7 must-do practices for Effective Digital Transformation

De digitale revolutie is nog lang niet ten einde en de wereldwijde uitgaven voor digitale transformatieprojecten (DX) blijven stijgen; naar verwachting zullen deze in 2026 3,6 biljoen dollar bedragen. Maar ondanks de enorme investeringen slagen de meeste DX-initiatieven er niet in hun doelstellingen te halen.

Organisaties hebben geen andere keuze dan door te zetten, want een succesvolle digitale transformatie creëert concurrentievoordeel door automatisering, data-integratie, het transformeren van verouderde IT en het versnellen van de time-to-market.

Simpel gezegd: u kunt het zich niet veroorloven om dit verkeerd aan te pakken.

In deze blog overbruggen we de kloof tussen ambitie en resultaat door de belangrijkste strategische stappen te belichten voor het begrijpen, uitvoeren en monitoren van uw transformatiestrategie.

1. Begrijp het probleem.

Om een probleem op te lossen, moet je eerst weten wat het is. Hoewel dit voor de hand liggend klinkt, is het in de praktijk nooit eenvoudig. Bedrijven zijn ingewikkelde ecosystemen van technologie, cultuur en mensen. Problemen hebben doorgaans complexe oorzaken, en zelfs de juiste oplossingen zijn disruptief of kunnen in de praktijk op weerstand stuiten.

Overweldigd door de complexiteit van het probleem, zijn organisaties geneigd om de kantjes eraf te lopen. Ze nemen de reflexmatige beslissing om voor een specifieke technologie te kiezen zonder goed na te denken over de impact ervan op bedrijfsprocessen, of over de mentaliteitsverandering die nodig is om acceptatie te garanderen.

De andere fout is om in één sprong van A naar Z te gaan in een poging om “digitale volwassenheid” te bereiken. Het is veel beter om DX gefaseerd in te voeren, zodat je de effectiviteit kunt volgen en geleidelijke veranderingen kunt doorvoeren om de voordelen van de transformatie te verankeren.

2. Neem het juiste talent in dienst – en vraag advies van buitenaf

Digitale transformatie betekent niet dat je je organisatie van boven tot onder moet vullen met ‘digital natives’ van Gen Z. Natuurlijk niet. Gartner merkt zelfs op dat Gen Z-medewerkers vaak de soft skills missen die nodig zijn om door verandering te navigeren.

Ervaren medewerkers hebben waarschijnlijk al minstens één DX-cyclus meegemaakt en zullen in staat zijn om te anticiperen op problemen, misschien niet met de technologie zelf, maar wel met het veranderingsproces.

Bij digitale transformatie draait alles om wendbaarheid, innovatie en out-of-the-box denken, dus je hebt een mix van ervaring, kennis en achtergronden nodig om holistisch te werken aan creatieve verandering.[FB1]

Een belangrijke managementvaardigheid is herkennen wanneer externe hulp nodig is – en vervolgens de beste hulp en het beste advies inroepen. Als je complexe bedrijfsprocessen automatiseert door software zoals ServiceNow en Workday te implementeren, moet je het vertrouwen hebben om extern advies in te winnen.

3. Ontwikkel vaardigheden voor transformatie

De uitdaging van verandering kan het beste in mensen naar boven halen en hen bewust maken van nieuwe kansen. Organisaties moeten hierop inspelen door het personeel bij te scholen om hun digitale doelstellingen te halen en verder te ontwikkelen. Doorzettingsvermogen en leergierigheid zijn net zo belangrijk als de digitale vaardigheden die op een cv staan vermeld.

De relatie tussen DX en medewerkers wordt vaak als problematisch beschouwd. Hoewel dit het geval kan zijn, transformeert transformationele verandering ook mensen, die vaak vaardigheden en creativiteit aanboren waarvan ze niet wisten dat ze die bezaten.

De groei van uw medewerkers is ook uw groei, aangezien een ‘can-do’-mentaliteit van zelfvertrouwen en optimisme aansluit bij uw digitale doelstellingen.

4. Beperk het risico op mislukking, benut de kansen

De meeste digitale transformatieprojecten slagen er niet in hun strategische doelstellingen te bereiken omdat het kader voor verandering gebrekkig was en/of het verandermanagement te inflexibel was om risico's en kansen te signaleren naarmate de projectimplementatie vorderde.

