In den gesamten Niederlanden modernisieren öffentliche Einrichtungenihre Informationsmanagementprozesse, um den wachsenden Erwartungen hinsichtlichTransparenz, Sicherheit und langfristiger Aufbewahrung gerecht zu werden.Angesichts dieser rasanten Veränderungen bleibt die Einhaltung von Vorschrifteneine wichtige Priorität. Jedes Digitalisierungsprojekt, sei es für staatlicheUnterlagen, Kulturgutsammlungen oder Verwaltungsarchive, muss strengeniederländische und internationale Standards erfüllen. Die Dokumentenscannervon Canon, unterstützt durch das Know-How von Dyanix in den BereichenImplementierung und Workflow-Design, helfen Unternehmen dabei, dieseAnforderungen zuverlässig zu erfüllen. Zusammen bilden sie eine zuverlässigeGrundlage für eine Digitalisierung, die genau, prüfungsfähig und vollständigauf die gesetzlichen Verpflichtungen abgestimmt ist.

Die Compliance-Landschaft in den Niederlanden

Organisationen, die im öffentlichen Sektor tätig sind, müssen sich anumfassende Vorschriften halten. Diese Rahmenbedingungen legen fest, wieOriginaldokumente zu behandeln sind, wie digitale Dateien zu erstellen sind undwelche Qualitätsstandards erforderlich sind, um Informationen originalgetreu zubewahren. Zu den einflussreichsten gehören:Metamorfoze-Richtlinien zurBildspeicherung (Niederlande)

Niederländischer Standard für die Bildspeicherung von Kulturgütern undzur Erhaltung. Er definiert strenge Kategorien für die Bildqualität und stelltsicher, dass digitale Dateien als authentischer Ersatz für empfindlicheOriginale dienen können.

·      Archiefwet (Archivgesetz)

·      Legt fest, wie öffentliche Aufzeichnungen im Laufe der Zeit aufbewahrt,übertragen und verwaltet werden müssen. Jede Digitalisierung muss dieAnforderungen des Gesetzes hinsichtlich Authentizität, Zugänglichkeit undlangfristiger Aufbewahrung erfüllen.

·      Handreiking Vervangingsbesluit

·      Beschreibt die Bedingungen, unter denen Papieroriginale nach derDigitalisierung vernichtet werden dürfen. Es legt Anforderungen an DPI,Metadaten, Prüfkontrollen und Verifizierungsverfahren fest. Nur konformedigitale Reproduktionen können die physischen Dokumente ersetzen.

·      Wet open overheid (WOO / Gesetz über die offene Verwaltung)

·      Stärkt die öffentliche Transparenz, indem es Behörden verpflichtet,Informationen zugänglich zu machen. Digitale Dateien müssen daher korrekt,durchsuchbar und leicht abrufbar sein.

·      FADGI & ISO 19264-1

·      Anerkannte internationale Maßstäbe für Bildqualität, Farbgenauigkeit undDigitalisierung in Archivqualität. Viele niederländische Institutionenverwenden diese Standards zur Validierung ihrer Arbeitsabläufe.

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Zusammen bilden diese Richtlinien eine detaillierte Checkliste, dieerfüllt sein muss, bevor auf ausschließlich digitale Aufzeichnungen umgestelltoder Originale aus dem Verkehr gezogen werden können.

Was die Standards verlangen

Bei der Einhaltung der Standards geht es nicht nur darum, einen Scan zuerstellen. Es erfordert einen kontrollierten, gut dokumentiertenBildgebungsprozess. Zu den typischen Anforderungen gehören:

·      Mindestbildqualität: Mindestens 300 DPI in Farbe oder Schwarzweiß, um eine originalgetreueWiedergabe zu gewährleisten.

·      Hochleistungsfähige Geräte: Scanner müssen große Mengen – oft mehr als 7.500 Scans pro Tag – mitstabiler Zuführung und Handhabung zuverlässig verarbeiten können.

·      Farbgenauigkeit und Lesbarkeit: Digitale Bilder müssen feine Details, Farbtöne und Sicherheitsmerkmalebeibehalten.

