De afgelopen jaren is het aantal gemeenten afgenomen. In Nederland is het aantal gemeenten met meer dan een derde afgenomen, van 537 in 2000 tot 342 gemeenten in 2023. Deze daling, die voornamelijk het gevolg is van kostenbesparingen, heeft geleid tot nieuwe uitdagingen omdat instellingen hun processen, waaronder postkamers, moeten samenvoegen.  

Terwijl veel sectoren zich richten op het papierloos maken, zijn gemeenten niet alleen verplicht om fysieke post en formulieren te blijven accepteren, maar moeten ze ook voldoen aan regelgeving met betrekking tot de reactietijden op alle binnenkomende verzoeken, of deze nu fysiek of digitaal zijn. Bovendien moeten verschillende diensten zowel papieren als digitale verzoeken accepteren, bijvoorbeeld voor werkloosheidsuitkeringen, bouwvergunningen of subsidieaanvragen.

Volgens de Wet Open Overheid (WOO), moet de overheid binnen 4 weken na ontvangst op verzoeken om informatie reageren met ofwel een link naar de gevraagde documenten, een verzoek om meer tijd (maximaal 2 weken) of met een antwoord waarom deze informatie niet kan worden verstrekt. Wanneer een instelling hier niet aan voldoet,  kan dit leiden tot boetes. Om aan deze wettelijke verplichtingen te voldoen, moeten gemeenten een efficiënt proces hebben voor zowel het digitaliseren van inkomende verzoeken en documentatie als voor het op tijd ophalen van documentatie.  

De postkamer van de gemeente is verantwoordelijk voor het scannen van alle inkomende post, inclusief de verzendenveloppen waarop de postdatum staat vermeld. Sinds de invoering van de WOO is het extra belangrijk geworden om de werkelijke postdatum bij te houden, omdat deze kan afwijken van de datum in het verzoek en de gemeente vanaf de postdatum 4 weken de tijd heeft om te reageren. Enveloppen zijn lastig te scannen, dus is er een scanner nodig die herkent dat het om een dubbele pagina gaat en het proces pauzeert zodat de operator via een touchscreen kan kiezen hoe het proces verder verloopt.  

Om dit proces te kunnen afhandelen, beschikt een typische postkamer over drie scanners en documentautomatiseringssoftware zoals de oplossingen van Kofax, die helpen bij het verwerken en categoriseren van gegevens voor de volgende stap. Eenmaal gedigitaliseerd worden de gegevens van het document en de envelop geïmporteerd in een document- of casemanagementsysteem zoals Join, Djuma of Corsa, van waaruit ze toegankelijk zijn voor de verantwoordelijke persoon of afdeling.

Productiescanners zoals de Kodak S3000 of Kodak i4000 serie en Canon DR-G2 serie (bijv. Canon DR-G2110) zijn bijzonder geschikt voor de processen die gemeenten verwerken, omdat ze grote hoeveelheden gemengde batches kunnen verwerken, bijv. zowel documenten als enveloppen en zelfs foto's die worden ingediend ter ondersteuning van bouwaanvragen.  

Om onderbrekingen van de dienstverlening te voorkomen, is het belangrijk om de apparatuur op de juiste manier te onderhouden. De meeste gemeenten kiezen  voor een full-service contract dat ondersteuning op locatie, preventief onderhoud en vervanging van verbruiksartikelen omvat. Dit heeft veel voordelen, zoals voorspelbare kosten voor onderhoud en reparatie en een minimale onderbreking van de apparatuur en de software.  

Heeft uw gemeente hulp nodig bij het verbeteren van haar digitaliseringsprocessen? Neem vandaag nog contact op met Dyanix de juiste oplossing en diensten voor u te verkennen.