Een reeks tools voor verandermanagement kan deze risico's beperken en u helpen het maximale uit de kansen te halen. Digitale immuniteitssystemen verminderen bijvoorbeeld technische downtime door cumulatieve gegevens uit analytics, operations, design en ontwikkeling te bundelen om problemen te identificeren. Digital Adoption Platforms (DAP's) vergemakkelijken de implementatie van nieuwe technologie en verbeteren de snelheid en effectiviteit van de adoptie aanzienlijk. Met behulp van AI en data-analyse bieden DAP's organisaties een overzicht op hoog niveau van de werkwijzen van het personeel, waardoor het veel eenvoudiger en productiever wordt om workflows aan te passen of aanvullende training te introduceren.

5. Investeer in de juiste technologie

We hebben veel gesproken over mindset en adoptie, en heel weinig over de digitale technologieën zelf. Maar het is duidelijk dat het samenstellen van de juiste technologiestack een topprioriteit is.

De criteria voor de keuze en het besluitvormingsproces worden bepaald door verandermanagement. Die keuze moet niet alleen worden gedragen door IT (die natuurlijk een cruciale rol speelt bij het maken ervan), maar door alle belanghebbenden – dat wil zeggen iedereen in de organisatie. Hoe beter u eindgebruikers informeert over de technologie die wordt ingezet, hoe positiever zij zullen zijn.

Veelvoorkomende strategische misstappen zijn onder meer het kiezen van een ‘grote naam’ die mogelijk slechte ondersteuning biedt, of een nicheleverancier die geen beveiligingsupdates uitbrengt of failliet gaat.

Zelfs wanneer de keuze voor software onomstreden is, zoals het geval is met Microsoft 365, zijn er nog andere overwegingen, omdat niet alle medewerkers toegang nodig hebben tot elke functionaliteit van het Microsoft-ecosysteem. Digitale werkplekken zoals Workspace 365 regelen en personaliseren wie welke software gebruikt, voor alle apps die in de organisatie worden ingezet, niet alleen die van Microsoft.

6. Koester een cultuur van verandering

Zonder een mentaliteitsverandering en aanpassing van de culturele praktijk zullen DX-projecten waarschijnlijk teleurstellen.

Hier is een checklist van wat u kunt doen, en de vragen die u uzelf moet stellen, om de basis te leggen voor een adaptieve cultuur:

· Wat zijn de sterke en zwakke punten van onze cultuur?

· Investeren we voldoende tijd en moeite in het begrijpen van de behoeften van ons personeel?

· Hebben ze het gevoel dat ze eerlijk kunnen communiceren met het management?  

· Hebben we passende kanalen voor feedback opgezet?  

· Hebben onze medewerkers het gevoel dat ze een verschil kunnen maken en een bijdrage kunnen leveren aan de digitale transformatie?  

· Zijn we gevoelig voor hun doelen en pijnpunten in dit proces?

Dit moet meer zijn dan een formaliteit. U moet helder en openhartig zijn bij het beantwoorden van deze vragen en vastberaden zijn in de manier waarop u eventuele problemen die naar voren komen, aanpakt en oplost.

7. Maar het begint allemaal met goede communicatie

We sluiten af door te benadrukken wat de rode draad is geweest in al deze onmisbare praktijken: communicatie. Authentiek leiderschap gaat niet alleen over zeggen, vertellen, beweren en overtuigen – het is net zo belangrijk om te luisteren. En om te laten zien.

Tools zoals Digital Workplaces of Digital Adoption Platforms vormen een dialoog tussen wat medewerkers nodig hebben en wat de DX-doelstellingen van verandermanagement bevordert.

Als u de verandering niet uitlegt aan de medewerkers die de transformatie moeten realiseren, zet u zichzelf op voor mislukking. Er is geen grotere disservice die u hen zou kunnen bewijzen, want het succes en de reputatie van uw bedrijf behoren aan u allen toe.

Leid met bescheidenheid en competentie, geef je medewerkers de tools die ze nodig hebben en zie hoe je bedrijf floreert.

Dyanix is een toonaangevende leverancier van oplossingen op het brede gebied van digitale transformatie. Neem contact met ons op als je meer wilt weten over hoe een Digital Workplace en een Digital Adoption Platform je transformatiestrategie kunnen versnellen.