4 étapes pour tirer maximiser l’utilisation de Microsoft 365 au sein de votre organisation

https://workspace365.net/en/maximize-microsoft-365-event-recap-4-step-program/  

Microsoft 365 est un espace de travail numérique qui offre des possibilités à l’infini. Cependant, pour certaines personnes, la quantité considérable d'informations disponibles sur l'utilisation du produit peut tout simplement être décourageante. La question est de savoir comment, en tant qu'utilisateurs, nous pouvons tirer le meilleur parti des avantages offerts par ce système et exploiter toutes ses fonctionnalités de la manière la plus intelligente et la plus profitable possible ?

Dans ce webinairedu jeudi 29 mars, nous vous guidons à travers le processus permettant de tirer le meilleur parti de votre espace de travail en ligne Microsoft 365. Dans cet article, nous partagerons également certaines des informations que nous avons recueillies grâce aux sondages réalisés pendant l'événement.

Vous préférez regarder le webinaire ? Vous pouvez le visionner à la demande ici.  

https://www.youtube.com/watch?v=n88r3b5WqFE

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Comment adapter Microsoft 365 à votre organisation

La meilleure façon d'intégrer Microsoft 365 à votre système de travail en ligne est de commencer par le sommet… ou peut-être pas ?

L'influence ascendante sur les technologies d'entreprise

Avant de commencer, il est important de comprendre que les décisions concernant les logiciels sont devenues considérablement plus démocratiques ces dernières années. Autrefois, une liste d'exigences était établie par les dirigeants d'une organisation concernant des aspects tels que la sécurité et l'infrastructure. Parallèlement, la question du type de logiciel spécifique nécessaire pour répondre à cette liste d'exigences était reléguée au bas de la liste des priorités, devenant ainsi une considération secondaire.  

Les utilisateurs finaux ont aujourd’hui plus de pouvoir que jamais auparavant, tant en termes d’influence au sein de l’organisation que de capacités technologiques personnelles. De plus, ils sont désormais plus habitués à acheter et à utiliser leurs propres logiciels (grand public).  

Avec l’avènement de l’espace de travail hybride et la généralisation du télétravail dans notre quotidien, l’expérience numérique des employés est plus importante que jamais. Cela explique pourquoi l'accent est de plus en plus mis sur la qualité et la popularité des outils utilisés pour aider les employés à accomplir leur travail de manière fluide et efficace.

De plus, les technologies d'entreprise se rapprochent de plus en plus des technologies grand public, tant en termes de facilité d'utilisation que de disponibilité. Cela offre aux utilisateurs un choix beaucoup plus large quant au type de logiciel qu'ils souhaitent utiliser et leur permet de s'y mettre beaucoup plus facilement.  

De plus, cela offre aux employés une alternative au simple fait de devoir se familiariser avec n'importe quel système logiciel qui leur a été imposé par leurs supérieurs, qu'ils l'apprécient ou non. Les organisations elles-mêmes doivent désormais s'habituer à l'idée que, dans tout projet technologique, les préoccupations des personnes qui utilisent finalement le logiciel au quotidien doivent toujours figurer en tête de leur liste de priorités.

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Étape 1 : Constituez votre équipe de rêve Microsoft 365

Le plus souvent, c'est le service informatique qui décide de mettre en place Microsoft 365 dans le cadre de sa stratégie globale de migration vers le cloud.  

Cependant, la décision finale concernant les solutions de travail numérique de l'entreprise ne doit pas être laissée à un seul service ; elle doit être prise collectivement. Les avis de la direction, du service des ressources humaines, du service de communication, des responsables métier et des responsables de l'innovation ou de la transformation numérique doivent tous être pris en compte. Ils ont tous des points de vue différents qui ne doivent pas être négligés, car ces informations peuvent être fondamentales pour créer un espace de travail virtuel optimal qui réponde aux besoins de tous les membres de l'organisation.  

