Comment Microsoft 365 et Office 365 aident les professionnels des RH

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De plus en plus d'organisations basent leur environnement de travail numérique sur Microsoft 365 (également connu récemment sous le nom d'Office 365), une plateforme basée sur le cloud qui comprend une grande variété d'outils essentiels pour le lieu de travail, notamment Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, la Power Platform et bien plus encore. Microsoft 365 offre un large éventail d'avantages, allant de l'amélioration de l'efficacité au soutien de la collaboration, en passant par la facilitation de la transformation numérique complète; il s'est également avéré essentiel récemment pour faciliter le travail à distance pendant la pandémie actuelle.

Microsoft 365 est une plateforme diverse et puissante qui a le potentiel d'avoir un impact positif sur presque tous les rôles au sein d'une organisation. Elle est particulièrement utile pour les fonctions de support telles que l'informatique, la communication et les RH ; en fait, Microsoft 365 est une excellente nouvelle pour les professionnels des RH car elle les aide à améliorer l'efficacité des processus RH essentiels tout en soutenant des objectifs RH plus profonds tels que l'offre d'une expérience employé solide.

Dans cet article, nous allons explorer pourquoi et comment Microsoft 365 aide les fonctions RH.

Comment Microsoft 365 aide-t-il les professionnels des RH ?

À un niveau général, Microsoft 365 soutient les professionnels et les équipes RH dans quatre domaines principaux :

1. Amélioration de l'expérience employé

De plus en plus, les fonctions RH reconnaissent que l'« expérience employé », c'est-à-dire l'expérience globale qu'un employé a avec son employeur à travers de multiples points de contact, impacte des facteurs tels que la rétention des talents et la capacité à attirer de nouvelles recrues.

L'expérience employé va au-delà de l'engagement des employés et adopte une approche plus holistique et stratégique de la proposition de valeur offerte aux employés tout au long de leur parcours au sein de l'entreprise. Cela inclut la façon dont les employés vivent la technologie au quotidien. Microsoft 365 peut jouer un rôle dans l'amélioration de l'expérience quotidienne du lieu de travail numérique, en améliorant des processus importants comme l'intégration et la formation et le développement, et peut même contribuer à cultiver une culture organisationnelle positive qui peut également avoir un impact sur l'expérience employé.

2. Accroître l'efficacité

Rendre les processus, services et supports RH plus efficaces sera toujours une priorité pour les fonctions RH et Microsoft 365 peut y jouer un rôle significatif, en transformant et même en révolutionnant les processus RH essentiels pour les rendre plus efficaces. Cela se manifeste de plusieurs manières, notamment :  

• Contribuer à la standardisation des pratiques RH au sein des grandes organisations en donnant à chacun l'accès à l'information et aux documents.

• Numériser les processus manuels ou basés sur l'e-mail via des workflows et fournir des outils et des informations qui favorisent le libre-service pour les transactions RH telles que la réservation de congés annuels, allégeant ainsi la charge des équipes de support RH très sollicitées.

• Utiliser l'automatisation pour rationaliser à nouveau les transactions RH et fournir des informations aux employés, en utilisant des outils comme les chatbots.

• Fournir des tableaux de bord de reporting pour l'analyse des personnes et de la main-d'œuvre via Power BI.

3. Soutenir le travail flexible

Les plateformes cloud comme Microsoft 365 permettaient déjà de plus en plus de travail flexible, offrant aux employés la possibilité de travailler de n'importe où. La pandémie actuelle a accéléré et accru de manière exponentielle le besoin de travailler de manière flexible et à distance; cela restera essentiel à l'avenir, même après la fin de la pandémie. Offrir aux employés le choix de leur lieu de travail – à domicile ou depuis un autre endroit – a également toujours été attrayant pour eux.

4. Favoriser la collaboration au sein de l'équipe RH

Microsoft 365 comprend plusieurs outils tels que Yammer, Microsoft Teams et les sites d'équipe SharePoint qui permettent aux équipes RH de communiquer, collaborer, coordonner leurs activités et également d'accéder aux documents. Dans les grandes organisations multisites, ces outils permettent aux fonctions RH dispersées de véritablement travailler comme une seule équipe. Ils peuvent également permettre aux fonctions RH de coordonner les activités RH avec les partenaires RH, ainsi que de piloter des projets RH clés.

Comment une plateforme comme Workspace 365 aide-t-elle les professionnels des RH ?

Un problème fréquent avec Microsoft 365 est qu'il peut être accablant et presque trop puissant. De nombreux outils sont proposés, dont beaucoup facilitent de nouvelles méthodes de travail ; la gouvernance, la coordination et la gestion du changement sont nécessaires pour tirer le meilleur parti de Microsoft 365.

C'est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de maximiser la valeur, l'adoption et le retour sur investissement (ROI) de Microsoft 365 en investissant également dans un produit d'espace de travail numérique complémentaire qui s'intègre à Microsoft 365 et offre une expérience d'espace de travail numérique ciblée, adaptée aux besoins spécifiques de leurs employés. Une plateforme comme Workspace 365 peut être extrêmement bénéfique pour les équipes RH, en partie parce qu'elles peuvent créer exactement le type d'expérience numérique des employés qu'elles souhaitent tout en exploitant toute la puissance de Microsoft 365.

Examinons quelques-unes des façons dont une plateforme comme Workspace365 peut aider les équipes RH.

