4 pasos para sacar el máximo partido a Microsoft 365 en tu organización

https://workspace365.net/en/maximize-microsoft-365-event-recap-4-step-program/  

Microsoft 365 es un espacio de trabajo digital que ofrece infinitas posibilidades. Sin embargo, para algunas personas, la gran cantidad de información disponible sobre cómo utilizar el producto puede resultar simplemente abrumadora. La pregunta es: ¿cómo podemos, como usuarios, aprovechar al máximo las ventajas que ofrece este sistema y utilizar todas sus funciones de la forma más inteligente y beneficiosa posible?  

En este seminario webdel jueves 29 de marzo, le guiaremos a través del proceso para sacar el máximo partido a su espacio de trabajo en línea de Microsoft 365. En este artículo, también compartiremos algunas de las conclusiones que obtuvimos de las encuestas realizadas durante el evento.

¿Prefiere ver el seminario web? Puede verlo bajo demanda aquí.

https://www.youtube.com/watch?v=n88r3b5WqFE

Cómo adaptar Microsoft 365 a su organización

La mejor manera de integrar Microsoft 365 en su sistema de espacio de trabajo virtual es empezar por arriba... ¿o no?

La influencia de abajo hacia arriba en la tecnología empresarial

Antes de empezar, es importante comprender que las decisiones relativas al software se han vuelto considerablemente más democráticas en los últimos años. En el pasado, los altos cargos de una organización elaboraban una lista de requisitos sobre aspectos como la seguridad y la infraestructura. Mientras tanto, la cuestión de qué tipo específico de software se necesitaba para cumplir esa lista de requisitos quedaba relegada en la lista de prioridades, convirtiéndose en algo mucho más secundario.

Los usuarios finales tienen ahora más poder que en cualquier otro momento de la historia, tanto en lo que respecta a la voz que tienen dentro de una organización como a sus propias capacidades tecnológicas. Además, ahora están más acostumbrados a comprar y utilizar su propio software (de consumo).  

Con la llegada del espacio de trabajo híbrido y la creciente prevalencia del teletrabajo en nuestra vida cotidiana, la experiencia digital del empleado es más importante que nunca. Esto explica por qué se presta cada vez más atención a la calidad y la popularidad de las herramientas que se utilizan para ayudar a los trabajadores a realizar su labor de forma fluida y eficiente.

Además, la tecnología empresarial se está volviendo cada vez más similar a la tecnología de consumo, tanto en términos de facilidad de uso como de disponibilidad. Esto ofrece a las personas una variedad mucho más amplia en cuanto al tipo de software que desean utilizar y les facilita mucho más empezar a utilizarlo.

Además, ofrece a los empleados una alternativa a tener que limitarse a familiarizarse con cualquier sistema de software que les hayan impuesto los responsables, independientemente de si les gusta o no. Las propias organizaciones deben acostumbrarse ahora a la idea de que, en cualquier proyecto tecnológico, las preocupaciones de las personas que, en última instancia, utilizan el software día tras día deben estar siempre en lo más alto de su lista de prioridades.

Paso 1: Crea tu equipo ideal de Microsoft 365

En la mayoría de los casos, será el departamento de TI el que decida empezar a utilizar Microsoft 365 como parte de su estrategia global de migración a la nube.

Sin embargo, la decisión final sobre las soluciones de entorno de trabajo digital de una empresa no debería recaer únicamente en un único departamento; debe ser una decisión grupal. Se deben tener en cuenta las opiniones de la alta dirección, el departamento de RR. HH., el departamento de Comunicación Corporativa, el personal de las líneas de negocio y los responsables de Innovación o Transformación Empresarial. Todos ellos aportan perspectivas diferentes que no deben pasarse por alto, ya que dicha información puede ser fundamental para dar forma a un espacio de trabajo virtual óptimo que satisfaga las necesidades de todos los miembros de la organización.

Durante el seminario web, Workspace 365 realizó una encuesta en la que se preguntaba a los participantes: «¿Quién participa en las implementaciones de Microsoft 365 en su organización?». Aunque algunos de los resultados eran previsibles, hubo algunas sorpresas:

Resultados de la encuesta: ¿Quién participa en las implementaciones de Microsoft 365 en su organización? n=74  

La ausencia unánime de participación por parte de RR. HH. resultó un poco sorprendente, dado que RR. HH. puede, sin duda, ofrecer información muy valiosa sobre los procesos de trabajo de las personas en toda la empresa. Por supuesto, recomendamos involucrar a personas de todas estas áreas de negocio.

Paso 2: Definir sus objetivos y elegir las herramientas adecuadas para alcanzarlos

Así que ya ha reunido a su equipo ideal. ¿Qué viene ahora?

Ahora es el momento de fijarse en sus objetivos. No solo para Microsoft 365, sino para su organización en su conjunto, ya que estos objetivos fundamentales deben estar en el centro de todas sus decisiones relativas al software.

