Gain d'efficacité : comment le scanner i4250 de Kodak Alaris et iGuana ont relevé les défis au sein du service d'archives médicales « Scan Factory » de l'AZ Groeninge

Cet article s'appuie sur l'étude de cas « Kodak Alaris et iGuana aident l'AZ Groeninge à optimiser l'efficacité de son service d'archives médicales « Scan Factory » ».

Dans le secteur santé, la numérisation des dossiers médicaux joue un rôle crucial dans l'amélioration de l'efficacité et la garantie d'un fonctionnement sans faille. L'AZ Groeninge, l'un des plus anciens hôpitaux de Belgique, a franchi une étape majeure vers un environnement de travail sans papier en s'associant à Kodak Alaris et à iGuana, un fournisseur renommé de solutions de pointe en matière de gestion électronique de documents, d'archivage numérique et de services de numérisation. Cette alliance, qui a vu le jour en 2003, a franchi une étape importante lorsque l'hôpital a adopté les scanners Kodak i4250 et le logiciel de pointe d'iGuana pour révolutionner son service d'archives médicales « Scan Factory ».

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Les défis rencontrés par AZ Groeninge

Confronté au problème de scanners obsolètes et à la nécessité d’une mise à jour technologique, AZ Groeninge, avec malgré un succès remarquable de sa numérisation des dossiers médicaux, s’est mis en quête d’une solution efficace. Avec 90 % des dossiers médicaux déjà sous forme électronique, le coordinateur des archives médicales, Bart Dobbelaere, a pris conscience de l’importance de moderniser la technologie pour maintenir l’efficacité opérationnelle. Le défi était de taille, car une équipe de deux personnes traitait en moyenne 10 000 à 15 000 documents papier par jour.

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Une solution complète

Pour relever ce défi, iGuana a proposé une solution robuste articulée autour de scanners de production Kodak i4250. Réputés pour leur vitesse exceptionnelle de 110 pages par minute et 220 images par minute, ces scanners ont constitué la pièce  centrale  de la mise à niveau technologique. En complément de ce matériel, la solution intégrait le logiciel Kodak Capture Pro, garantissant une transition fluide du papier vers des images numériques de haute qualité. De plus, des fonctionnalités intelligentes, notamment la gestion des exceptions et la lecture de codes-barres, ont été intégrées pour améliorer l'efficacité du flux de travail.

Par ailleurs, la plateforme logicielle d'iGuana a joué un rôle important dans l'automatisation de la classification des documents au sein du système de dossiers médicaux électroniques (DME) de l'hôpital. Cette solution de flux de travail de bout en bout, enrichie par la technologie de reconnaissance des codes-barres, a rationalisé le processus de classification, en établissant une structure logique pour chaque dossier. Cette approche globale a non seulement permis de relever le défi immédiatement, mais a également positionné AZ Groeninge pour un avenir sécurisé sur le plan technologique et plus efficace en matière de gestion des dossiers médicaux.

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Avantages et impact :

La mise en œuvre de la solution combinant Kodak Alaris et iGuana a apporté plusieurs avantages notables. Tout d’abord, elle a permis un processus d’intégration fluide, permettant à l’équipe chargée des archives médicales de tirer pleinement parti de tous les avantages dès le début. La capacité des scanners à prendre en charge divers supports, types de documents et formats, associée à des technologies avancées telles que la protection intelligente des documents, a contribué à un processus de numérisation fluide et efficace.

L'intégration transparente entre le logiciel Kodak Capture Pro et la plateforme logicielle d'iGuana a également garanti un flux de travail fluide, les informations étant facilement acheminées vers le système iGuana pour être classées et indexées. Cela a non seulement stimulé la productivité, mais a également permis aux praticiens d'accéder facilement aux informations des patients et de les rechercher en quelques secondes.

Cohérence et adoption généralisées

L'indexation et la classification précises des importantes quantités de données saisies quotidiennement, associées au transfert sans problème de toutes les informations relatives aux patients vers les dossiers appropriés, ont largement contribué à une acceptation plus large des processus numériques parmi le personnel médical de l'hôpital. La confiance ainsi établie dans le système s'est avérée être un facteur déterminant dans l'amélioration réussie de l'efficacité.

Conclusion

En résumé, la précision de l'indexation et le transfert fluide des informations relatives aux patients, rendus possibles par le scanner i4250 et les solutions innovantes d'iGuana, ont révolutionné les archives médicales de l'AZ Groeninge. Cela a joué un rôle crucial dans l'amélioration de l'efficacité et la mise en place de processus numériques rationalisés dans l'ensemble de l'hôpital.

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