Au cours du webinaire, Workspace 365 a mené un sondage en posant aux participants la question suivante : « Qui participe à la mise en œuvre de Microsoft 365 au sein de votre organisation ? ». Si certains résultats étaient prévisibles, quelques surprises ont été observées :

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Résultats du sondage : Qui participe à la mise en œuvre de Microsoft 365 dans votre organisation ? n=74   

L'absence unanime de participation des RH a été quelque peu surprenante, étant donné que les RH peuvent sans aucun doute apporter des informations très précieuses sur les processus de travail des collaborateurs à tous les niveaux de l'entreprise. Nous recommandons bien sûr d'impliquer des représentants de tous ces domaines d'activité.

Étape 2 : Définir vos objectifs et choisir les bons outils pour les atteindre

Vous avez donc constitué votre équipe de rêve. Quelle est la prochaine étape ?

Il est maintenant temps de vous pencher sur vos objectifs. Pas seulement pour Microsoft 365, mais pour votre organisation dans son ensemble, car ces objectifs fondamentaux doivent être au cœur de toutes vos décisions en matière de logiciels.  

Microsoft 365 est très pratique et extrêmement polyvalent, c'est pourquoi tant d'organisations ont commencé à l'utiliser. Cependant, dans de nombreux cas, elles ne commencent à examiner comment il peut les aider à atteindre leurs objectifs organisationnels qu'une fois que tout est déjà opérationnel – c'est l'inverse de ce qu'il faudrait faire.

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Les trois niveaux d'objectifs organisationnels

Les objectifs organisationnels peuvent être classés en trois catégories distinctes : stratégiques, tactiques et opérationnels.

• Objectifs stratégiques : des objectifs étroitement liés à l'organisation dans son ensemble, tels que l'augmentation de la productivité des employés ou la volonté de se forger une réputation d'entreprise innovante afin d'attirer l'attention de personnes talentueuses.

• Tactiques : ces objectifs peuvent souvent être considérés comme des « sous-objectifs » au niveau d'un service ou d'une unité opérationnelle, qui précisent davantage la manière dont les différents objectifs stratégiques seront atteints. Il peut s'agir, par exemple, de réduire le nombre de réunions et de veiller à ce que les employés aient accès à toutes les informations et applications qui les concernent.

• Opérationnels : encore plus spécifiques, ce sont les objectifs liés à des actions concrètes au niveau individuel ou de l’équipe, comme exiger que tout le monde utilise l’authentification unique (SSO) pour accéder aux applications.

Bien sûr, nous étions également curieux de savoir si et dans quelle mesure les participants au webinaire avaient déjà des objectifs spécifiques pour l’espace de travail numérique de leur organisation. Les résultats sont présentés ci-dessous :

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Nous tenons à souligner qu'il est important d'attendre d'avoir défini un ensemble clair d'objectifs commerciaux avant d'aborder la question des outils spécifiques.

Conseil n° 1 : choisissez des outils, pas des marques

Vous avez donc pris le temps de définir un ensemble d'objectifs clairs et vous êtes désormais prêt à sélectionner les outils qui vous permettront de créer l'espace de travail en ligne nécessaire pour les concrétiser. À ce stade, l'erreur que beaucoup commettent est de se concentrer trop sur les noms des marques qui fournissent les logiciels, plutôt que sur les aspects pratiques.  

N'oubliez pas, lorsque vous recherchez des outils, de vous concentrer sur des catégories de produits telles que « fournisseur d'identité », « intranet » et « espace de travail numérique ». Il est essentiel que vous vous concentriez sur la qualité des outils eux-mêmes et sur la manière dont ils vous aideront concrètement, plutôt que de vous laisser influencer pour acheter un produit spécifique uniquement en raison de son nom de marque.

Étape 3 : Évaluez et testez les outils existants

Vous savez désormais ce que vous souhaitez accomplir et vous avez décidé que Microsoft 365 pourrait être la solution idéale pour vous et votre organisation. L'étape suivante consiste à vérifier si tous les outils dont vous avez besoin sont disponibles dans Microsoft 365.  