1. Créer un point d'accès unique

Une plainte courante des employés concernant leur environnement de travail numérique est qu'il est très fragmenté ; ils doivent se rendre sur plusieurs applications pour accomplir leurs tâches, l'information est cachée dans des silos et ils perdent énormément de temps. Workspace 365 crée un environnement de travail numérique unique, attrayant, pertinent et sécurisé, accessible via l'Authentification unique où les employés accèdent à différentes applications, trouvent des informations et accomplissent leurs tâches. Cela contribue à une meilleure expérience globale des employés en éliminant la frustration, en réduisant la surcharge d'informations et en favorisant l'efficacité.

2. Favoriser l'adoption des outils Microsoft 365 qui améliorent l'efficacité

Puisque vous pouvez contrôler l'espace de travail, vous pouvez également favoriser l'adoption d'outils ou d'éléments d'un intranet SharePoint qui contribuent également à rationaliser les processus RH et à promouvoir le libre-service RH. En mettant en évidence ces outils, en offrant un accès facile via l'Authentification unique (Single Sign-On) et en partageant des ressources "comment faire", vous pouvez réellement stimuler l'adoption des systèmes que vous souhaitez. Vous pouvez même intégrer Forms ou Power Apps pour évaluer le taux de satisfaction de vos employés, pour demander un congé ou même pour soumettre des réclamations depuis leur espace de travail.

3. Faciliter l'accès aux documents et politiques clés 

Workspace 365 facilite l'accès aux documents et informations clés qui peuvent également contribuer à la standardisation des pratiques RH et au libre-service. Cela élimine la confusion, évite que les gens ne se réfèrent à des documents obsolètes et réduit le besoin d'appeler les RH ou de poser des questions RH de base à un collègue. Vous pouvez créer une tuile sur l'espace de travail qui affiche des documents importants tels qu'un manuel de l'employé, des descriptions de poste, des formulaires d'évaluation des performances, des grilles salariales, les conditions de travail et bien plus encore.

4. Ciblage de contenu pour garantir que les différents rôles et sites disposent des bonnes informations RH

L'utilisation d'une plateforme comme Workspace 365 peut vous aider à centraliser toutes les communications et informations, tout en garantissant que le contenu est pertinent pour les différents rôles, sites et divisions. Le ciblage de contenu basé sur les groupes Active Directory signifie que les managers ayant des processus RH spécifiques à exécuter, les personnes dans différents bureaux qui pourraient utiliser des systèmes RH différents et les groupes multilingues ne voient que les informations qui leur sont pertinentes, ou ce qu'ils sont autorisés à voir.

5. Mises à jour et notifications RH au même endroit

Les employés peuvent être submergés d'e-mails contenant des rappels RH, des demandes, des approbations et des mises à jour. Ceux-ci peuvent facilement passer inaperçus dans une boîte de réception et créer des goulots d'étranglement pour les processus d'approbation. Avec Workspace 365, les employés et les managers peuvent tout consulter en un seul endroit pratique grâce au centre d'annonces, puis effectuer toutes les tâches de manière beaucoup plus efficace et rapide.

6. Micro-applications pour favoriser le libre-service RH

Workspace 365 peut vous aider à créer des micro-applications personnalisées qui sont excellentes pour favoriser le libre-service pour les tâches RH clés telles que la réservation de congés annuels, l'enregistrement d'un ticket de support RH, l'organisation d'entretiens d'évaluation, la révision des formations obligatoires et plus encore. Grâce aux intégrations avec les systèmes RH, vous pouvez créer des micro-applications qui aident les employés à accomplir les tâches rapidement, sans avoir à accéder aux systèmes RH eux-mêmes.

7. Des chatbots pour soutenir le personnel de support RH débordé

Les chatbots utilisent l'IA et le traitement du langage naturel pour permettre aux employés de trouver des informations et d'effectuer des transactions en ayant des conversations de style plus naturel. Les chatbots sont excellents pour soulager la pression des services d'assistance RH débordés en automatisant des tâches simples, comme l'enregistrement d'un ticket ou en orientant les gens vers les FAQ et d'autres informations. La plateforme Workspace 365 peut intégrer un chatbot de support RH, par exemple.

8. Soutenir le travail à distance

À l'avenir, le travail à distance va jouer un rôle beaucoup plus important dans notre façon de travailler. Workspace 365 offre un environnement sécurisé, accessible de n'importe où et qui prend en charge avec succès toute capacité de travail à distance étendue. L'espace de travail s'adapte automatiquement au rôle, à l'appareil, à l'emplacement, au système d'exploitation, au navigateur et plus encore de chaque individu.

9. Intégration des employés

L'intégration des employés est un processus important pour les professionnels des RH. Cela contribue à réduire le taux de rotation du personnel, permet aux nouveaux collaborateurs de se sentir plus accueillis et améliore également l'efficacité, en les aidant à être rapidement opérationnels. Workspace 365 peut regrouper toutes les informations, listes de contrôle et formulaires dont les nouvelles recrues ont besoin en un seul endroit ; ils peuvent même y avoir accès avant leur premier jour.

10. Fournir des ressources aux professionnels des RH

Workspace 365 peut également vous aider à créer un espace dédié pour qu'une équipe RH distribuée puisse collaborer et communiquer, avec accès à toutes les ressources, systèmes et documents dont vous avez besoin. Cela permet aux équipes RH mondiales d'être plus connectées.

Organisez une démonstration gratuite de Workspace 365

Microsoft 365 et Workspace 365 sont tous deux des plateformes puissantes. Les combiner peut s'avérer très bénéfique pour les professionnels et les fonctions RH, en les aidant à atteindre un large éventail d'objectifs stratégiques et opérationnels. La meilleure façon de découvrir Workspace 365 est de l'essayer par vous-même et d'organiser une démonstration gratuite.

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