Microsoft 365 is een digitale werkplek die eindeloze mogelijkheden biedt. Voor sommige mensen kan de enorme hoeveelheid informatie over het gebruik van het product echter gewoonweg overweldigend zijn. De vraag is hoe wij, als gebruikers, optimaal kunnen profiteren van de voordelen die dit systeem te bieden heeft en alle functies op de slimste en meest voordelige manier kunnen benutten?  

In dit webinar van donderdag 29 maart laten we u zien hoe u het meeste uit uw online Microsoft 365-werkruimte kunt halen. In dit artikel delen we ook enkele inzichten die we tijdens het evenement uit enquêtes hebben verkregen.

Kijkt u liever naar het webinar? U kunt het hier on demand bekijken.

https://www.youtube.com/watch?v=n88r3b5WqFE

Hoe u Microsoft 365 op maat kunt maken voor uw organisatie

De beste manier om Microsoft 365 in uw virtuele werkomgeving te integreren, is om bovenaan te beginnen – of toch niet?

De bottom-up invloed op bedrijfstechnologie

Voordat we beginnen, is het belangrijk om te begrijpen dat beslissingen over software de afgelopen jaren aanzienlijk democratischer zijn geworden. Vroeger werd er door de top van een organisatie een lijst met vereisten opgesteld met betrekking tot zaken als beveiliging, infrastructuur en veiligheid. Ondertussen werd de vraag welke specifieke software nodig was om aan die lijst met vereisten te voldoen, naar beneden geschoven op de prioriteitenlijst en werd het veel meer een bijzaak.

Eindgebruikers hebben nu meer macht dan ooit tevoren, zowel wat betreft de stem die ze binnen een organisatie hebben als hun eigen technologische vaardigheden. Bovendien zijn ze er nu meer aan gewend om hun eigen (consumenten)software aan te schaffen en te gebruiken.  

Met de opkomst van de hybride werkplek en de groeiende populariteit van smart working in ons dagelijks leven is de Digital Employee Experience belangrijker dan ooit tevoren. Dit verklaart waarom er steeds meer aandacht wordt besteed aan de kwaliteit en populariteit van tools die worden gebruikt om werknemers te helpen hun werk soepel en efficiënt uit te voeren.

Bovendien lijkt bedrijfstechnologie steeds meer op consumententechnologie, zowel wat betreft gebruiksgemak als beschikbaarheid. Dit biedt mensen een veel bredere keuze met betrekking tot het soort software dat ze willen gebruiken en maakt het voor hen veel gemakkelijker om ermee aan de slag te gaan.

Bovendien biedt het werknemers een alternatief voor het simpelweg moeten leren omgaan met welk softwaresysteem dan ook dat hen door de leiding is opgedrongen, ongeacht of ze het leuk vinden of niet. Organisaties moeten er nu zelf aan wennen dat bij elk technologieproject de zorgen van de mensen die de software uiteindelijk dag in dag uit gebruiken, altijd bovenaan hun prioriteitenlijst moeten staan.

Stap 1: Stel je Microsoft 365-dreamteam samen

Meestal is het de IT-afdeling die besluit om Microsoft 365 te gaan gebruiken als onderdeel van hun algemene strategie om naar de cloud te migreren.

Het mag echter niet aan één enkele afdeling worden overgelaten om het laatste woord te hebben over de digitale werkplekoplossingen van een bedrijf; het moet een groepsbeslissing zijn. Er moet rekening worden gehouden met de mening van het topmanagement, de HR-afdeling, Corporate Communications, mensen uit de bedrijfsonderdelen en degenen die verantwoordelijk zijn voor innovatie of bedrijfstransformatie. Zij hebben allemaal verschillende perspectieven die niet over het hoofd mogen worden gezien, aangezien dergelijke informatie van fundamenteel belang kan zijn bij het vormgeven van een optimale virtuele werkplek die voldoet aan de behoeften van iedereen in de organisatie.