Cependant, l'univers Microsoft est vaste et il est parfois difficile de savoir par où commencer. Les outils disponibles sur la plateforme vous permettent-ils d'atteindre les objectifs que vous avez fixés pour votre organisation ? Pour répondre à cette question, votre partenaire Microsoft est là pour vous aider à trouver et à mettre en œuvre les bons outils afin de créer votre espace de travail en ligne idéal.

Enrichir Microsoft 365 grâce aux intégrations

Malgré la vaste gamme d'outils disponibles avec Microsoft 365, il est toujours possible qu'il vous manque quelque chose dont vous avez besoin. Si tel est le cas, n'oubliez pas que vous avez la possibilité d'intégrer des outils provenant d'ailleurs pour vous aider à tout regrouper.

Si l'outil n'est pas connecté à Microsoft 365, vous pouvez vérifier s'il peut être intégré à votre espace de travail numérique ou à votre intranet existant. Découvrez comment intégrer d'autres outils et tâches à l'aide de Power Apps, en veillant à toujours choisir des outils dotés d'un système ouvert pouvant être combinés avec d'autres plateformes.

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Étape 4 : Choisir la marque d'un outil

Une fois que vous avez déterminé le type d'outil dont vous avez besoin pour compléter votre environnement Microsoft 365, il est temps de choisir la marque. Outre les aspects évidents à prendre en compte, tels que le prix et la sécurité, plusieurs autres éléments méritent votre attention. À savoir :

• Quelle marque est la mieux adaptée pour vous permettre d'atteindre vos objectifs ?

• Peut-elle s'intégrer à votre portail, intranet, tableau de bord ou espace de travail numérique ?

• Dispose-t-elle d’API pour connecter des applications et automatiser des processus ?

• Existe-t-il une communauté de développement active ?

• Ai-je confiance dans les personnes à l’origine de la solution logicielle ?

• Existe-t-il un réseau de partenaires solide ?

Enfin, demandez-vous si l’outil dispose du potentiel nécessaire pour évoluer afin de vous accompagner non seulement aujourd’hui, mais aussi à l’avenir.

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Études de cas : comment tirer pleinement parti de Microsoft 365  

Dans la suite du webinaire, nous avons présenté trois études de cas de clients ayant utilisé Workspace 365 de différentes manières pour tirer le meilleur parti de Microsoft 365.  

Cas n° 1 : Simplifier l'accès aux documents depuis n'importe quel appareil

L'objectif

Le client souhaitait pouvoir accéder aux documents depuis n'importe quel appareil tout en réduisant les coûts d'infrastructure. Il souhaitait faciliter l'utilisation des documents, y compris ceux stockés sur le serveur de fichiers.

La situation

Comme il n'était pas encore prêt à effectuer une transition complète vers un espace de travail SharePoint, il rencontrait certaines difficultés avec le serveur de fichiers. Étant donné qu'il n'était pas autorisé à utiliser des licences Microsoft F3, il était contraint d'utiliser des licences E3 afin de permettre aux employés de première ligne d'accéder au serveur de fichiers.

La solution

Grâce à l'application Workspace 365 Document, il a regroupé tous ses fichiers provenant de SharePoint, OneDrive et du serveur de fichiers. De cette manière, il a pu utiliser une licence F3 (8,40 €) au lieu d'une licence E3 (31,50 €), car la plupart des employés n'avaient besoin que d'Office Online.

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Cas n° 2 : un portail unique pour accéder à toutes les applications

L'objectif

Ce client souhaitait proposer une authentification unique sécurisée pour toutes les applications concernées, depuis n'importe quel appareil.

La situation

Il disposait déjà du portail MyApps dans Office 365. Cependant, celui-ci n’offrait pas une vue d’ensemble unique de toutes les applications, car il était utilisé comme un portail distinct. En plus des autres systèmes qu’il utilisait déjà, il disposait de quatre portails différents qui ne présentaient pas toutes les applications pertinentes.

