De la numérisation à la conformité : pourquoi la numérisation n'est qu'un début

De nombreuses institutions entament leur processus de numérisation avec un plan de projet bien défini. Une sélection a été effectuée, un appel d'offres a été mené à bien et un périmètre concret a été défini.

L'objectif est souvent de convertir des documents papier en format numérique. Mais que se passe-t-il après la numérisation ? La numérisation des documents est trop souvent abordée comme un projet avec une ligne d'arrivée. C'est là que le vrai travail commence, car la numérisation seule ne suffit pas:ravailler en conformité exige d’avantage de structure, de sécurité et de respect des lois et réglementations.

La numérisation est utile, mais seulement si elle est durable et traçable.

Une approche par projet est utile au départ : elle permet de se concentrer sur l’essentiel, libère des ressources et garantit des progrès. Mais dès que le projet prend fin, des risques apparaissent. Les documents numérisés se fragmentent, les nouveaux ajouts sont laissés de côté et le contrôle de qualité disparaît du champ de vision.

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La conformité n'est pas une simple formalité

Prenons l'exemple de la loi sur les documents publics, des exigences de Metamorfoze ou de l'obligation de responsabilité prévue par le RGPD. Ces conditions préalables exigent bien plus qu'un simple fichier PDF sur le serveur. Elles exigent de la transparence, un contrôle et une accessibilité permanente.

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Une numérisation conforme commence par le scanner

La phase de numérisation est bien plus qu'une simple opération technique: elle constitue le fondement de la pérennité numérique et de la conformité légale. C'est à ce stade que sont prises les décisions cruciales qui détermineront si un document répondra à l'avenir aux normes légales et de qualité.

Des exigences telles que celles-ci prennent de plus en plus d'importance :

· Décision de remplacement: Le fichier numérique a-t-il la même valeur juridique que l'original ?

· Législation et réglementation en matière d'archivage: le document numérique est-il accessible et fiable au long terme ?

· Normes de qualité: le résultat de la numérisation est-il conforme à des directives telles que Metamorfoze, FADGI ou ISO 19264-1 ?

Cela soulève des questions logiques et pratiques :

· Quelle technologie de numérisation répond à ces exigences ?

· Comment garantir une résolution, une gestion des couleurs et des formats de fichiers corrects dès la première numérisation ?

· Quels scanners prennent en charge l'intégration de métadonnées ou le contrôle qualité automatique ?

· Notre solution de numérisation actuelle est-elle adaptée au remplacement numérique structurel ?

Tous les scanners ne sont pas automatiquement adaptés à une numérisation conforme. Il faut tenir compte des différences en matière de résolution optique, de capacité de traitement, de prise en charge des profils de couleur et de formats de sortie (tels que TIFF, PDF/A ou JPEG2000). L'interaction avec les logiciels, tels que les systèmes de gestion de numérisation ou les solutions de post-traitement, joue également un rôle crucial.

Par exemple, y a-t-il une double compression, qui entraîne une perte de détails ?

Se poser ces questions dès le départ permet d'éviter des retards ou des étapes de répétition coûteuses plus tard dans le processus. Plus important encore, cela jette les bases d'une archive numérique, durable et conforme à la législation.

De la numérisation au traitement conforme des documents

La numérisation touche désormais tous les aspects de la gestion de l'information. C'est pourquoi la question ne se pose plus ainsi :

« Le document est-il numérisé ? »

mais plutôt

« Est-il disponible sous forme numérique d'une manière qui respecte de manière vérifiable les normes juridiques et de qualité ? »

Cela nécessite une approche dans laquelle :

· La numérisation s’inscrit dans un flux documentaire plus large (par exemple via Metaserver)

· Les métadonnées, le stockage et l’accessibilité sont garantis,

· Et dans laquelle des tests et des ajustements structurels sont intégrés.

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La numérisation, partie intégrante de la politique d'information

Un archivage numérique durable implique que la numérisation et le traitement des documents deviennent partie intégrante de la politique d'information. Il ne s'agit pas d'une mesure ponctuelle, mais d'un processus continu, avec des rôles clairement définis, des accords bien établis et une technologie capable de s'adapter à l'évolution des  besoins.

On commence souvent modestement : en identifiant les points de blocage actuels. Mais l'objectif est clair : un flux documentaire qui soit non seulement numérique, mais aussi conforme, efficace et viable.

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Où en est votre organisation dans ce processus ?

Dyanix se fera un plaisir de vous aider à réfléchir à la prochaine étape : passer de la numérisation au traitement de documents conforme aux normes structurelles.

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