Die Digitalisierung ist für viele Institutionen ein logischer Schritt. Aber reicht das aus, um konform zu sein und zu bleiben? Qualitätsstandards wie Metamorfoze, FADGI und ISO 19264-1 spielen eine immer wichtigere Rolle für die nachhaltige Verwaltung digitaler Archive. Gleichzeitig stellen Gesetze und Vorschriften strengere Anforderungen an Zuverlässigkeit, Zugänglichkeit und rechtliche Nachhaltigkeit. Wie können Sie sicher sein, dass Ihr digitales Archiv den heutigen Standards entspricht und für die Anforderungen von morgen gerüstet ist? Und welche Risiken bestehen, wenn dies nicht der Fall ist?

Die Digitalisierung ist ein Anfang, nicht das Ende

Die Digitalisierung macht Sammlungen leichter zugänglich, verringert die Abhängigkeit von physischen Materialien und trägt dazu bei, Daten vor Verlust oder Beschädigung zu schützen.

Die Digitalisierung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass das Archiv alle Anforderungen erfüllt. Ein digitales Archiv muss nicht nur technisch hochwertig sein, sondern auch Richtlinien für Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen.

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Qualitätsstandards bieten Orientierung, erfordern jedoch Entscheidungen

Internationale Standards wie Metamorfoze, FADGI und ISO 19264-1 bieten einen objektiven Rahmen für die Qualität digitaler Archive. Sie helfen dabei, klare Entscheidungen bei der Digitalisierung zu treffen, und bieten Orientierung bei Ausschreibungen, Überprüfungen und der Rechenschaftspflicht.

Allerdings ist nicht jeder Standard für jede Art von Archiv oder Sammlung geeignet. Eine Kulturerbe-Einrichtung mit empfindlichen Manuskripten hat andere Qualitätsanforderungen als ein Stadtarchiv mit Verwaltungsakten. Die Festlegung des richtigen Standards ist daher nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Entscheidung.

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Compliance erfordert ständige Aufmerksamkeit

Vorschriften und Standards entwickeln sich ständig weiter. Was heute noch als ausreichend gilt, kann in wenigen Jahren schon veraltet sein. Compliance ist daher keine einmalige Bewertung, sondern ein fortlaufender Prozess.

Unternehmen sind gut beraten, nicht nur zu Beginn der Digitalisierung Qualitätsanforderungen zu berücksichtigen, sondern auch einen Plan für regelmäßige Bewertungen und gegebenenfalls erforderliche Anpassungen zu erstellen.

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Der rechtliche Status digitaler Kopien

Eine häufig gestellte Frage ist, ob digitale Kopien denselben rechtlichen Wert haben wie Papieroriginale. In den meisten Fällen ist dies der Fall, sofern die richtigen Qualitätsstandards und Prozessvereinbarungen eingehalten werden.

Ein gut dokumentierter und konformer Digitalisierungsprozess verhindert Unsicherheiten in Gerichtsverfahren, bei Audits oder bei der Offenlegung von Informationen.

Ein zuverlässiges digitales Archiv bietet Sicherheit

Compliance-konformes Informationsmanagement bietet mehr als nur die Einhaltung von Vorschriften. Es gewährleistet langfristige Verfügbarkeit, reduziert das Risiko von Datenverlusten und bietet sowohl Administratoren als auch Benutzern des Archivs Sicherheit.

Wer Compliance als integralen Bestandteil des Informationsmanagementprozesses betrachtet – und nicht als separate nachträgliche Überprüfung –, vermeidet kostspielige Korrekturen in der Zukunft.

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Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr digitales Archiv den geltenden Standards entspricht?

Wir würden Ihnen gerne bei der Entwicklung der richtigen Strategie helfen.