La solution

Il a pu intégrer son intranet et toutes ses applications locales, hébergées et Web au sein de Workspace 365 en utilisant les services Azure AD pour l'authentification unique. Dans son espace de travail en ligne, il a mis en place l'accès conditionnel afin que les utilisateurs ne voient que les informations qui les concernaient. Il a également renforcé la sécurité de l'espace de travail numérique grâce à l'authentification multifactorielle.

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Cas n° 3 : Rassembler les collaborateurs grâce à l'intranet

L'objectif

Cette entreprise était composée de trois entités distinctes qui avaient fusionné et disposaient donc de plusieurs intranets SharePoint. L'objectif était de créer un portail unique sur lequel les collaborateurs pourraient travailler et auquel les télétravailleurs pourraient accéder.

La situation

Il fallait une solution pour combiner les infrastructures et les flux de communication de plusieurs entités. Un autre problème était que l’intranet SharePoint ne générait aucun trafic, car les employés étaient trop occupés par leur travail et n’avaient pas le temps de consulter l’intranet.

La solution

Grâce à Workspace 365, ils ont créé un portail unique à partir duquel les employés pouvaient accéder à toutes les applications, avec des actualités provenant de SharePoint et du Centre d’annonces pour diffuser des messages ciblés. Ainsi, l'intranet et le travail se trouvaient désormais au même endroit. L'entreprise a rendu impossible l'accès aux applications depuis d'autres sources, de sorte que les utilisateurs n'avaient d'autre choix que de passer par le nouveau portail. Cela garantissait que les informations les plus importantes seraient toujours visibles dans l'espace de travail virtuel.

Innovation grâce à Microsoft 365 et à d'autres logiciels

Examinons maintenant les possibilités offertes par Workspace 365 qui nous aideront à tirer le meilleur parti de Microsoft 365.

Un système ouvert pour vous aider à personnaliser votre espace de travail numérique idéal

Workspace 365 offre de nombreuses possibilités d’intégration avec Microsoft 365. Notamment Windows Virtual Desktop pour les applications à distance, Azure pour l’authentification et Exchange pour le calendrier et les contacts.  

Outre Microsoft 365, nous intégrons également des systèmes d’autres fournisseurs. Car nous pensons qu’un espace de travail numérique doit être évolutif et indépendant des fournisseurs. Nous y parvenons de plusieurs manières :

• Intégration d’outils existants et nouveaux à l’aide d’API

• Intégration de l’information, de la communication et des processus

• Utilisation de micro-applications pour les tâches secondaires, notamment les demandes de congés annuels, les notes de frais, etc.

• Demander et déployer des applications dans le cadre de la phase de recherche

En utilisant l'API d'autres systèmes, nous pouvons intégrer vos services et les combiner avec Workspace 365. Nous créons des micro-applications pour les organisations afin d'intégrer des tâches et des informations spécifiques dans l'espace de travail en ligne et nous vous aidons à créer les vôtres. Cela vous permet de maintenir les collaborateurs dans leur flux de travail en rationalisant les processus et en évitant toute interruption des tâches.  

La polyvalence de ce système ouvert est telle que, outre la possibilité d’y intégrer des solutions externes, Workspace 365 vous offre également la possibilité d’implémenter ses propres fonctionnalités dans d’autres plateformes, telles qu’un intranet existant ou Microsoft Teams. Cela vous permet de rassembler vos collaborateurs chaque jour autour d’un même point de départ sans perdre aucun des avantages de Microsoft 365 ou de Workspace 365.

Points clés et enseignements à retenir

En résumé, voici les principaux enseignements que vous devriez retenir de ce webinaire :

• Apprenez à créer un groupe d'espace de travail numérique

• Commencez par définir vos objectifs, puis réfléchissez aux outils dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet

• Dressez un inventaire des outils et identifiez ceux dont vous disposez déjà

• Réfléchissez bien aux critères que vous utilisez pour évaluer les marques, et modifiez-les si nécessaire

• Discutez de tout cela avec votre partenaire Microsoft et tirez le meilleur parti de son expertise

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