Deze blog is gebaseerd op de casestudy ‘Kodak Alaris en iGuana helpen AZ Groeninge de efficiëntie binnen de medische archiefafdeling van Scan Factory te optimaliseren’.

In de gezondheidszorg speelt de digitalisering van patiëntendossiers een cruciale rol bij het verbeteren van de efficiëntie en het waarborgen van een naadloze bedrijfsvoering. AZ Groeninge, een van de oudste ziekenhuizen in België, zette een belangrijke stap in de richting van een papierarme werkomgeving door samen te werken met Kodak Alaris en iGuana, een vooraanstaande leverancier van geavanceerde oplossingen voor elektronisch documentbeheer, digitale archivering en scan- en digitaliseringsdiensten. Deze alliantie, die in 2003 tot stand kwam, bereikte een mijlpaal toen het ziekenhuis de Kodak i4250-scanners en de geavanceerde software van iGuana in gebruik nam om zijn medische archiefafdeling “Scan Factory” te revolutioneren.

Uitdagingen voor AZ Groeninge

Geconfronteerd met de uitdaging van verouderde scanners en de noodzaak om de technologie te vernieuwen, zocht AZ Groeninge, ondanks het prijzenswaardige succes bij het digitaliseren van patiënttrajecten, naar een effectieve oplossing. Aangezien 90% van de patiëntendossiers al in elektronische vorm beschikbaar was, zag Bart Dobbelaere, coördinator medische archieven, het belang in van een technologische upgrade om de operationele efficiëntie te behouden. De uitdaging was aanzienlijk, aangezien een team van twee personen dagelijks gemiddeld 10.000 tot 15.000 papieren documenten verwerkte.

Een uitgebreide oplossing

Als antwoord op deze uitdaging stelde iGuana een robuuste oplossing voor, gebaseerd op de Kodak i4250-productiescanners. Deze scanners, die bekend staan om hun uitzonderlijke snelheid van 130 pagina's per minuut en 260 afbeeldingen per minuut, vormden de ruggengraat van de technologische upgrade. Als aanvulling op deze hardware omvatte de oplossing de Kodak Capture Pro Software, die een naadloze overgang van papier naar digitale afbeeldingen van hoge kwaliteit garandeerde. Bovendien werden intelligente functies, waaronder uitzonderingsafhandeling en barcodelezing, geïntegreerd om de efficiëntie van de workflow te verbeteren.

Bovendien speelde het softwareplatform van iGuana een belangrijke rol bij het automatiseren van de documentclassificatie binnen het Electronic Health Record (EHR)-systeem van het ziekenhuis. Deze end-to-end workflowoplossing, verrijkt met barcodeherkenningstechnologie, stroomlijnde het classificatieproces en creëerde een logische boomstructuur voor elk dossier. Deze uitgebreide aanpak pakte niet alleen de directe uitdaging aan, maar positioneerde AZ Groeninge ook voor een technologisch geavanceerdere en efficiëntere toekomst op het gebied van het beheer van medische dossiers.

Voordelen en impact:

De implementatie van de gecombineerde oplossing van Kodak Alaris en iGuana leverde een aantal opmerkelijke voordelen op. Ten eerste omvatte het een soepel onboardingproces, waardoor het medische archiefteam vanaf het begin optimaal kon profiteren van alle voordelen. De mogelijkheid van de scanners om diverse media, documenttypes en formaten te verwerken, in combinatie met geavanceerde technologieën zoals intelligente document bescherming, droeg bij aan een soepel en efficiënt captureproces.

De naadloze integratie tussen Kodak Capture Pro Software en het softwareplatform van iGuana zorgde ook voor een soepele workflow, waarbij informatie gemakkelijk naar het iGuana-systeem werd geleid voor classificatie en indexering. Dit verhoogde niet alleen de productiviteit, maar maakte het ook voor artsen gemakkelijker om binnen enkele seconden toegang te krijgen tot patiëntinformatie en deze te doorzoeken.

Consistentie en bredere acceptatie

De nauwkeurige indexering en classificatie van de aanzienlijke dagelijkse gegevensinvoer, in combinatie met de naadloze overdracht van alle patiëntgerelateerde informatie naar de juiste bestanden, heeft in belangrijke mate bijgedragen aan een bredere acceptatie van digitale processen onder de medische professionals van het ziekenhuis. Het vertrouwen in het systeem dat hierdoor is ontstaan, bleek een cruciale factor te zijn voor de succesvolle verbetering van de efficiëntie.

Conclusie

Kortom, de nauwkeurigheid van de indexering en de naadloze overdracht van patiëntgerelateerde informatie, mogelijk gemaakt door de i4250-scanner en de innovatieve oplossingen van iGuana, hebben een revolutie teweeggebracht in de medische archieven van AZ Groeninge. Dit heeft een cruciale rol gespeeld bij het verbeteren van de efficiëntie en het bevorderen van gestroomlijnde digitale processen in het hele ziekenhuis.

Een partner in uw digitale transformatie

Voor medische archieven en organisaties die worstelen met verouderde scanners en de noodzaak om hun technologie te vernieuwen, is Dyanix een betrouwbare partner. Met twintig jaar ervaring biedt Dyanix op maat gemaakte oplossingen voor digitale transformatie en geavanceerde scanservices. Het gebruik van de diensten van Dyanix leidt tot gestroomlijnde processen, minder inefficiëntie en geoptimaliseerde workflows. Dit resulteert in kostenbesparingen, een betere toewijzing van middelen en soepelere processen.

Onze toewijding is geworteld in het zijn van een betrouwbare partner, toegewijd aan het leveren van hoogwaardige diensten en voortdurende ondersteuning. Kiezen voor Dyanix zorgt voor een betrouwbaar partnerschap voor langdurig succes in het digitale tijdperk.

Mocht u met soortgelijke uitdagingen te maken hebben of hulp en begeleiding nodig hebben, neem dan vandaag nog contact op met onze Dyanix-experts.