La digitalización es un paso lógico para muchas instituciones. Pero ¿es suficiente para cumplir y seguir cumpliendo con la normativa? Las normas de calidad como Metamorfoze, FADGI e ISO 19264-1 están desempeñando un papel cada vez más importante en la gestión sostenible de los archivos digitales. Al mismo tiempo, las leyes y regulaciones imponen requisitos más estrictos en materia de fiabilidad, accesibilidad y sostenibilidad legal. ¿Cómo puede estar seguro de que su archivo digital cumple con los estándares actuales y está preparado para los requisitos del futuro? ¿Y cuáles son los riesgos si no es así?

La digitalización es un comienzo, no un fin

La digitalización hace que las colecciones sean más accesibles, reduce la dependencia de los materiales físicos y ayuda a proteger los datos contra la pérdida o el deterioro.

Sin embargo, la digitalización no significa automáticamente que el archivo cumpla con todos los requisitos. Un archivo digital no solo debe ser de buena calidad técnica, sino que también debe cumplir las directrices de sostenibilidad, accesibilidad y conservación legal.

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Las normas de calidad ofrecen orientación, pero requieren decisiones

Las normas internacionales como Metamorfoze, FADGI e ISO 19264-1 proporcionan un marco objetivo para la calidad de los archivos digitales. Ayudan a tomar decisiones claras en materia de digitalización y ofrecen orientación en materia de licitaciones, revisión y rendición de cuentas.

Sin embargo, no todas las normas se aplican a todos los tipos de archivos o colecciones. Una institución patrimonial con manuscritos frágiles tiene necesidades de calidad diferentes a las de un archivo municipal con documentos administrativos. Por lo tanto, determinar la norma adecuada no es solo una elección técnica, sino también estratégica.

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El cumplimiento requiere una atención constante

Las normativas y las normas están en constante evolución. Lo que hoy se considera suficiente puede quedar obsoleto en unos años. Por lo tanto, el cumplimiento no es una evaluación puntual, sino un proceso continuo.

Las organizaciones harían bien en no solo tener en cuenta los requisitos de calidad al inicio de la digitalización, sino también en elaborar un plan para la evaluación periódica y los ajustes necesarios.

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El estatus legal de las copias digitales

Una pregunta frecuente es si las copias digitales tienen el mismo valor legal que los originales en papel. En la mayoría de los casos, sí, siempre que se cumplan las normas de calidad y los acuerdos de proceso correctos.

Un proceso de digitalización bien documentado y conforme a la normativa evita incertidumbres en procedimientos legales, auditorías o divulgación de información.

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Un archivo digital fiable ofrece tranquilidad

La gestión de la información conforme a la normativa ofrece mucho más que el simple cumplimiento de las normas. Garantiza la accesibilidad a largo plazo, reduce el riesgo de pérdida de datos y ofrece seguridad tanto a los administradores como a los usuarios del archivo.

Quienes consideran el cumplimiento normativo como parte integral del proceso de gestión de la información, en lugar de un control independiente a posteriori, evitan costosas correcciones en el futuro.

¿No está seguro de si su archivo digital cumple con las normas aplicables?

Estamos a su disposición para ayudarle a desarrollar la estrategia adecuada.