Uitdagingen in informatiebeheer binnen de overheid

Publieke dienstverlening is afhankelijk van betrouwbare, toegankelijke en goed beheerde informatie. Toch werken veel overheidsorganisaties nog steeds met papieren dossiers, gescande pdf's, e-mailbijlagen, digitale formulieren, historische archieven en verouderde systemen. Dit kan leiden tot vertragingen bij de verwerking van aanvragen, zaakafhandelingen, documentopvragingen, audits en de dienstverlening aan burgers.

Veelvoorkomende uitdagingen

• Papieren of hybride burgerdossiers, zaakdossiers en administratieve documenten  
• Handmatige verwerking van aanvragen, vergunningen, formulieren, correspondentie en bijlagen  
• Slechte terugvindbaarheid van documenten uit fysieke archieven of verouderde opslagsystemen  
• Beperkt inzicht in de status, volledigheid en voortgang van documenten en processen  
• Voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, bewaartermijnen, transparantie en audits  
• Handmatige gegevensinvoer in zaaksystemen, archiefsystemen, ERP-, CRM- en workflowsystemen  
• Historische archieven op papier, ingebonden registers, kaarten, grootformaatdocumenten, microfilm en microfiche  

Hoe Dyanix overheidsorganisaties ondersteunt

Dyanix levert oplossingen voor de digitalisering van informatie die zijn afgestemd op de behoeften van de overheid en publieke sector. Door scanners, capture software, Intelligent Document Processing (IDP) en gespecialiseerde diensten te combineren, helpen wij organisaties fysieke en digitale documenten om te zetten in gestructureerde informatie die eenvoudiger kan worden verwerkt, doorzocht, gevalideerd en geïntegreerd in bestaande systemen.

Dyanix-oplossingen ondersteunen onder andere:

• Digitalisering van burgerdossiers, zaakdossiers, vergunningen, formulieren en administratieve documenten  
• Vastleggen van informatie uit correspondentie, aanvragen en ondersteunende documenten  
• Automatische documentclassificatie, data-extractie en validatie  
• Integratie met zaaksystemen, archiefsystemen, ERP-, CRM- en workflowomgevingen  
• Beheerde toegangsrechten, audittrails, bewaarbeleid en langdurige toegankelijkheid van informatie  
• Scanomgevingen voor kantoren, publieksbalies, archiefafdelingen en centrale documentverwerking  
• Digitalisering van historische archieven, waaronder papieren dossiers, ingebonden registers, kaarten, plattegronden, microfilm en microfiche  

Wat Dyanix levert

• Betrouwbare oplossingen voor het digitaliseren van informatie, zowel voor dagelijkse administratieve processen als voor grootschalige digitaliseringsprojecten  
• IDP-oplossingen voor documentclassificatie, data-extractie, validatie en voorbereiding van gegevens voor bestaande systemen  
• Ondersteuning op het gebied van informatiebeveiliging, toezicht, toegangsbeheer, auditbaarheid, bewaartermijnen, transparantie en verwerking van gevoelige informatie  
• Compatibiliteit met zaaksystemen, archiefsystemen, ERP-, CRM- en workflowomgevingen  
• Een complete dienstverlening, van analyse en oplossingsontwerp tot implementatie, installatie, training, support en onderhoud  
• Specialistische digitalisering van historische archieven, ingebonden dossiers, kaarten, plattegronden, microfilm en microfiche  

Veelvoorkomende toepassingen binnen de overheid

• Digitalisering van burgerdossiers en zaakdossiers  
• Vastleggen van aanvragen, vergunningen en ondersteunende documenten  
• Verwerking van inkomende post en correspondentie  
• Digitalisering van administratieve documenten en beleidsdocumentatie  
• Scanoplossingen voor archiefafdelingen en centrale documentverwerking  
• Vastleggen van formulieren en gestructureerde gegevens voor publieke dienstverlening  
• Integratie met zaaksystemen, archiefsystemen en workflowoplossingen  
• Langdurige digitale archivering van overheidsdocumenten  

Een gestructureerde aanpak voor digitalisering binnen de overheid

Met meer dan 25 jaar ervaring in documentdigitalisering ondersteunt Dyanix overheidsorganisaties bij de overgang van papieren en hybride documentprocessen naar gestructureerd digitaal informatiebeheer. Daarbij staan betrouwbare implementatie, systeemintegratie, datakwaliteit, veilige toegang, informatie, toezicht op het beheer van de informatie en langdurige operationele continuïteit centraal.