Les défis de la numérisation pour les municipalités et collectivités locales

Ces dernières années, les pays européens ont connu une diminution du nombre de municipalités. Aux Pays-Bas, par exemple, ce nombre a baissé de plus d’un tiers, passant de 537 en 2000 à 342 en 2023. Cette baisse, principalement motivée par des considérations financières, a entraîné des défis, car les municipalités doivent désormais fusionner leurs processus, y compris leurs services de courrier.

Alors que de nombreux secteurs s'efforcent de passer au projet “zéro papier”, les municipalités sont non seulement tenues de continuer à accepter les courriers et  formulaires physiques, mais doivent également se conformer à des réglementations strictes concernant les délais de réponse à toutes les demandes entrantes, qu'elles soient physiques ou numériques. De plus, plusieurs services nécessitent l'acceptation de demandes sur papier ainsi que de demandes numériques, par exemple pour les allocations chômage, les permis de construction ou les demandes de subventions.

Une loi récemment adoptée aux Pays-Bas, la loi sur la transparence administrative (WOO), stipule que l'administration doit répondre aux demandes d'informations dans un délai de 4 semaines à compter de leur réception, soit en fournissant un lien vers les documents demandés, soit en demandant un délai supplémentaire (jusqu'à 2 semaines), soit en expliquant pourquoi ces informations ne peuvent être fournies. Le non-respect de cette loi peut entraîner des sanctions. Pour respecter ces réglementation  légales, les municipalités doivent disposer d’un système efficace tant pour la numérisation des demandes et des documents entrants que pour la recherche de documents dans les délais.

Le service courrier de la municipalité est chargé de numériser tout le courrier entrant, y compris les enveloppes postales qui comportent une date d’affranchissement. Depuis l'introduction de la WOO, il est devenu particulièrement important de suivre la date d'affranchissement réelle, car celle-ci peut différer de la date indiquée dans la demande, et le conseil municipal dispose de 4 semaines à compter de la date d'affranchissement pour répondre. Les enveloppes peuvent être difficiles à numériser ; il est donc nécessaire de disposer d'un scanner capable de reconnaître qu'il s'agit d'une double page et de mettre le processus en pause afin que l'opérateur puisse choisir la marche à suivre à partir d'un écran tactile.

Pour gérer ce processus, un service courrier type peut disposer de trois scanners et d’un logiciel d’automatisation des documents, tel que les solutions fournies par Kofax, qui aident à transformer et à classer les données en vue de l’étape suivante. Une fois numérisées, les données du document et de l’enveloppe sont importées dans un système de gestion de documents ou de dossiers tel que Join, Djuma ou Corsa, d’où elles sont accessibles par la personne ou le service responsable.

Les scanners de production tels que les séries Kodak S3000 ou Kodak i4000 et la série Canon DR-G2 (par exemple, le Canon DR-G2110) sont particulièrement adaptés aux processus gérés par les municipalités, car ils peuvent traiter de grandes quantités de lots mixtes, par exemple à la fois des documents et des enveloppes, voire des photos soumises à l’appui de demandes de permis de construire.

La plupart des municipalités optent pour un contrat de service complet comprenant une assistance prioritaire sur site, une maintenance préventive et le remplacement des consommables. Cela présente de nombreux avantages, notamment des coûts prévisibles pour une maintenance et des réparations, ainsi qu’une réduction des interruptions de service.

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