Tijdens het webinar hield Workspace 365 een poll waarin deelnemers de vraag “Wie is er bij Microsoft 365-implementaties in uw organisatie betrokken?” werd gesteld. Hoewel sommige resultaten te verwachten waren, waren er ook een paar verrassingen:

Enquêteresultaten: Wie is er betrokken bij Microsoft 365-implementaties in uw organisatie? n=74  

Het unanieme gebrek aan betrokkenheid van HR kwam als een kleine schok, gezien het feit dat HR ongetwijfeld zeer waardevolle inzichten kan bieden in de werkprocessen van mensen in het hele bedrijf. Wij zouden uiteraard adviseren om mensen uit al deze bedrijfsonderdelen erbij te betrekken.

Stap 2: Uw doelen definiëren en de juiste tools kiezen om ze te bereiken

U heeft dus uw droomteam samengesteld. Wat nu?

Nu is het tijd om naar uw doelen te kijken. Niet alleen voor Microsoft 365, maar voor uw organisatie als geheel, aangezien deze fundamentele doelstellingen de kern moeten vormen van al uw beslissingen met betrekking tot software.

Microsoft 365 is zeer praktisch en uiterst veelzijdig, en daarom zijn zoveel organisaties ermee aan de slag gegaan. In veel gevallen gaan ze echter pas kijken hoe het hen kan helpen hun organisatiedoelen te bereiken als alles al draait – en dat is de verkeerde volgorde.

De drie niveaus van organisatiedoelen

Organisatiedoelen kunnen worden onderverdeeld in drie afzonderlijke categorieën: strategisch, tactisch en operationeel.

• Strategische doelen: doelen die nauw verbonden zijn met de organisatie als geheel, zoals het verhogen van de productiviteit van medewerkers of het profileren van de organisatie als een innovatieve plek om de aandacht van getalenteerde mensen aan te trekken.

• Tactisch: deze kunnen vaak worden gezien als ‘subdoelen’ op afdelings- of businessunitniveau die meer in detail ingaan op hoe verschillende strategische doelstellingen zullen worden bereikt. Voorbeelden hiervan zijn het verminderen van het aantal vergaderingen en ervoor zorgen dat medewerkers toegang hebben tot alle informatie en applicaties die voor hen relevant zijn.

• Operationeel: nog specifieker zijn doelen die betrekking hebben op concrete acties op individueel of teamniveau, zoals het verplicht stellen van Single Sign-On (SSO) voor toegang tot applicaties.

Natuurlijk waren we ook benieuwd of en in hoeverre de deelnemers aan het webinar al specifieke doelen hadden voor de digitale werkplek van hun organisatie. De resultaten zijn hieronder te zien:

Enquêteresultaten: Heeft uw organisatie al doelen voor de digitale werkplek? En zo ja, op welk niveau? n=74

We willen benadrukken hoe belangrijk het is om te wachten met het bespreken van specifieke tools totdat u een duidelijke reeks bedrijfsdoelen heeft vastgesteld.

Top Tip: kies tools, niet merken

U heeft dus de tijd genomen om een duidelijke reeks doelen vast te stellen en bent nu klaar om de tools te selecteren waarmee u de online werkruimte kunt creëren die nodig is om deze doelen te realiseren. In deze fase maken veel mensen de fout om zich te veel te richten op de namen van de merken die de software leveren, in plaats van op de praktische aspecten.

Onthoud dat u zich bij het zoeken naar tools moet richten op productcategorieën zoals ‘identiteitsprovider’, ‘intranet’ en ‘digitale werkruimte’. Het is van cruciaal belang dat u zich richt op de kwaliteit van de tools zelf en hoe deze u op praktisch niveau zullen helpen, in plaats van u te laten verleiden tot het kopen van een specifiek product op basis van de merknaam alleen.

Stap 3: Evalueer en test bestaande tools

Nu weet u wat u wilt bereiken en heeft u besloten dat Microsoft 365 een uitstekende keuze zou kunnen zijn voor u en uw organisatie. De volgende stap is om te kijken of alle tools die u nodig heeft beschikbaar zijn in Microsoft 365.  