Microsoft 365 es muy práctico y extremadamente versátil, de ahí que tantas organizaciones hayan empezado a utilizarlo. Sin embargo, en muchos casos, solo empiezan a analizar cómo puede ayudarles a alcanzar sus objetivos organizativos una vez que ya lo tienen todo en marcha; esto es hacerlo al revés.

Los tres niveles de objetivos organizativos

Los objetivos organizativos se pueden dividir en tres categorías distintas: estratégicos, tácticos y operativos.

• Objetivos estratégicos: objetivos estrechamente vinculados a la organización en su conjunto, como aumentar la productividad de los empleados o labrarse una reputación como lugar innovador para atraer la atención de personas con talento.

• Tácticos: a menudo pueden considerarse «subobjetivos» a nivel de departamento o unidad de negocio que detallan cómo se alcanzarán los distintos objetivos estratégicos. Algunos ejemplos podrían ser reducir el número de reuniones y garantizar que los empleados tengan acceso a toda la información y las aplicaciones que les sean relevantes.

• Operativos: aún más específicos son los objetivos relacionados con acciones concretas a nivel individual o de equipo, como exigir que todo el mundo utilice el inicio de sesión único (SSO) para acceder a las aplicaciones.

Por supuesto, también teníamos curiosidad por saber si los asistentes al seminario web ya tenían objetivos específicos para el espacio de trabajo digital de su organización, y en qué medida. Los resultados se pueden ver a continuación:

Resultados de la encuesta: ¿Tiene su organización ya objetivos para el espacio de trabajo digital? Y, en caso afirmativo, ¿a qué nivel? n=74

Queremos destacar la importancia de esperar a hablar de herramientas específicas hasta que haya establecido un conjunto claro de objetivos empresariales.

Consejo clave: elija herramientas, no marcas

Así que se ha sentado y ha establecido un conjunto claro de objetivos, y ahora está listo para seleccionar las herramientas que le permitirán crear el espacio de trabajo en línea necesario para hacerlos realidad. En esta etapa, el error que cometen muchas personas es centrarse demasiado en los nombres de las marcas que ofrecen el software, en lugar de en los aspectos prácticos.

Recuerda que, cuando busques herramientas, debes centrarte en categorías de productos como «proveedor de identidad», «intranet» y «espacio de trabajo digital». Es de vital importancia que te centres en la calidad de las propias herramientas y en cómo te ayudarán a nivel práctico, en lugar de dejarte llevar por la marca a la hora de comprar un producto específico.

Paso 3: Evalúa y prueba las herramientas existentes

Ahora ya sabe lo que quiere conseguir y ha decidido que Microsoft 365 podría ser una opción ideal para usted y su organización. El siguiente paso es comprobar si todas las herramientas que necesita están disponibles en Microsoft 365.  

Sin embargo, el panorama de Microsoft es muy amplio y a veces resulta difícil saber por dónde empezar. ¿Le permiten las herramientas disponibles en la plataforma alcanzar los objetivos que ha fijado para su organización? Para responder a esta pregunta, tu socio de Microsoft está aquí para ayudarte a localizar e implementar las herramientas adecuadas para crear tu espacio de trabajo en línea ideal.

Ampliar Microsoft 365 mediante integraciones

A pesar de la amplia gama de herramientas disponibles con Microsoft 365, siempre existe la posibilidad de que falte algo que necesites. Si este es el caso, no olvides que tienes la opción de integrar herramientas de otros proveedores para ayudarte a tenerlo todo en un solo lugar.

Si la herramienta no está conectada a Microsoft 365, puede comprobar si se puede integrar en su espacio de trabajo digital o intranet actual. Infórmese sobre cómo integrar otras herramientas y tareas con la ayuda de Power Apps, recordando elegir siempre herramientas con un sistema abierto que se pueda combinar con otras plataformas.

Paso 4: Seleccionar la marca de una herramienta

Una vez que hayas decidido el tipo de herramienta que necesitas para complementar tu entorno de Microsoft 365, es el momento de elegir la marca. Además de los aspectos obvios que debes tener en cuenta, como el precio y la seguridad, hay otras cosas que debes considerar. A saber:

• ¿Qué marca es la mejor para alcanzar tus objetivos?

• ¿Se puede integrar en mi portal, intranet, panel de control o espacio de trabajo digital?

• ¿Dispone de API para conectar aplicaciones y automatizar procesos?

• ¿Existe una comunidad de desarrollo activa?

• ¿Confío en las personas que están detrás de la solución de software?

• ¿Existe una red de socios sólida?

Por último, pregúntese si la herramienta tiene el potencial necesario para evolucionar y poder darle soporte no solo hoy, sino también en el futuro.

Casos prácticos: cómo sacar partido a Microsoft 365

A continuación, en el seminario web, analizamos tres casos prácticos de clientes que habían utilizado Workspace 365 de diferentes maneras para sacar el máximo partido a Microsoft 365.

Caso 1: Simplificar el acceso a los documentos desde cualquier dispositivo

El objetivo

El cliente quería poder acceder a los documentos desde cualquier dispositivo y, al mismo tiempo, reducir los costes de infraestructura. Quería facilitar el uso de los documentos, incluidos los del servidor de archivos.