·      Metadatenintegration: Dateien müssen Identifikatoren wie Mitarbeiter-ID, Dokumentdatum,Organisationscode und Prozessinformationen enthalten.

·      Qualitätskontrolle und -überprüfung: Verfahren wie das „Vier-Augen-Prinzip“,Fehlerkorrektur und regelmäßige technische Audits sind obligatorisch.

·      Sichere Vernichtung: Physische Dokumente dürfen erst nach konformer Digitalisierung unddokumentierter Überprüfung vernichtet werden.

Diese Kriterien stellen sicher, dass digitale Dateien alsrechtsgültiger, langfristiger Ersatz für die Originale dienen können.

Wie Canon-Scanner + Dyanix die Compliance unterstützen

Die imageFORMULA-Scanner von Canon bieten in Kombination mit derfachkundigen Beratung von Dyanix eine robuste End-to-End-Lösung zur Erfüllungder niederländischen Compliance-Anforderungen.

·      Archiefwet: Zentralisierte Workflows, zuverlässige Bildwiedergabe und auditfähigeDokumentation unterstützen die langfristige Archivierung und den kontrolliertenZugriff.

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·      Handreiking Vervangingsbesluit: Zentralisierte Workflows, zuverlässigeBildwiedergabe und auditfähige Dokumentation unterstützen die langfristigeArchivierung und den kontrollierten Zugriff.

·      WOO: Zentralisierte Workflows, zuverlässige Bildwiedergabe undrevisionsfähige Dokumentation unterstützen die langfristige Archivierung undden kontrollierten Zugriff.

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·      Metamorfoze, FADGI, ISO 19264-1: Zentralisierte Workflows, zuverlässigeBildwiedergabe und revisionsfähige Dokumentation unterstützen die langfristigeArchivierung und den kontrollierten Zugriff.

Mit Dyanix erhalten Institutionen mehr als nur Hardware. Sie gewinneneinen Partner, der die Vorschriften versteht, konforme Workflows entwirft, denProzess dokumentiert und Teams während der gesamten Implementierung und darüberhinaus unterstützt.

Warum Canon-Scanner für Compliance ausgelegt sind

Die Scan-Technologie von Canon bietet die technische Grundlage, die zurErfüllung strenger Standards erforderlich ist:

·      Hochauflösendes Scannen, um die Mindestanforderungen an DPI und Bildschärfe zu erfüllen.

·      Zuverlässige Papierverarbeitung, einschließlich Duplex-Scannen undHochleistungs-Einzug für große Volumen.

·      Automatische Bildverbesserung, wie z. B. Entzerrung, Hintergrundkorrektur, Erkennung leerer Seitenund Rauschunterdrückung.

·      Anreicherung von Metadaten und Integration in Dokumentenmanagement- undAudit-Trail-Systeme.

·      Energieeffizienter Betrieb, der die Nachhaltigkeitsziele der öffentlichen Verwaltung unterstützt.

Jede Funktion ist auf Genauigkeit, Konsistenz und Rückverfolgbarkeitausgelegt – Schlüsselelemente für eine rechtskonforme Digitalisierung.

Über die Compliance hinaus

Compliance ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel. Canon und Dyanixunterstützen Behörden beim Aufbau effizienter, nachhaltiger undzukunftssicherer Digitalisierungsworkflows. Das Ergebnis ist ein sicheresdigitales Archiv, das Transparenz, Zuverlässigkeit und die langfristigeVerwaltung öffentlicher Informationen gewährleistet.

Erfahren Sie mehr in unserem kommenden Webinar

Das Verständnis der Gesetzgebung muss nicht kompliziert sein. In unsererkommenden Sitzung werden Experten von Dyanix und Canon die niederländischen undinternationalen Standards erläutern, zeigen, wie die Scantechnologie dieCompliance unterstützt, und praktische Einblicke für den Aufbau konformerDigitalisierungsworkflows geben.

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Compliance heute gewährleistet sichere, vertrauenswürdige digitaleArchive morgen. Mit Canon und Dyanix können Sie sicher sein, dass IhreDigitalisierung den höchsten rechtlichen und qualitativen Anforderungenentspricht.

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