlijks verlof, het indienen van een supportticket, het organiseren van functioneringsgesprekken, het bekijken van verplichte trainingen en nog veel meer.

Door uw HR-systemen te integreren, kunt u micro-apps maken die medewerkers helpen om dingen sneller gedaan te krijgen, zonder dat ze daadwerkelijk toegang hoeven te hebben tot de HR-systemen zelf.

7. Chatbots inzetten om de werkdruk van drukke HR-medewerkers te verminderen

Chatbots maken gebruik van AI en natuurlijke taalverwerking, zodat medewerkers informatie kunnen vinden en transacties kunnen uitvoeren via een meer natuurlijke gespreksstijl.  

Het Workspace 365-platform kan een HR-supportchatbot integreren, wat de druk op drukke HR-helpdesks aanzienlijk verlicht. Dit gebeurt door eenvoudige taken te automatiseren, zoals het aanmaken van een ticket, mensen doorverwijzen naar FAQ's en het verstrekken van andere informatie die relevant is voor hun vragen.

8. Ondersteuning van werken op afstand

Werken op afstand gaat in de post-pandemische wereld een steeds belangrijkere rol spelen. Workspace 365 biedt een veilige hybride werkomgeving die overal toegankelijk is en zonder problemen allerlei uitgebreide mogelijkheden voor werken op afstand ondersteunt. De werkomgeving past zich automatisch aan de individuele rol, het apparaat, de locatie, het besturingssysteem en de browser van elke medewerker aan.

9. Onboarding van medewerkers

Een belangrijk proces voor HR-professionals is de onboarding van medewerkers. Als dit goed wordt uitgevoerd, blijkt het het personeelsverloop effectief te verminderen. Het zorgt er ook voor dat nieuwe medewerkers zich meer welkom voelen en verhoogt de efficiëntie door hen snel op de hoogte te brengen van hoe het er bij uw bedrijf aan toe gaat.  

Workspace 365 helpt alle informatie, checklists en formulieren die nieuwe medewerkers nodig hebben op één plek samen te brengen. Het is zelfs mogelijk om hen al vóór hun eerste werkdag toegang tot het platform te geven, zodat ze meteen aan de slag kunnen.

10. Hulpbronnen bieden voor HR-professionals

Workspace 365 brengt HR-medewerkers dichter bij elkaar door hen een gerichte virtuele werkruimte te bieden waar ze toegang hebben tot alle hulpbronnen, systemen en documenten die ze nodig hebben om hun werk te doen. Het stelt met name wereldwijde HR-teams in staat om beter verbonden te blijven, door hen de mogelijkheid te bieden om effectief samen te werken en te communiceren tussen meerdere locaties.

Plan een gratis proefperiode van Workspace 365

Zoals veel HR-professionals al ontdekken, kan de integratie van Microsoft 365 en Workspace 365 in de digitale werkplekoplossingen van een bedrijf een transformatieve impact hebben op de algehele ervaring van medewerkers.

Steeds meer organisaties profiteren van de voordelen die deze platforms te bieden hebben, waardoor ze de algehele productiviteit kunnen verhogen en allerlei strategische en operationele doelstellingen in de virtuele werkruimte kunnen realiseren.  

U hoeft ons echter niet zomaar op ons woord te geloven. Vergeet niet dat de beste manier om Workspace 365 te ervaren, is door het zelf te proberen.