Het Microsoft-landschap is echter enorm en het is soms moeilijk om te weten waar u moet beginnen. Stellen de tools die beschikbaar zijn op het platform u in staat om de doelen te bereiken die u voor uw organisatie heeft gesteld? Om deze vraag te beantwoorden, staat uw Microsoft-partner klaar om u te helpen bij het vinden en implementeren van de juiste tools om uw ideale online werkruimte te creëren.

Uitbreiden van Microsoft 365 via integraties

Ondanks het uitgebreide aanbod aan tools dat beschikbaar is in Microsoft 365, bestaat altijd de mogelijkheid dat iets wat u nodig heeft ontbreekt. Als dit het geval is, vergeet dan niet dat u de mogelijkheid heeft om tools van elders te integreren om alles samen te brengen.

Als de tool niet is gekoppeld aan Microsoft 365, kunt u nagaan of deze kan worden geïntegreerd in uw bestaande digitale werkruimte of intranet. Lees hoe u andere tools en taken kunt integreren met behulp van Power Apps, en vergeet niet om altijd tools te kiezen met een open systeem dat kan worden gecombineerd met andere platforms.

Stap 4: Het merk van een tool selecteren

Zodra u hebt besloten welk type tool u nodig hebt als aanvulling op uw Microsoft 365-omgeving, is het tijd om het merk te kiezen. Naast de voor de hand liggende zaken zoals prijs en beveiliging, zijn er nog verschillende andere zaken waarmee u rekening moet houden. Namelijk:

• Welk merk is het beste om uw doelen te bereiken?

• Kan het worden geïntegreerd in uw portaal, intranet, dashboard of digitale werkruimte?

• Beschikt het over API's om applicaties te koppelen en processen te automatiseren?

• Is er een actieve ontwikkelingsgemeenschap?

• Vertrouw ik de mensen achter de softwareoplossing?

• Is er een solide partnernetwerk?

Vraag uzelf ten slotte af of de tool het nodige potentieel heeft om zich verder te ontwikkelen, zodat deze u niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst kan ondersteunen.

Casestudy's: hoe u Microsoft 365 optimaal kunt benutten

Vervolgens bespraken we in het webinar drie casestudy's van klanten die Workspace 365 op verschillende manieren hadden ingezet om het maximale uit Microsoft 365 te halen.

Casus 1: Toegang tot documenten op elk apparaat vereenvoudigen

Het doel

De klant wilde vanaf elk apparaat toegang hebben tot documenten en tegelijkertijd de infrastructuurkosten verlagen. Ze wilden het gebruik van documenten, ook vanaf de bestandsserver, vereenvoudigen.

De situatie

Omdat ze nog niet klaar waren voor een volledige overstap naar een SharePoint-werkruimte, ondervonden ze enkele problemen met de bestandsserver. Aangezien ze geen Microsoft F3-licenties mochten gebruiken, waren ze genoodzaakt E3 te gebruiken om eerstelijnsmedewerkers toegang te geven tot de bestandsserver.

De oplossing

Met de Workspace 365 Document App brachten ze al hun bestanden uit SharePoint, OneDrive en de bestandsserver samen. Op deze manier konden ze een F3-licentie (€ 8,40) gebruiken in plaats van E3 (€ 31,50), aangezien de meeste medewerkers alleen Office Online nodig hadden.

Case 2: Eén applicatieportaal om overal toegang toe te krijgen

Het doel

Deze klant wilde veilige Single Sign-On bieden voor alle relevante applicaties vanaf elk apparaat.

De situatie

Ze beschikten al over het MyApps-portaal binnen Office 365. Dit bood echter geen enkel overzicht van alle applicaties, omdat het als een afzonderlijk portaal werd gebruikt. Samen met de andere systemen die ze al gebruikten, hadden ze vier verschillende portalen die niet alle relevante applicaties toonden.

