Por qué necesitas una estrategia de gestión del cambio

La implementación de Microsoft dista mucho de ser un proceso sencillo. La mejora de la funcionalidad conlleva un aumento de la complejidad que, sin la aplicación de una estrategia sólida de gestión del cambio, puede acabar dando lugar a un proceso de implementación de Microsoft que no logre los resultados deseados.

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La gestión del cambio, en pocas palabras, consiste en ayudar a las personas a comprender lo que está sucediendo a lo largo de cualquier tipo de proceso de transición. El objetivo es explicar a los empleados por qué se producen los cambios y mostrarles cómo pueden beneficiarse de dichos cambios en la práctica. Es una parte crucial del proceso de formación en cualquier organización, ya que permite a las personas adaptarse a las nuevas tecnologías de forma rápida y eficiente.

Cuando una empresa decide implementar herramientas de Microsoft sin unos principios sólidos de gestión del cambio, a los empleados a menudo les cuesta familiarizarse con la nueva tecnología. Cuando alguien desconoce o no está informado sobre toda la gama de ventajas que ofrecen dichas herramientas, puede mostrarse reacio al cambio y optar simplemente por quedarse con lo que ya conoce. Esto se traduce invariablemente en un rendimiento deficiente (ROI negativo) y en un aumento de los costes en aspectos como el soporte técnico y la formación.

Estas prácticas derrochadoras pueden eliminarse con una estrategia eficaz de gestión del cambio que garantice que sus empleados utilicen el nuevo software según lo previsto y le saquen el máximo partido. Sin estas estrategias, las implementaciones de Microsoft tienen muchas posibilidades de fracasar.

Así pues, ya hemos cubierto el «por qué»; para ayudarle con el «cómo», hemos investigado para elaborar las estrategias de adopción y gestión del cambio de Microsoft más exitosas.   

Lectura adicional imprescindible: Cómo mejorar su implementación de Microsoft Dynamics

Estrategias de gestión del cambio y adopción de Microsoft:

Los marcos de gestión del cambio le permiten comunicar a sus empleados los detalles esenciales del proyecto de implantación de Microsoft para prepararlos para los cambios que están a punto de implementarse.   

También ayudan a las personas a familiarizarse con el uso de las nuevas funciones y herramientas, garantizando que puedan sacar el máximo partido a sus procesos de trabajo con el nuevo sistema en funcionamiento.  

El enfoque de gestión del cambio de Microsoft consta de cuatro fases distintas:   

• Planificación

• Concienciación

• Formación y desarrollo

• Preparación y adopción

Fase 1: Planificación

Realice la planificación con antelación

Es absolutamente vital tener listo un plan integral de gestión del cambio antes de que se lleve a cabo cualquier tipo de implementación de Microsoft. Es mucho más probable que obtenga una acogida positiva por parte de sus empleados si realiza esta planificación con antelación.

Uno de los mayores retos surge cuando un nuevo sistema tiene una mala acogida entre el personal de su empresa. En tal caso, debe asegurarse de comprender plenamente las razones que subyacen a la resistencia de los empleados y abordar el problema o problemas antes de seguir adelante con el proceso de gestión del cambio.   

Es extremadamente importante comunicar todo el proceso de cambio a sus empleados a lo largo de la fase de planificación. Al hacerlo, las personas se sentirán más incluidas en el proceso y serán menos propensas a pensar que se les están imponiendo cambios en contra de su voluntad. Además, puede vender el nuevo sistema a sus empleados asegurándose de que comprendan exactamente cómo los cambios que se están llevando a cabo tendrán un impacto positivo en la organización en su conjunto. Esto se puede lograr con algo tan sencillo como compartir datos objetivos o proporcionar ejemplos de casos de éxito logrados gracias a las implementaciones de Microsoft.

Fase 2: Concienciación

Comunique y ayude a los empleados a comprender plenamente los cambios que se están realizando   

La concienciación ayuda a crear el «rumor» tan necesario en torno a su nuevo producto de Microsoft. Por eso debe esforzarse siempre conscientemente por comunicar a sus empleados los beneficios y el valor de pasarse a Microsoft. Además, crear una estrategia de comunicación eficaz garantiza que transmita a sus usuarios finales el mensaje que desea que reciban.

A medida que se lleva a cabo la implementación de Microsoft, es importante ofrecer a los empleados un canal que les permita hacer preguntas y dar su opinión. Como norma general, siempre debe estar abierto a recibir comentarios, ya sean positivos o negativos, asegurándose de que cualquier duda o consulta de los usuarios finales se aborde con prontitud.  

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Fase 3: Aprendizaje y desarrollo

Desarrolle un plan de formación integral de Microsoft

Esta fase es una parte necesaria de la incorporación, la formación y el aprendizaje de los empleados con los productos de Microsoft. Una estrategia eficaz de aprendizaje y desarrollo de Microsoft ayudará a las empresas a acortar la curva de aprendizaje de sus empleados, permitiendo a los usuarios adaptarse a las nuevas formas de trabajar mucho más rápido de lo que lo harían de otro modo.

El desarrollo de un plan de formación en gestión del cambio permite la implementación exitosa de las herramientas de productividad de Microsoft y conduce a procesos empresariales eficientes. Su plan de formación debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje, limitaciones de recursos, retos geográficos y casos de uso. Un plan de formación integral de Microsoft aumenta sus posibilidades de una implementación exitosa y de procesos empresariales eficientes. 

Fase 4: Adopción de Microsoft

Innovar y aprovechar la tecnología más reciente

La adopción de Microsoft no ocurre de la noche a la mañana; pueden pasar más de seis meses hasta que se aproveche todo el potencial del nuevo sistema. Sin embargo, una formación bien planificada permite a las empresas obtener un retorno de la inversión más rápido al reducir la curva de aprendizaje del usuario final.  

Vigile de cerca la tasa de adopción de los usuarios y aproveche la tecnología más reciente, como las plataformas de adopción digital para optimizar y maximizar la adopción.

Apty ofrece formación de Microsoft integrada en la aplicación, lo que brinda a sus empleados la oportunidad de aprender más rápido y de forma más eficaz con una experiencia de aprendizaje fluida; manteniendo a sus empleados comprometidos durante todo el proceso de formación de Microsoft y garantizando una gestión del cambio exitosa.    

Apty puede:   Con Apty, puede crear contenido de guía paso a paso personalizado para ayudar a sus usuarios a superar cualquier dificultad que puedan tener. Las empresas pueden analizar el comportamiento de los usuarios para identificar exactamente dónde se atascan, mientras que los empleados reciben un enfoque centrado en las soluciones que les ayuda a involucrarse y dominar la aplicación de Microsoft.  

• Mejora la productividad de los empleados y alivia la presión sobre los equipos de soporte

• Ofrece formación eficaz con tutoriales y anuncios dentro de la aplicación

• Impulsa la adopción por parte de los usuarios y el retorno de la inversión de los productos de Microsoft  

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