La situación

Como aún no estaban preparados para realizar una transición completa a un espacio de trabajo de SharePoint, tenían algunas dificultades con el servidor de archivos. Dado que no se les permitía utilizar licencias Microsoft F3, se vieron obligados a utilizar E3 para permitir a los trabajadores de primera línea acceder al servidor de archivos.

La solución

Con la aplicación Workspace 365 Document App, reunieron todos sus archivos de SharePoint, OneDrive y el servidor de archivos. De esta forma, pudieron utilizar una licencia F3 (8,40 €) en lugar de E3 (31,50 €), ya que la mayoría de los empleados solo necesitaban Office Online.

Caso 2: Un portal de aplicaciones para acceder a todo

El objetivo

Este cliente quería ofrecer un inicio de sesión único seguro para todas las aplicaciones relevantes desde cualquier dispositivo.

La situación

Ya contaban con el portal MyApps dentro de Office 365. Sin embargo, este no ofrecía una visión general única de todas las aplicaciones, ya que se utilizaba como un portal independiente. Sumado a los otros sistemas que ya utilizaban, tenían cuatro portales diferentes que no mostraban todas las aplicaciones relevantes.

La solución

Consiguieron integrar su intranet y todas las aplicaciones locales, alojadas y web en Workspace 365 utilizando los servicios de Azure AD para el inicio de sesión único. En su espacio de trabajo en línea, implementaron el acceso condicional para que los usuarios solo vieran la información que les resultaba relevante. También reforzaron la seguridad del espacio de trabajo digital con la autenticación multifactor.

Caso 3: Unir a las personas con la intranet

El objetivo

Esta empresa estaba formada por tres organizaciones independientes que se habían fusionado y, por lo tanto, contaban con diferentes intranets de SharePoint. El objetivo era crear un único portal en el que trabajar y al que pudieran acceder los trabajadores remotos.

La situación

Se necesitaba una solución para combinar múltiples infraestructuras de la empresa y flujos de comunicación. Otro problema era que la intranet de SharePoint no generaba tráfico porque los empleados estaban demasiado ocupados con su trabajo y no tenían tiempo para consultarla.

La solución

Con Workspace 365, crearon un único portal desde el que los empleados podían acceder a todas las aplicaciones, con noticias procedentes de SharePoint y el Centro de anuncios para proporcionar mensajes específicos. De esta forma, la intranet y el trabajo estaban ahora en el mismo lugar. La empresa impidió el acceso a las aplicaciones desde otros lugares, por lo que los usuarios no tenían más remedio que pasar por el nuevo portal. Esto garantizaba que la información más importante se viera siempre en el espacio de trabajo virtual.

Innovación con Microsoft 365 y otro software

Veamos ahora las posibilidades que nos ofrece Workspace 365 y que nos ayudarán a sacar el máximo partido a Microsoft 365.

Un sistema abierto para ayudarte a personalizar tu espacio de trabajo digital ideal

Workspace 365 ofrece numerosas integraciones posibles con Microsoft 365. Entre ellas, Windows Virtual Desktop para aplicaciones remotas, Azure para la autenticación y Exchange para el calendario y los contactos.

Además de Microsoft 365, también integramos sistemas de otros proveedores. Porque creemos que un espacio de trabajo digital debe estar preparado para el futuro y ser independiente del proveedor. Lo hacemos realidad de varias maneras:

• Integrando herramientas nuevas y existentes mediante API

• Integrando información, comunicación y procesos

• Utilizando microaplicaciones para tareas secundarias, como solicitudes de vacaciones anuales, reclamaciones de gastos y más

• Solicitar e implementar aplicaciones como parte de la fase de investigación

Al utilizar la API de otros sistemas, podemos integrar sus servicios y combinarlos con Workspace 365. Creamos microaplicaciones para que las organizaciones incorporen tareas e información específicas al espacio de trabajo en línea y le ayudamos a crear las suyas propias. Esto le ayuda a mantener a las personas en su flujo de trabajo al optimizar los procesos y evitar la interrupción de las tareas.

Tal es la versatilidad de este sistema abierto que, además de permitirle integrar soluciones externas en él, Workspace 365 también le ofrece la posibilidad de implementar sus propias funciones en otras plataformas, como una intranet existente o Microsoft Teams. Esto le permite reunir a las personas cada día en el mismo punto de partida sin perder ninguna de las ventajas de Microsoft 365 o Workspace 365.

Puntos clave y conclusiones

En resumen, estos son los puntos clave que debes llevarte del seminario web:

• Aprende a crear un grupo de espacio de trabajo digital

• Empieza por establecer tus objetivos y luego piensa en las herramientas que necesitarás para llevar a cabo el trabajo

• Crea un inventario de herramientas y comprueba cuáles tienes ya disponibles

• Reflexiona detenidamente sobre los criterios que utilizas para evaluar las marcas y realiza cambios si es necesario

• Comenta todo con tu socio de Microsoft y aprovecha al máximo sus conocimientos