5 facons pour optimiser votre déploiement de Microsoft Dynamics

Des entreprises issues de divers secteurs créent de la valeur ajoutée et enrichissent leurs solutions existantes grâce à Microsoft Dynamics. En tant que suite d'applications métier intelligentes, Microsoft Dynamics, ou Dynamics 365, s'est forgé une réputation pour son capacité à améliorer l'efficacité opérationnelle, à renforcer l'agilité et à réduire la complexité.  

Microsoft Dynamics 365 est de plus en plus utilisé pour la transformation numérique des entreprises, l'engagement et la productivité des employés, ainsi que pour les stratégies de gestion du changement. Cependant, il n'est pas toujours facile de tirer parti des nombreux avantages de Microsoft Dynamics 365. Les défis liés à la mise en œuvre peuvent empêcher les entreprises d'atteindre leur plein potentiel.

Nous avons répertorié ci-dessous certaines des solutions aux défis de mise en œuvre de Dynamics 365 les plus courants auxquels sont confrontées les entreprises. Ne laissez pas votre mise en œuvre de Microsoft Dynamics 365 s'enliser dans la frustration. Exploitez tout son potentiel – et le vôtre – grâce à ces conseils.

1. Élaborez un plan détaillé

De nombreux outils de progiciels de gestion intégrée (ERP) ne permettent pas d’atteindre les résultats escomptés, que les entreprises optent pour NetSuite, SAP ERP ou Microsoft Dynamics 365. En réalité, jusqu’à trois quarts de toutes les initiatives de mise en œuvre d’un ERP échouent. Souvent, la principale raisonest une mauvaise planification.

Au début de tout projet avec Microsoft Dynamics, il est essentiel d'élaborer un plan clair et défini. Définissez vos objectifs, vos principes, les résultats escomptés, les ressources et le calendrier du projet. Que souhaitez-vous accomplir avec ce projet ? Cherchez-vous à améliorer la productivité, l'agilité, à réduire les coûts ou autre chose ? Quels que soient vos objectifs, énoncez-les clairement pour donner un sens à votre mise en œuvre de Microsoft Dynamics.

Bien sûr, l'objectif de votre projet variera en fonction du service, de l'équipe et des personnes impliquées. Discutez avec votre partenaire de mise en œuvre pour déterminer ce que signifie la réussite pour chacun de vos objectifs. Décidez comment vous allez mesurer la réussite, définissez les délais prévisibles et alignez les objectifs de votre projet avecr ceux de l'organisation dans son ensemble.

N'oubliez pas que vous n'avez pas à planifier votre projet Dynamics 365 tout seul. Les stratégies de gestion du changement pour une mise en œuvre réussie de l'ERP peuvent être menées en collaboration. Travailler avec des consultants Dynamics et des chefs de projet expérimentés peut vous aider à structurer, rationaliser et améliorer votre plan de mise en œuvre de Dynamics 365. Souvent, un regard neuf venant de l'extérieur de l'entreprise permet d'identifier des problèmes potentiels liés à la personnalisation, à l'allocation des ressources et aux compétences requises, qui sont plus difficiles à repérer pour le personnel interne.

N'oubliez pas que la phase de planification est un processus, et non une fin en soi. Une fois que vous avez élaboré un plan Microsoft Dynamics 365, il est temps non seulement de mettre le projet en œuvre, mais aussi de l'itérer, en procédant à des analyses et en apportant des modifications à votre plan lorsque cela s'avère nécessaire. Ainsi, au fur et à mesure que vous itérez, votre plan s'améliore et l'exécution du projet s'en trouve optimisée.

2. Faites de la communication le fondement de la transformation numérique

Il ne sert à rien de disposer de plans et de politiques détaillés pour votre projet Dynamics 365 s’ils ne sont pas communiqués à toutes les parties prenantes concernées. La communication doit toujours être au cœur de la transformation numérique des entreprises. Une mauvaise communication peut empêcher la diffusion des changements apportés à un projet Dynamics 365 entre les équipes de mise en œuvre et les autres employés, ce qui entraîne des malentendus, de la confusion et des erreurs.

Ne considérez pas la communication comme une démarche ponctuelle. Élaborez une stratégie de communication claire impliquant toutes les parties prenantes concernées. Communiquez régulièrement sur les préoccupations, les défis et les avantages de Microsoft Dynamics 365. Assurez-vous que tout réseau de communication que vous créez soit ouvert à un dialogue bidirectionnel. Utilisez-le pour partager les mises à jour de l'équipe de direction, mais aussi pour permettre aux autres parties prenantes de poser des questions.

