Par où commencer une numérisation conforme ? Un guide utile et réalisable  

De plus en plus d’institutions reconnaissent l’importance de la numérisation. Non seulement pour préserver les collections historiques, mais aussi pour rendre l’information plus accessible, plus facile à consulter et à gérer.  

La pression pourla numérisation s'intensifie également. La législation et la réglementation imposent des exigences plus strictes en matière de durabilité et de transparence. Parallèlement, le public s’attend de plus en plus que à ce que les archives soient disponibles sous forme numérique – pour les citoyens, les chercheurs et les utilisateurs internes. Les archives papier sont vulnérables, difficiles à consulter et souvent dispersées sur plusieurs sites. À une époque où l'accessibilité, la durabilité et la responsabilité sont essentielles, la numérisation est un élément essentiel pour une bonne gestion des archives.  

Pourtant, le premier pas est souvent le plus difficile. Par où commencer ? Quels choix faut-il faire ? Et comment éviter que le processus ne devienne insurmontable

De la numérisation à la gestion durable des archives  

La numérisation touche désormais tous les aspects fondamentaux de la gestion des archives : du stockage durable à l'accessibilité et à la responsabilité. Elle est étroitement liée à la législation et à la réglementation, à la gestion de l'information, à l'accessibilité et à la préservation du patrimoine.  

C'est précisément pour cette raison qu'il est important de ne pas aborder la numérisation comme un projet isolé, mais comme faisant partie d'une stratégie plus large. Ceux qui se lancent sans plan renforcent le risque de fragmentation ou de devoir refaire le travail plus tard parce que les normes de qualité n'ont pas été respectées.

Commencez par ce qui est vulnérable et important

Une première étape logique consiste à identifier les risques au sein de la collection existante. Quels sont les documents d'archives les plus exposés à la perte ou à la dégradation ? Quels sont ceux dont le contenu est irremplaçable ou qui font l'objet de demandes fréquentes ?  

En se concentrant sur cette évaluation, les priorités vont ressortir  naturellement. Cela rend le processus de numérisation concret et justifiable, y compris auprès du conseil d'administration ou de l'organisme subventionnaire.

Procéder par étapes, en tenant compte des capacités  

La transition vers des archives numériques ne doit pas nécessairement se faire d'un seul coup. En effet, une approche par étapes permet de garder le processus clair et gérable. Cela laisse la possibilité de procéder à des évaluations intermédiaires, d'acquérir de l'expérience et d'ajuster les choix si nécessaire.  

Un guide est essentiel  à cet égard. Il  donne un aperçu de l'ordre de numérisation, des ressources nécessaires et des moments où le contrôle de qualité doit être effectué. Cela permet d'éviter des retards inutiles ou des coûts supplémentaires.

Laissez les normes de qualité vous guider  

Les normes internationales telles que Metamorfoze, FADGI ou ISO 19264-1 ne sont pas seulement des directives techniques. Elles vous aident également à faire des choix réflechis. Tous les documents n'ont pas besoin d'être numérisés au plus haut niveau, mais lorsque c'est le cas, il est important que l'infrastructure soit adaptée à cette tâche.  

En intégrant ces normes dès le départ, vous évitez de devoir réinvestir dans du matériel ou des logiciels par la suite – et vous garantissez la pérennité de l'archive numérique.

La numérisation : une opportunité, pas une corvée  

La numérisation peut sembler complexe, mais elle ne doit pas nécessairement l'être. Avec la bonne approche – fondée sur les priorités en matière de contenu, les ressources disponibles et des normes claires –, elle devient un processus qui apporte tranquillité d'esprit, clarté et pérennité.  

Pour de nombreuses institutions, le premier pas est le plus difficile. Mais c'est précisément ce premier pas qui détermine si la numérisation sera perçue comme une corvée ou comme une opportunité de se tourner vers l'avenir.

Une approche bien pensée rend non seulement la numérisation réalisable, mais aussi précieuse à long terme. Vous vous demandez comment mettre en place ce processus de manière réalisable et pérenne ? Nous serions ravis de réfléchir avec vous, en fonction de votre situation et de vos objectifs spécifiques.

‍

‍