De oplossing

Ze konden hun intranet en alle lokale, gehoste en webapplicaties integreren binnen Workspace 365 met behulp van Azure AD-services voor Single Sign-On. In hun online werkruimte implementeerden ze voorwaardelijke toegang, zodat mensen alleen de informatie te zien kregen die voor hen relevant was. Ze versterkten ook de beveiliging van de digitale werkruimte met Multi-Factor Authentication.

Case 3: Mensen samenbrengen via het intranet

Het doel

Dit bedrijf bestond uit drie afzonderlijke organisaties die waren gefuseerd en daardoor verschillende SharePoint-intranetten hadden. Het doel was om één portaal te creëren waarin zowel kon worden gewerkt als dat thuiswerkers toegang tot konden krijgen.

De situatie

Er was een oplossing nodig om meerdere bedrijfsinfrastructuren en communicatiestromen te combineren. Een ander probleem was dat het SharePoint-intranet geen verkeer genereerde omdat medewerkers het te druk hadden met hun werk en geen tijd hadden om het intranet te bekijken.

De oplossing

Met Workspace 365 creëerden ze één portaal van waaruit medewerkers toegang hadden tot alle applicaties, met nieuws afkomstig uit SharePoint en het Aankondigingscentrum om gerichte berichten te versturen. Op deze manier waren het intranet en het werk nu op één plek. Het bedrijf maakte het onmogelijk om applicaties van elders te openen, zodat mensen geen andere keuze hadden dan via het nieuwe portaal te gaan. Dit garandeerde dat de belangrijkste informatie altijd in de virtuele werkruimte te zien was.

Innovatie met Microsoft 365 en andere software

Laten we nu eens kijken naar de mogelijkheden die Workspace 365 ons biedt om het maximale uit Microsoft 365 te halen.

Een open systeem om uw ideale digitale werkplek op maat te maken

Workspace 365 biedt vele integratiemogelijkheden met Microsoft 365. Waaronder Windows Virtual Desktop voor applicaties op afstand, Azure voor authenticatie en Exchange voor agenda en contacten.

Naast Microsoft 365 integreren we ook systemen van andere leveranciers. Omdat we vinden dat een digitale werkplek toekomstbestendig en leveranciersonafhankelijk moet zijn. We realiseren dit op verschillende manieren:

• Het integreren van bestaande en nieuwe tools met behulp van API's

• Het integreren van informatie, communicatie en processen

• Het gebruik van Micro Apps voor secundaire taken, zoals verlofaanvragen, onkostendeclaraties en meer

• Aanvragen en implementeren van applicaties als onderdeel van de onderzoeksfase

Door gebruik te maken van de API's van andere systemen kunnen we uw diensten integreren en combineren met Workspace 365. We maken Micro Apps voor organisaties om specifieke taken en informatie in de online werkruimte te brengen en helpen u om uw eigen Micro Apps te maken. Dit helpt u om mensen in hun workflow te houden door processen te stroomlijnen en onderbrekingen van taken te voorkomen.

Dit open systeem is zo veelzijdig dat u er niet alleen externe oplossingen in kunt integreren, maar dat Workspace 365 u ook de mogelijkheid biedt om zijn eigen functies te implementeren in andere platforms, zoals een bestaand intranet of Microsoft Teams. Hierdoor kunt u mensen elke dag op hetzelfde startpunt samenbrengen zonder de voordelen van Microsoft 365 of Workspace 365 te verliezen.

Belangrijkste hoogtepunten en wat u mee naar huis moet nemen

Kortom, dit zijn de belangrijkste dingen die u uit het webinar mee naar huis moet nemen:

• Leer hoe u een digitale werkruimtegroep kunt maken

• Begin met het stellen van uw doelen en denk vervolgens na over de tools die u nodig hebt om de klus te klaren

• Maak een inventaris van tools en kijk welke tools u al tot uw beschikking heeft

• Denk goed na over de criteria die u gebruikt om de merken te beoordelen, en breng indien nodig wijzigingen aan

• Bespreek alles met uw Microsoft-partner en maak optimaal gebruik van hun kennis

‍