Réfléchissez bien aux canaux qui pourraient s'avérer les plus efficaces pour discuter de vos projets Dynamics 365. Une gestion du changement réussie exige clarté, discipline et adhésion. Votre modèle d'engagement en matière de gestion du changement pourrait combiner des annonces dans l'application et des réunions hebdomadaires, en fonction du type d'informations que vous partagez et des parties prenantes concernées.

3. Misez sur une formation adaptée

Un plan Microsoft Dynamics 365 bien pensé ne sert pas à grand-chose si vos collaborateurs ne savent pas comment le mettre en œuvre. C'est là que la formation entre en jeu. Mais celle-ci doit être sur mesure : adaptée à vos objectifs, à votre projet et à votre personnel. Saviez-vous, par exemple, que tout le monde n'apprend pas de la même manière ?

En effet, on s'accorde généralement à dire qu'il existe quatre types d'apprentissages : les visuels, les auditifs, les kinesthésiques et les lecteurs/écrivains. Ainsi, les programmes de formation les plus efficaces tiennent compte de ces types d'apprenants. Un programme de formation Microsoft Dynamics destiné aux apprenants visuels pourrait mettre davantage l'accent sur les cartes, les graphiques, les diagrammes, les schémas et les formes pour former les employés. Les apprenants auditifs peuvent mieux apprendre grâce à des discussions de groupe. Les apprenants de type lecture/écriture, quant à eux, pourraient tirer profit de documents ou même de la participation à des quiz.  

Le quatrième type d'apprenant est celui des apprenants kinesthésiques, qui apprennent mieux en effectuant eux-mêmes des actions. Les plateformes d'adoption numérique (DAP) comme Apty peuvent aider les organisations à créer leur propre contenu, tel que des guides pas à pas et des annonces, parfaitement adapté à l'apprenant kinesthésique.

Avec Apty, des contenus adaptés à tout type d'apprenant peuvent être facilement convertis et hébergés au sein même de Microsoft Dynamics. Vos employés n'ont même pas besoin de quitter la plateforme pour en savoir plus sur les processus et applications connectés.

4. Suivez vos progrès

Les projets de mise en œuvre d’un ERP mobilisent d’importantes ressources et sont connus pour dépasser le budget prévu. Pour vous assurer que votre investissement dans Microsoft Dynamics est rentable, vous devez définir les indicateurs clés de performance (KPI) d’une mise en œuvre réussie et les suivre à intervalles réguliers.  

Des plateformes d’analyse de données (DAP) telles qu’Apty peuvent être utilisées pour collecter les indicateurs dont vous avez besoin afin de suivre l’avancement de votre projet de mise en œuvre. Vous devriez pouvoir mesurer les taux d'engagement et la productivité au sein du logiciel, par exemple le nombre d'employés utilisant activement la plateforme (segmentés par fonction, région, etc.), ainsi que le temps qu'il leur faut pour effectuer des processus particuliers.

Les responsables peuvent mettre en place des entonnoirs d'objectifs pour mesurer le temps nécessaire à différents groupes d'utilisateurs pour accomplir chaque étape d'un processus et voir s'ils rencontrent des blocages et à quel moment. Si le taux d'abandon pour un processus particulier est élevé, des conseils supplémentaires peuvent être fournis via la DAP pour aider les utilisateurs à mener à bien les processus métier correctement et efficacement.  

Les meilleures DAP fournissent non seulement des informations détaillées, mais vous aident également de manière proactive à résoudre les problèmes d'adoption et de productivité, afin de garantir que vous atteigniez vos objectifs commerciaux grâce à cette mise en œuvre.

5. Améliorer

Les DAP peuvent considérablement faciliter l'adoption et la mise en œuvre d'outils de productivité tels que Dynamics 365. En analysant l'adoption par les utilisateurs, il devient soudain possible d'apporter des améliorations et d'optimiser les processus.  

Les données constituent un élément central des meilleurs DAP. Apty, par exemple, fournit des données sur les habitudes d'utilisation, l'efficacité, la productivité et l'engagement. À partir de là, il devient possible d'optimiser vos processus Microsoft Dynamics. Sans les bonnes données, il est impossible d'identifier les goulots d'étranglement. Il devient impossible d'apporter des améliorations.

Optimiser vos projets Microsoft Dynamics

Beaucoup trop de projets Microsoft Dynamics semblent prometteurs sur le papier, mais ne parviennent pas à générer les retours attendus. Cela n'est pas une fatalité. Des DAP comme Apty peuvent vous fournir une prise en main, une formation et des informations exploitables afin que vous puissiez identifier les défis liés à votre utilisation de Microsoft Dynamics 365 et les éliminer.  

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